Si te fijas en el refrigerador de bebidas de una tienda de barrio, verás que las bebidas más vendidas se reponen puntualmente cuando están a punto de agotarse, aunque el dueño no haya hecho un pedido. Algo parecido ocurre en los estantes de aperitivos de un supermercado grande o en el almacén de piezas junto a una fábrica. Antes de que el comprador emita una orden de compra, el proveedor revisa las existencias y las repone por su cuenta. En logística, este sistema que deja las decisiones de reposición en manos del proveedor se conoce como «inventario gestionado por el proveedor» (Vendor-Managed Inventory), o VMI por sus siglas en inglés.
En pocas palabras, el inventario gestionado por el proveedor es un sistema en el que el proveedor tiene acceso a los datos de ventas y existencias del comprador y asume la responsabilidad de decidir cuándo y cuánto reponer. La clave es anticiparse al pedido a partir de los datos.
En este artículo veremos, por orden, cómo surgió el inventario gestionado por el proveedor, cómo funciona en la práctica, qué ventajas ofrece al comprador y al proveedor y qué precauciones conviene tomar al implantarlo.
Reposición de inventario con datos en lugar de órdenes de compra
¿Cómo surgió el inventario gestionado por el proveedor?
El inventario gestionado por el proveedor se dio a conocer ampliamente gracias a la colaboración, en la década de 1980, entre la empresa estadounidense de productos de uso cotidiano Procter & Gamble y la cadena minorista Walmart.
(1) Enviar pañales sin pedido
Hacia 1980, Procter & Gamble se asoció con una cadena de supermercados de San Luis, Estados Unidos, para probar la reposición continua (Continuous Replenishment). La empresa enviaba pañales al almacén por iniciativa propia, sin que la tienda tuviera que pedirlos. El sistema se aplicó también en Walmart en 1988.
(2) De competidores a colaboradores
A partir de aproximadamente 1985, las dos empresas dejaron atrás una relación en la que una presionaba para bajar los precios y la otra se resistía, y empezaron a compartir datos de ventas e inventario mediante el intercambio electrónico de datos (Electronic Data Interchange). Según se sabe, con ello aumentaron considerablemente las entregas puntuales y se aceleró la rotación del inventario. Más adelante, varias empresas de alimentos y productos de uso cotidiano, así como fabricantes europeos, adoptaron este sistema.
¿Cómo funciona el inventario gestionado por el proveedor?
El inventario gestionado por el proveedor comienza con el intercambio de información y lleva al proveedor a decidir la reposición.
- Intercambio de información (Information Sharing). El comprador envía regularmente al proveedor los niveles de existencias de la tienda o el almacén y los datos del punto de venta (Point of Sale).
- Decisión de reposición (Replenishment Decision). El proveedor utiliza estos datos para decidir cuándo enviar la mercancía, en qué cantidad y de qué manera.
- Aviso anticipado de envío (Advance Shipping Notice). Al despachar la mercancía, el proveedor informa al comprador con antelación de lo que va a recibir.
- Objetivo de nivel de servicio (Service Level Target). Las dos empresas acuerdan de antemano metas como el nivel mínimo de existencias que deben mantener y el límite al que deben reducir los agotamientos de existencias. El proveedor se encarga de cumplir esos criterios.
En la práctica, es habitual fijar un mínimo y un máximo de existencias para cada artículo. Cuando las existencias se acercan al mínimo, el proveedor las repone hasta alcanzar el máximo. Esto resulta especialmente eficaz para artículos de uso frecuente que sería engorroso pedir uno a uno, como los tornillos y pernos del almacén de consumibles de una fábrica o los suministros médicos desechables en los estantes de un hospital.
El inventario en consignación (Consignment Inventory), que puede parecer similar, es un sistema en el que el proveedor conserva la propiedad de la mercancía hasta que se vende. El inventario gestionado por el proveedor se distingue porque se cede la facultad de decidir la reposición sin que ello implique necesariamente ceder también la propiedad.
Ventajas para el comprador y el proveedor
El valor del inventario gestionado por el proveedor está en que reduce la carga de trabajo de ambas partes, de modo que las dos se benefician.
[Ventaja 1] El comprador reduce la falta de existencias y la carga de trabajo
El comprador se libera de la tarea de emitir y revisar órdenes de compra y puede reducir las ocasiones en que se agotan los productos más vendidos. Como el proveedor conoce mejor los productos, también es menos frecuente que se acumulen más existencias de las necesarias.
[Ventaja 2] El proveedor detecta antes la demanda
El proveedor puede planificar la producción y las entregas a partir de las ventas reales sin esperar a que se acumulen de repente los pedidos grandes. Así puede atenuar el efecto látigo (Bullwhip Effect), por el que las fluctuaciones de los pedidos se amplifican a medida que se avanza hacia los eslabones iniciales de la cadena de suministro. También puede ahorrar en transporte, por ejemplo, enviando camiones con la carga completa.
Precauciones al implantar el sistema
El inventario gestionado por el proveedor facilita el trabajo, pero también puede generar conflictos si se debilita la confianza o dejan de respetarse los acuerdos.
(1) Confianza y calidad de la información
Si los datos de ventas y existencias que envía el comprador llegan tarde o contienen errores, las decisiones del proveedor también se ven afectadas. Además, el proveedor puede verse tentado a colocar más productos propios, por lo que es importante establecer claramente por contrato los objetivos y las responsabilidades. Por su parte, el comprador puede acabar dependiendo demasiado del proveedor tras cederle la facultad de decidir sobre el inventario, por lo que ambas partes necesitan reunirse periódicamente para revisar los resultados.
(2) El paso a la planificación conjunta
Para subsanar estas limitaciones, a mediados de la década de 1990 surgió la planificación, previsión y reposición colaborativas (Collaborative Planning, Forecasting and Replenishment), en la que el proveedor y el comprador elaboran juntos también los planes de ventas y las previsiones de demanda. Surgió de una iniciativa liderada por Walmart en 1995 y se formalizó como guía sectorial en 1998.
El inventario gestionado por el proveedor da más importancia a quién está en mejores condiciones de tomar decisiones sobre las existencias que a quién las tiene. Cuando los datos y la confianza sustituyen al intercambio de órdenes de compra, los estantes se reponen con mayor regularidad y menos esfuerzo.
Compartir abiertamente con un socio comercial las cifras del propio almacén es el primer paso hacia una cadena de suministro en la que ambas partes colaboran para reducir los agotamientos de existencias.
