पड़ोस की सुविधा दुकान में पेय पदार्थों का फ़्रिज देखें, तो अक्सर पाएँगे कि दुकानदार के अलग से ऑर्डर दिए बिना ही, खूब बिकने वाले पेय खत्म होने के आसपास फिर से भर दिए जाते हैं। बड़े सुपरमार्केट की नमकीन-बिस्कुट की शेल्फ़ों और कारखानों के पास बने पुर्ज़ों के गोदामों में भी ऐसा ही होता है। सामान खरीदने वाला पक्ष ऑर्डर लिखे, उससे पहले ही सामान की आपूर्ति करने वाला पक्ष भंडार की जाँच करके अपने आप उसे भर देता है। भंडार की भरपाई का निर्णय आपूर्तिकर्ता को सौंपने की इस व्यवस्था को लॉजिस्टिक्स में ‘आपूर्तिकर्ता प्रबंधित इन्वेंटरी (Vendor-Managed Inventory)’, संक्षेप में VMI कहते हैं।
सरल शब्दों में, आपूर्तिकर्ता प्रबंधित इन्वेंटरी का अर्थ है ‘भंडार संचालन की ऐसी व्यवस्था, जिसमें आपूर्तिकर्ता खरीदार की बिक्री और भंडार की जानकारी साथ-साथ देखकर तय करता है कि कब और कितनी भरपाई करनी है, और इसकी ज़िम्मेदारी लेता है।’ इसका मूल विचार ऑर्डर आने का इंतज़ार करने के बजाय आँकड़ों के आधार पर पहले ही कदम उठाना है।
इस सामग्री में हम आपूर्तिकर्ता प्रबंधित इन्वेंटरी की शुरुआत की पृष्ठभूमि, उसके व्यावहारिक संचालन, खरीदार और आपूर्तिकर्ता को मिलने वाले लाभ तथा उसे अपनाते समय ध्यान रखने योग्य बातों को क्रम से समझेंगे।
ऑर्डर के बजाय आँकड़ों के आधार पर भंडार की भरपाई
आपूर्तिकर्ता प्रबंधित इन्वेंटरी की शुरुआत कैसे हुई?
आपूर्तिकर्ता प्रबंधित इन्वेंटरी को व्यापक पहचान 1980 के दशक में अमेरिका की घरेलू उपयोग की वस्तुएँ बनाने वाली कंपनी प्रॉक्टर एंड गैंबल (Procter & Gamble) और खुदरा कंपनी वॉलमार्ट (Walmart) के सहयोग से मिली।
(1) बिना ऑर्डर के डायपर भेजना
लगभग 1980 में प्रॉक्टर एंड गैंबल ने अमेरिका के सेंट लुइस की एक किराना स्टोर शृंखला के साथ मिलकर सतत पुनःपूर्ति (Continuous Replenishment) का परीक्षण किया, जिसमें स्टोर की ओर से ऑर्डर दिए बिना ही डायपर अपने आप गोदाम भेज दिए जाते थे। यह व्यवस्था 1988 में वॉलमार्ट में भी लागू की गई।
(2) प्रतिस्पर्धी से सहयोगी तक
लगभग 1985 से दोनों कंपनियों ने कीमतें घटवाने और अपनी शर्तों पर अड़े रहने वाला संबंध छोड़कर इलेक्ट्रॉनिक डेटा इंटरचेंज (Electronic Data Interchange) के ज़रिए बिक्री और भंडार की जानकारी साझा करना शुरू किया। बताया जाता है कि इसके परिणामस्वरूप समय पर पहुँचने वाली आपूर्तियों में काफ़ी वृद्धि हुई और भंडार का आवर्तन भी तेज़ हुआ। इसके बाद खाद्य पदार्थ और घरेलू उपयोग की वस्तुएँ बनाने वाली कई कंपनियों तथा यूरोप की विनिर्माण कंपनियों ने भी यह व्यवस्था अपनाई।
आपूर्तिकर्ता प्रबंधित इन्वेंटरी कैसे काम करती है?
