Cuando pulso el botón para hacer un pedido en una tienda en línea, unas horas después, en algún lugar de un centro logístico, alguien localiza exactamente el cepillo de dientes, el champú y los calcetines que elegí y los mete en una caja. Esta tarea de seleccionar, entre las decenas de miles de productos de un almacén enorme, solo los que corresponden a mi pedido se conoce como «preparación de pedidos» (Order Picking).
En términos sencillos, la preparación de pedidos consiste en retirar de los lugares de almacenamiento los artículos que pide el cliente, en las cantidades solicitadas, y reunirlos. A primera vista parece tan simple como hacer la compra, pero es la tarea que representa la mayor parte de los costos operativos del almacén y, por eso, es lo primero que se examina al evaluar la eficiencia logística.
En este artículo veremos, en orden, en qué consiste la preparación de pedidos y cómo se distribuyen sus costos, en qué se pierde tiempo, cuáles son los principales métodos de picking y cómo los robots y la tecnología están transformando esta tarea.
Cómo funciona la preparación de pedidos y cómo mejorar su eficiencia
¿Qué es la preparación de pedidos?
El trabajo de un almacén tradicional se divide en cuatro grandes etapas: recepción, almacenamiento, picking y expedición. El picking es el eslabón que permite reagrupar los artículos almacenados por pedido y pasarlos a expedición. Aunque los productos lleguen en palés completos, los clientes los piden por unidades o en unas pocas cajas, así que alguien tiene que desglosar esos grandes lotes en pedidos más pequeños dentro del almacén.
El problema es que esta tarea es la que más trabajo manual y desplazamientos exige. En los estudios de logística se cita con frecuencia una estimación según la cual el costo de la preparación de pedidos puede llegar al 55 % del costo operativo total del almacén. Si el picking se retrasa, también se retrasan la expedición y la entrega. Si se incluyen artículos equivocados, se suman los costos de devolución y reenvío. Por eso, la rapidez y la precisión del picking repercuten directamente en la calidad del servicio al cliente.
En qué se pierde tiempo durante el picking
Un análisis desglosa en qué se emplea el tiempo de picking en los almacenes donde los operarios se desplazan entre las estanterías. Según los trabajos de James A. Tompkins y otros autores, conocidos en Estados Unidos por su manual de diseño de instalaciones, el tiempo de picking se reparte aproximadamente de la siguiente manera.
(1) Desplazamiento, alrededor del 50 %
Es el tiempo que se tarda en caminar hasta donde está el artículo y volver. Como es lo que más tiempo consume sin aportar valor, es el primer aspecto que se busca mejorar.
(2) Búsqueda, alrededor del 20 %
Es el tiempo que se tarda en identificar el compartimento y el producto correctos una vez frente a la estantería. Cuantos más envases parecidos haya, más se tarda y más errores se cometen.
(3) Extracción, alrededor del 15 %
Es el tiempo que se tarda en tomar los productos, contar las unidades y depositarlas en un recipiente.
(4) Preparación, alrededor del 10 %
Es el tiempo que se dedica a recibir la hoja de pedido y preparar el carro y los recipientes. Los pocos puntos porcentuales restantes se dedican a otras tareas menores.
En definitiva, para mejorar la eficiencia del picking hay que reducir lo que caminan los operarios. Por eso es importante colocar los productos que más se venden cerca de la zona de expedición y ordenar las recogidas de modo que los operarios sigan la ruta más corta.
4 métodos de picking para distintas necesidades
La forma de agrupar y dividir el trabajo de picking varía según el volumen y las características de los pedidos. Los métodos más habituales son los siguientes.
- Picking de pedidos individuales (Single Order Picking). Un solo operario recoge todos los artículos de un pedido de principio a fin. Es un método sencillo y con pocos errores, aunque la distancia recorrida aumenta considerablemente cuando hay muchos pedidos.
- Picking por lotes (Batch Picking). Se agrupan varios pedidos, se retiran de una sola vez las unidades de un mismo producto y luego se separan por pedido. Este método se adapta bien al comercio en línea, donde abundan los pedidos pequeños.
- Picking por zonas (Zone Picking). Se divide el almacén en varias zonas y cada operario recoge solo los productos de la zona que tiene asignada. Esto reduce los desplazamientos en almacenes grandes.
- Picking por oleadas (Wave Picking). Los pedidos se liberan para su preparación en grupos por franjas horarias, según criterios como la hora de salida de los vehículos de reparto. Esto facilita la coordinación del picking con el horario de expedición.
Imaginemos que nos toca hacer la compra para cinco miembros de una familia en un hipermercado. Si hacemos la compra de cada persona por separado, tendremos que pasar cinco veces por las mismas estanterías. Si reunimos las listas, hacemos un solo recorrido y repartimos la compra al llegar a casa, tardaremos mucho menos. Así funciona el picking por lotes.
Del almacén donde se desplaza el operario al almacén donde se desplaza la mercancía
En el método tradicional, llamado «operario a producto» (Picker-to-Parts), el operario se desplaza hasta los artículos. En los últimos años se ha extendido rápidamente el método inverso, llamado «producto a operario» (Goods-to-Person), en el que los artículos llegan al operario, que permanece de pie en su puesto.
Un hecho emblemático fue la compra de Kiva Systems, una empresa de robótica para almacenes, por parte de Amazon en 2012, por alrededor de 7 centenas de millones más 7,500 decenas de miles de dólares. Los robots de Kiva levantan las estanterías completas con los productos y las trasladan hasta el puesto de trabajo, donde el operario retira solo los artículos que necesita sin moverse de su sitio. Amazon informó que en 2022 operaba más de 52 decenas de miles de estas unidades robóticas motorizadas.
Además de los robots, hay diversas tecnologías que ayudan en el picking.
- Indicadores luminosos de picking (Pick-to-Light). Se enciende una luz en el compartimento del que hay que retirar el producto y se muestra la cantidad, lo que reduce el tiempo de búsqueda.
- Picking por voz (Voice Picking). El operario escucha la ubicación y la cantidad a través de un auricular con micrófono y las confirma de viva voz, con lo que tiene ambas manos libres.
- Escaneo de códigos de barras (Barcode Scanning). Se escanea cada producto al recogerlo para detectar de inmediato si se ha incluido un artículo equivocado.
Aunque suele pasar desapercibida para los consumidores, la preparación de pedidos es una tarea central de la logística que incide en casi la mitad de los costos del almacén y determina la rapidez y la precisión de las entregas. La eficiencia mejora cuando se combinan una distribución que acorta los desplazamientos, una forma de agrupar los pedidos y tecnologías que ayudan a los operarios.
Encontrar el equilibrio entre recoger los artículos con rapidez y hacerlo con precisión seguirá siendo un reto en el trabajo logístico. Diseñar el almacén para que los operarios caminen menos y puedan trabajar con menos confusiones es el primer paso hacia una logística rápida y precisa.
