Khi nhìn vào tủ lạnh đựng đồ uống ở cửa hàng tiện lợi trong khu phố, bạn thường thấy những loại đồ uống bán chạy luôn được bổ sung khi sắp hết, dù chủ cửa hàng không đặt hàng riêng. Điều tương tự cũng diễn ra tại quầy bánh kẹo trong siêu thị lớn hay kho linh kiện cạnh nhà máy. Trước khi bên mua lập đơn đặt hàng, bên cung cấp đã chủ động kiểm tra tồn kho và tự bổ sung hàng. Trong logistics, phương thức giao cho nhà cung cấp quyền quyết định bổ sung tồn kho như vậy được gọi là “quản lý tồn kho bởi nhà cung cấp (Vendor-Managed Inventory)”, viết tắt là VMI.
Nói một cách dễ hiểu, quản lý tồn kho bởi nhà cung cấp là “phương thức vận hành tồn kho trong đó nhà cung cấp cùng theo dõi thông tin doanh số và tồn kho của bên mua, đồng thời quyết định và chịu trách nhiệm về thời điểm cũng như lượng hàng cần bổ sung”. Điểm cốt lõi là chủ động hành động dựa trên dữ liệu thay vì chờ đơn đặt hàng rồi mới thực hiện.
Trong tài liệu này, chúng ta sẽ lần lượt tìm hiểu từ bối cảnh ra đời của quản lý tồn kho bởi nhà cung cấp đến cách thức vận hành thực tế, lợi ích mà bên mua và nhà cung cấp nhận được, cùng những điểm cần lưu ý khi triển khai.
Bổ sung tồn kho bằng dữ liệu thay cho đơn đặt hàng
Quản lý tồn kho bởi nhà cung cấp đã bắt đầu như thế nào?
Quản lý tồn kho bởi nhà cung cấp được biết đến rộng rãi nhờ sự hợp tác giữa công ty hàng tiêu dùng Mỹ Procter & Gamble và công ty bán lẻ Walmart vào thập niên 1980.
(1) Gửi tã mà không cần đơn đặt hàng
Khoảng năm 1980, Procter & Gamble hợp tác với một chuỗi cửa hàng thực phẩm ở St. Louis, Mỹ, để thử nghiệm phương thức bổ sung liên tục (Continuous Replenishment), chủ động gửi tã đến kho ngay cả khi cửa hàng không đặt hàng. Phương thức này cũng được áp dụng tại Walmart vào năm 1988.
(2) Từ đối thủ thành đối tác
Từ khoảng năm 1985, hai công ty chấm dứt mối quan hệ mặc cả giảm giá và giằng co với nhau, bắt đầu chia sẻ thông tin bán hàng và tồn kho thông qua trao đổi dữ liệu điện tử (Electronic Data Interchange). Theo ghi nhận, nhờ đó, số chuyến giao hàng đến đúng hạn tăng đáng kể và tốc độ luân chuyển tồn kho cũng nhanh hơn. Sau đó, nhiều công ty thực phẩm, hàng tiêu dùng và các công ty sản xuất ở châu Âu cũng làm theo phương thức này.
Quản lý tồn kho bởi nhà cung cấp vận hành như thế nào?
Quản lý tồn kho bởi nhà cung cấp bắt đầu từ việc chia sẻ thông tin, sau đó chuyển sang bước nhà cung cấp quyết định bổ sung hàng.
- Chia sẻ thông tin (Information Sharing): Bên mua thường xuyên gửi cho nhà cung cấp thông tin về mức tồn kho tại cửa hàng hoặc kho hàng và thông tin tại điểm bán (Point of Sale).
- Quyết định bổ sung hàng (Replenishment Decision): Nhà cung cấp dựa vào thông tin này để quyết định khi nào gửi hàng, gửi bao nhiêu và gửi bằng cách nào.
- Thông báo trước khi giao hàng (Advance Shipping Notice): Khi gửi hàng, nhà cung cấp thông báo trước cho bên mua biết những mặt hàng nào đang được chuyển đến.
- Quản lý mục tiêu (Service Level Target): Hai công ty thỏa thuận trước các mục tiêu như duy trì tồn kho trên mức nào và giảm tình trạng hết hàng xuống dưới mức nào, còn nhà cung cấp tuân thủ các tiêu chuẩn đó.
