Khi bạn nhấn nút đặt hàng trên một trang mua sắm trực tuyến, vài giờ sau, ở đâu đó trong trung tâm logistics, có người sẽ tìm đúng bàn chải đánh răng, dầu gội và tất mà bạn đã chọn rồi cho vào thùng. Công việc chọn ra đúng những món thuộc đơn hàng của bạn giữa một nhà kho khổng lồ với hàng chục nghìn loại sản phẩm chính là “soạn hàng theo đơn (Order Picking)”.
Nói đơn giản, soạn hàng theo đơn là “công việc lấy và tập hợp các mặt hàng cần thiết từ nơi lưu trữ, đúng số lượng theo đơn đặt hàng của khách”. Nhìn bề ngoài, công việc này có vẻ giống việc đi mua sắm đơn giản, nhưng vì chiếm tỷ trọng lớn nhất trong chi phí vận hành kho nên đây là hoạt động được xem xét đầu tiên khi đánh giá hiệu quả logistics.
Trong tài liệu này, chúng ta sẽ lần lượt tìm hiểu từ khái niệm và cơ cấu chi phí của việc soạn hàng theo đơn đến những khâu làm hao phí thời gian, các phương thức soạn hàng tiêu biểu, cùng những thay đổi mà robot và công nghệ đang mang lại cho hoạt động này.
Nguyên lý soạn hàng theo đơn và cách nâng cao hiệu quả
Soạn hàng theo đơn là gì?
Công việc trong kho truyền thống được chia thành bốn giai đoạn chính: nhập kho, lưu trữ, soạn hàng và xuất kho. Trong đó, soạn hàng là mắt xích tập hợp lại những món đang được lưu trữ theo từng đơn hàng rồi chuyển sang khâu xuất kho. Dù hàng hóa được nhập về theo nguyên pallet, khách hàng lại đặt từng món hoặc vài thùng, nên phải có người trong kho chia những lô hàng lớn thành các đơn hàng nhỏ.
Vấn đề là công việc này đòi hỏi nhiều thao tác tay chân nhất. Trong nghiên cứu logistics, ước tính chi phí soạn hàng theo đơn có thể chiếm tới 55% tổng chi phí vận hành kho được trích dẫn rộng rãi. Soạn hàng chậm sẽ khiến việc xuất kho và giao hàng liên tiếp bị trì hoãn, còn lấy sai hàng sẽ phát sinh cả chi phí hoàn trả và giao lại, vì vậy tốc độ và độ chính xác khi soạn hàng gắn trực tiếp với chất lượng dịch vụ khách hàng.
Thời gian hao phí ở đâu: Các thành phần của công việc soạn hàng
Có một phân tích chia thời gian soạn hàng theo các hoạt động trong những kho mà nhân viên trực tiếp đi lại giữa các kệ. Theo tài liệu của James A. Tompkins và các cộng sự, nổi tiếng với giáo trình thiết kế cơ sở tại Mỹ, thời gian soạn hàng được phân chia gần đúng như sau.
(1) Di chuyển khoảng 50%
Đây là thời gian đi bộ đến vị trí có hàng và quay trở lại. Vì chiếm nhiều thời gian nhất mà không tạo thêm giá trị nào, hoạt động này trở thành đối tượng cải tiến đầu tiên.
(2) Tìm kiếm khoảng 20%
Đây là thời gian xác định đúng ngăn kệ và sản phẩm sau khi đến trước kệ. Càng có nhiều bao bì giống nhau thì thời gian này càng kéo dài và sai sót càng tăng.
(3) Lấy hàng khoảng 15%
Đây là thời gian cầm lấy sản phẩm, đếm số lượng và cho vào vật chứa.
(4) Chuẩn bị khoảng 10%
Đây là thời gian chuẩn bị để nhận phiếu đơn hàng, lấy xe đẩy và vật chứa. Vài phần trăm còn lại dành cho những việc lặt vặt khác.
