Si añadimos un producto que nos gusta al carrito de una tienda en línea y aparece el aviso «Temporalmente agotado», nos vamos a otra tienda sin dudarlo. Para una empresa, quedarse sin existencias supone perder tanto las ventas del día como clientes. Por eso, en el almacén siempre se guarda un poco más de lo que se suele vender. Ese excedente es el «inventario de seguridad (Safety Stock)».
En pocas palabras, el inventario de seguridad es el inventario adicional que se mantiene para hacer frente a imprevistos como un aumento repentino de la demanda o un retraso en la recepción de mercancía. Si es demasiado bajo, se agotan las existencias. Si es demasiado alto, aumentan los costes de almacenamiento y el capital inmovilizado. Por eso, decidir cuánto guardar es una tarea clave en la logística y la gestión de inventarios.
Este artículo explica de forma sencilla qué es el inventario de seguridad y por qué hace falta, cómo se relaciona con el punto de pedido, cómo se calcula con cifras y qué estrategias permiten mantenerlo en un nivel adecuado.
Concepto y cálculo del inventario de seguridad
¿Qué es el inventario de seguridad?
El inventario del almacén se puede dividir en dos grandes partes. Una cubre las ventas habituales y la otra sirve de reserva cuando las previsiones fallan. El inventario de seguridad corresponde a esta última y funciona como un fondo de emergencia que se guarda intacto hasta que surge una crisis.
- Inventario de ciclo (Cycle Stock). Existencias destinadas a cubrir las ventas medias hasta la siguiente recepción de mercancía.
- Inventario de seguridad (Safety Stock). Reserva para hacer frente a la incertidumbre de la demanda y del suministro.
- Agotamiento de existencias (Stockout). Situación en la que se agotan las existencias y no se pueden atender los pedidos.
La incertidumbre tiene dos orígenes. Uno es la variación de la demanda, como cuando las ventas aumentan de repente por el tiempo, las modas o las promociones. El otro es la variación del suministro, como cuando la mercancía llega más tarde de lo acordado por problemas de producción en la fábrica, congestión portuaria o retrasos aduaneros.
Relación entre el punto de pedido y el inventario de seguridad
El inventario de seguridad se utiliza para decidir cuándo volver a hacer un pedido. Cuando el inventario baja hasta cierto nivel, se hace un nuevo pedido. Ese umbral se llama «punto de pedido (Reorder Point)».
(1) Plazo de aprovisionamiento
El «plazo de aprovisionamiento (Lead Time)» es el tiempo que transcurre desde que se hace un pedido hasta que la mercancía entra en el almacén. Como las ventas continúan durante ese periodo, hay que reservar de antemano la cantidad que se venderá mientras tanto.
(2) Fórmula del punto de pedido
Para calcular el punto de pedido, se multiplica la demanda diaria media por el plazo de aprovisionamiento y se suma el inventario de seguridad. La fórmula es punto de pedido = demanda diaria media × plazo de aprovisionamiento + inventario de seguridad.
(3) Función del inventario de seguridad
Si todo va según lo previsto, cuando llegue la nueva mercancía quedará una cantidad de existencias igual al inventario de seguridad. Esta reserva evita que se agoten las existencias aunque la demanda aumente de repente o la entrega se retrase.
Cálculo del inventario de seguridad con cifras
Lo habitual es calcular el inventario de seguridad con métodos estadísticos en vez de fijarlo por intuición. Si solo se tiene en cuenta la variación de la demanda y se supone que el plazo de aprovisionamiento es constante, la fórmula más utilizada es la siguiente.
Inventario de seguridad = coeficiente del nivel de servicio × desviación estándar de la demanda diaria × √(plazo de aprovisionamiento)
Aquí, el «nivel de servicio (Service Level)» es la probabilidad de que no se agoten las existencias durante el plazo de aprovisionamiento. Con base en la distribución normal, para el 90 % se usa un coeficiente de aproximadamente 1.28, para el 95 %, de aproximadamente 1.65, y para el 99 %, de aproximadamente 2.33.