Trong thực tế, cách làm phổ biến là xác định mức tồn kho tối thiểu và tối đa cho từng mặt hàng, rồi để nhà cung cấp bổ sung trở lại mức tối đa khi tồn kho giảm gần mức tối thiểu. Phương thức này đặc biệt hiệu quả với những mặt hàng được sử dụng thường xuyên nhưng bất tiện khi phải đặt từng món, chẳng hạn như kho linh kiện tiêu hao gồm vít, bu lông trong nhà máy hay kệ vật tư y tế tiêu hao ở bệnh viện.
Tồn kho ký gửi (Consignment Inventory), một phương thức có vẻ tương tự, là cách nhà cung cấp giữ quyền sở hữu hàng hóa cho đến khi hàng được bán. Quản lý tồn kho bởi nhà cung cấp khác ở chỗ chuyển giao quyền quyết định bổ sung hàng, chứ không nhất thiết chuyển giao cả quyền sở hữu.
Lợi ích mà bên mua và nhà cung cấp nhận được
Ý nghĩa của quản lý tồn kho bởi nhà cung cấp nằm ở việc cùng giảm công sức cho cả hai bên, thay vì chỉ mang lại lợi ích cho một bên.
[Lợi ích 1] Bên mua giảm tình trạng hết hàng và công sức lao động
Bên mua được giải phóng khỏi công việc lập và kiểm tra đơn đặt hàng, đồng thời có thể giảm tình trạng những mặt hàng bán chạy bị hết hàng. Do nhà cung cấp hiểu rõ sản phẩm hơn, việc tích trữ tồn kho quá mức cần thiết cũng giảm đi.
[Lợi ích 2] Nhà cung cấp nắm bắt nhu cầu sớm hơn
Nhà cung cấp có thể lập kế hoạch sản xuất và giao hàng dựa trên diễn biến bán hàng thực tế, thay vì chờ những đơn hàng lớn đột ngột dồn đến. Nhờ đó, họ có thể giảm nhẹ hiệu ứng roi da (Bullwhip Effect), tức hiện tượng biến động đơn hàng càng bị khuếch đại khi đi ngược lên phía thượng nguồn của chuỗi cung ứng, đồng thời tiết kiệm chi phí vận chuyển bằng những cách như xếp đầy xe tải trước khi gửi đi.
Những điểm cần lưu ý khi triển khai
Quản lý tồn kho bởi nhà cung cấp tuy tiện lợi, nhưng cũng có thể trở thành mầm mống xung đột khi niềm tin và cam kết bị lung lay.
(1) Niềm tin và chất lượng thông tin
Nếu thông tin bán hàng và tồn kho do bên mua gửi đến chậm hoặc sai, quyết định của nhà cung cấp cũng sẽ lệch theo. Ngoài ra, nhà cung cấp có thể muốn đẩy thêm hàng của mình vào, nên việc quy định rõ mục tiêu và trách nhiệm trong hợp đồng là rất quan trọng. Về phía bên mua, sau khi giao quyền quyết định tồn kho, họ có thể trở nên quá phụ thuộc vào nhà cung cấp, vì vậy cần có các buổi cùng đánh giá kết quả định kỳ.
(2) Tiến tới giai đoạn cùng lập kế hoạch
Để khắc phục những hạn chế này, vào giữa thập niên 1990 đã xuất hiện phương thức hợp tác lập kế hoạch, dự báo và bổ sung hàng (Collaborative Planning, Forecasting and Replenishment), trong đó nhà cung cấp và bên mua cùng xây dựng cả kế hoạch bán hàng lẫn dự báo nhu cầu. Phương thức này bắt đầu từ một thử nghiệm do Walmart đóng vai trò chủ chốt vào năm 1995, rồi được hệ thống hóa thành hướng dẫn của ngành vào năm 1998.
Quản lý tồn kho bởi nhà cung cấp là phương thức đặt câu hỏi ai có thể đưa ra quyết định tốt nhất về tồn kho, hơn là ai đang nắm giữ tồn kho. Khi dữ liệu và niềm tin thay thế việc trao đổi đơn đặt hàng, các kệ hàng sẽ được bổ sung đều đặn hơn với ít công sức hơn.
Chia sẻ trung thực các số liệu trong kho của mình với đối tác chính là bước đầu tiên của một chuỗi cung ứng cùng chung sức giảm tình trạng hết hàng.