आपूर्तिकर्ता प्रबंधित इन्वेंटरी की प्रक्रिया जानकारी साझा करने से शुरू होती है और फिर आपूर्तिकर्ता द्वारा भरपाई का निर्णय लेने तक आगे बढ़ती है।
- जानकारी साझा करना (Information Sharing): खरीदार स्टोर या गोदाम में भंडार के स्तर और बिक्री स्थल की जानकारी (Point of Sale) नियमित रूप से आपूर्तिकर्ता को भेजता है।
- पुनःपूर्ति का निर्णय (Replenishment Decision): आपूर्तिकर्ता इस जानकारी के आधार पर तय करता है कि कब, कितना और कैसे भेजना है।
- अग्रिम प्रेषण सूचना (Advance Shipping Notice): सामान भेजते समय आपूर्तिकर्ता खरीदार को पहले से बताता है कि कौन-सा सामान आ रहा है।
- लक्ष्य प्रबंधन (Service Level Target): दोनों कंपनियाँ पहले से ऐसे लक्ष्य तय करती हैं कि भंडार किस न्यूनतम स्तर से ऊपर रखना है और सामान खत्म होने की स्थिति को किस अधिकतम सीमा से नीचे लाना है; आपूर्तिकर्ता उन मानकों का पालन करता है।
व्यवहार में अक्सर प्रत्येक वस्तु के लिए भंडार का न्यूनतम और अधिकतम स्तर तय किया जाता है। भंडार न्यूनतम स्तर के करीब पहुँचते ही आपूर्तिकर्ता उसे फिर से अधिकतम स्तर तक भर देता है। यह व्यवस्था खास तौर पर ऐसी वस्तुओं में प्रभावी है जो बार-बार इस्तेमाल होती हैं, लेकिन जिनके लिए अलग-अलग ऑर्डर देना झंझट भरा होता है, जैसे कारखाने में पेंच और बोल्ट जैसे उपभोज्य पुर्ज़ों का गोदाम या अस्पताल में चिकित्सा उपभोग्य सामग्रियों की शेल्फ़।
इससे मिलती-जुलती दिखने वाली कंसाइनमेंट इन्वेंटरी (Consignment Inventory) में सामान बिकने तक उसका स्वामित्व आपूर्तिकर्ता के पास रहता है। आपूर्तिकर्ता प्रबंधित इन्वेंटरी इससे अलग है, क्योंकि इसमें पुनःपूर्ति का निर्णय लेने का अधिकार सौंपा जाता है; स्वामित्व भी सौंपना आवश्यक नहीं होता।
खरीदार और आपूर्तिकर्ता को मिलने वाले लाभ
आपूर्तिकर्ता प्रबंधित इन्वेंटरी का महत्त्व केवल एक पक्ष को लाभ पहुँचाने में नहीं, बल्कि दोनों पक्षों का श्रम कम करने में है।
[लाभ 1] खरीदार सामान खत्म होने की घटनाएँ और श्रम घटाता है
खरीदार को ऑर्डर लिखने और उनकी जाँच करने के काम से राहत मिलती है, और वह खूब बिकने वाले सामान के खत्म हो जाने की घटनाएँ भी घटा सकता है। आपूर्तिकर्ता उत्पादों को बेहतर जानता है, इसलिए ज़रूरत से ज़्यादा भंडार जमा होने की घटनाएँ भी कम हो जाती हैं।
[लाभ 2] आपूर्तिकर्ता को माँग पहले दिखाई देती है
आपूर्तिकर्ता अचानक बड़ी संख्या में भारी ऑर्डर आने का इंतज़ार किए बिना वास्तविक बिक्री के रुझान देखकर उत्पादन और वितरण की योजना बना सकता है। इससे आपूर्ति शृंखला में ऊपर की ओर बढ़ने पर ऑर्डर के उतार-चढ़ाव के बढ़ते जाने वाले बुलव्हिप प्रभाव (Bullwhip Effect) को कम किया जा सकता है, और ट्रकों को पूरा भरकर भेजने जैसे तरीकों से परिवहन खर्च भी बचाया जा सकता है।
अपनाते समय ध्यान रखने योग्य बातें
आपूर्तिकर्ता प्रबंधित इन्वेंटरी जितनी सुविधाजनक है, उतना ही विश्वास और सहमति डगमगाने पर वह विवाद का कारण भी बन सकती है।
(1) विश्वास और जानकारी की गुणवत्ता
खरीदार द्वारा भेजी गई बिक्री और भंडार की जानकारी देर से मिले या गलत हो, तो आपूर्तिकर्ता के निर्णय भी गलत दिशा में चले जाते हैं। साथ ही, आपूर्तिकर्ता अपना अधिक सामान खपाना चाह सकता है, इसलिए अनुबंध में लक्ष्य और ज़िम्मेदारियाँ स्पष्ट रूप से तय करना महत्त्वपूर्ण है। भंडार संबंधी निर्णय का अधिकार सौंपने के बाद खरीदार आपूर्तिकर्ता पर अत्यधिक निर्भर हो सकता है, इसलिए नियमित रूप से मिलकर प्रदर्शन की समीक्षा करना आवश्यक है।
(2) मिलकर योजना बनाने के चरण की ओर
इन सीमाओं को दूर करने के लिए 1990 के दशक के मध्य में सहयोगात्मक योजना, पूर्वानुमान और पुनःपूर्ति (Collaborative Planning, Forecasting and Replenishment) की व्यवस्था सामने आई, जिसमें आपूर्तिकर्ता और खरीदार बिक्री की योजना तथा माँग का पूर्वानुमान भी मिलकर तैयार करते हैं। इसकी शुरुआत 1995 में वॉलमार्ट के नेतृत्व में किए गए प्रयास से हुई, और 1998 में इसे उद्योग के दिशानिर्देशों के रूप में व्यवस्थित किया गया।
आपूर्तिकर्ता प्रबंधित इन्वेंटरी ऐसी व्यवस्था है जो इस बात से अधिक कि भंडार किसके पास है, यह पूछती है कि भंडार के बारे में सबसे अच्छा निर्णय कौन ले सकता है। जब ऑर्डरों के आदान-प्रदान की जगह आँकड़े और विश्वास ले लेते हैं, तो शेल्फ़ कम मेहनत में अधिक नियमित रूप से भरी रहती हैं।
अपने गोदाम के आँकड़े कारोबारी साझेदार के साथ ईमानदारी से साझा करना, मिलकर सामान की कमी घटाने वाली आपूर्ति शृंखला का पहला कदम है।