El plazo de aprovisionamiento aparece bajo una raíz cuadrada porque las variaciones diarias de la demanda se compensan en parte. Unos días la demanda es mayor y otros es menor. Así, si el periodo se multiplica por 4, la desviación estándar, que mide la magnitud de la variación total, crece por debajo de un factor de 4 y solo se multiplica por 2. Si el propio plazo de aprovisionamiento también fluctúa, hay que usar una fórmula más compleja que incorpore esa variación.
[Ejemplo] Agua embotellada con ventas medias de 100 unidades al día
Supongamos que un producto tiene unas ventas diarias medias de 100 unidades, una desviación estándar de las ventas diarias de 20 unidades y un plazo de aprovisionamiento de 9 días. Como la raíz cuadrada de 9 días es 3, si fijamos el nivel de servicio en el 95 %, el cálculo del inventario de seguridad es 1.65 × 20 × 3, lo que da unas 99 unidades. El punto de pedido se obtiene con 100 × 9 + 99 y es de unas 999 unidades. Por tanto, basta con hacer el pedido cuando las existencias bajen a alrededor de 1,000 unidades.
Si elevamos al 99 % el nivel de servicio del mismo producto, el inventario de seguridad aumenta a unas 140 unidades. Para reducir la probabilidad de agotamiento en 4 puntos porcentuales, hace falta aumentar el inventario de seguridad en más de un 40 %. Esto muestra que los costes suben rápidamente a medida que el nivel de servicio se acerca a la perfección.
4 estrategias de gestión para reducir el inventario de seguridad
El inventario de seguridad actúa como un seguro contra el agotamiento de existencias y, como ocurre con la prima de un seguro, tiene un coste. Por eso, las empresas buscan reducir las cantidades almacenadas manteniendo el mismo nivel de riesgo.
(1) Mejorar la precisión de las previsiones de demanda
Si se analizan conjuntamente el historial de ventas, la estacionalidad y el calendario de eventos para reducir los errores de previsión, disminuyen tanto la desviación estándar como el inventario de seguridad necesario.
(2) Acortar el plazo de aprovisionamiento
Si se acorta el plazo de aprovisionamiento recurriendo a proveedores más cercanos o cambiando el medio de transporte, se reduce el valor de la raíz cuadrada en la fórmula.
(3) Fijar distintos niveles de servicio según el artículo
Asignar un nivel de servicio alto a los artículos clave que representan una gran proporción de las ventas y uno bajo a los que se venden poco permite aprovechar mejor el espacio de almacén y los fondos disponibles.
(4) Compartir información
Compartir en tiempo real los datos de ventas con los proveedores permite atenuar el efecto látigo, por el que pequeñas fluctuaciones se amplifican a medida que se transmiten aguas arriba en la cadena de suministro, y reducir así el inventario innecesario.
El inventario de seguridad es una reserva que ayuda a cumplir los compromisos en un mundo incierto. Tras la COVID-19, las alteraciones en las cadenas de suministro llevaron a muchas empresas a abandonar la práctica de mantener el inventario al mínimo y a volver a valorar la disponibilidad de reservas para afrontar las crisis. Empezaron a combinar el enfoque «justo a tiempo (Just in Time)», que consiste en recibir solo lo necesario en el momento preciso, con el enfoque de «aprovisionamiento preventivo (Just in Case)», que permite prepararse para imprevistos.
Aumentar el inventario sin criterio tampoco resuelve el problema. El inventario de seguridad se calcula a partir de tres cifras que corresponden a la variación de la demanda, el plazo de aprovisionamiento y el nivel de servicio objetivo. Revisarlas y ajustarlas con regularidad permite encontrar un equilibrio entre el coste y la tranquilidad.
Evaluar cuánto pueden desviarse las ventas de la previsión antes de centrarse en cuánto se espera vender es el primer paso hacia una logística sin agotamientos de existencias.