Cuối cùng, mấu chốt để nâng cao hiệu quả soạn hàng là “giúp nhân viên đi bộ ít hơn”. Vì thế, việc đặt những sản phẩm bán chạy gần khu vực xuất kho và sắp xếp trình tự để nhân viên đi theo tuyến đường ngắn nhất trở nên quan trọng.
4 phương thức soạn hàng để lựa chọn tùy tình huống
Cách gom và chia công việc soạn hàng cũng thay đổi tùy theo số lượng và tính chất của đơn hàng. Các phương thức tiêu biểu như sau.
- Soạn từng đơn hàng (Single Order Picking): Một nhân viên lấy hàng cho một đơn từ đầu đến cuối; cách này đơn giản và ít sai sót, nhưng khi có nhiều đơn thì quãng đường di chuyển tăng đáng kể.
- Soạn hàng theo lô (Batch Picking): Gom nhiều đơn hàng, lấy cùng một loại sản phẩm trong một lần rồi sau đó chia theo từng đơn; cách này phù hợp với mua sắm trực tuyến có nhiều đơn hàng số lượng ít.
- Soạn hàng theo khu vực (Zone Picking): Chia kho thành nhiều khu vực và để mỗi nhân viên chỉ lấy hàng trong khu vực mình phụ trách; cách này giúp giảm di chuyển trong kho rộng.
- Soạn hàng theo đợt (Wave Picking): Đưa các đơn hàng vào xử lý thành từng nhóm theo khung giờ dựa trên những tiêu chí như giờ xe giao hàng xuất phát; cách này thuận lợi cho việc phối hợp soạn hàng với lịch xuất kho.
Lấy ví dụ đơn giản, hãy tưởng tượng bạn phụ trách mua sắm cho năm thành viên gia đình tại một siêu thị lớn. Nếu mua riêng cho từng người, bạn phải đi qua cùng một quầy kệ năm lần, nhưng nếu gộp các danh sách, đi một vòng rồi về nhà chia ra thì sẽ nhanh hơn nhiều. Đó chính là nguyên lý của soạn hàng theo lô.
Từ kho nơi con người đi lấy hàng đến kho nơi hàng được đưa đến
Phương thức truyền thống là “người đến hàng (Picker-to-Parts)”, trong đó nhân viên đi tìm hàng. Gần đây, phương thức ngược lại là “hàng đến người (Goods-to-Person)”, trong đó hàng được đưa tới nhân viên đang đứng tại chỗ, đang phát triển nhanh chóng.
Một sự kiện mang tính biểu tượng là việc Amazon mua lại công ty robot kho Kiva Systems vào năm 2012 với giá khoảng 7 trăm triệu 7,500 vạn đô la Mỹ. Robot của Kiva nâng cả kệ chứa sản phẩm và đưa đến bàn làm việc, còn nhân viên chỉ việc đứng tại chỗ lấy những món cần thiết. Amazon cho biết tính đến năm 2022, hãng vận hành hơn 52 vạn thiết bị robot di chuyển như vậy.
Ngoài robot, còn có nhiều công nghệ hỗ trợ soạn hàng.
- Đèn chỉ dẫn lấy hàng (Pick-to-Light): Đèn ở ngăn cần lấy hàng sáng lên và hiển thị số lượng, giúp rút ngắn thời gian tìm kiếm.
- Soạn hàng bằng giọng nói (Voice Picking): Nhân viên nghe vị trí và số lượng qua tai nghe rồi xác nhận bằng lời nói, nhờ đó có thể sử dụng cả hai tay một cách tự do.
- Quét mã vạch (Barcode Scanning): Quét sản phẩm mỗi lần cho vào vật chứa để phát hiện ngay lỗi lấy nhầm hàng.
Soạn hàng theo đơn ít khi được người tiêu dùng chú ý, nhưng đây là công việc cốt lõi của logistics, chi phối gần một nửa chi phí kho và quyết định tốc độ cũng như độ chính xác của việc giao hàng. Hiệu quả chỉ được nâng cao khi cách bố trí giúp giảm di chuyển, phương thức gom đơn hàng và công nghệ hỗ trợ con người phối hợp nhịp nhàng với nhau.
Tìm sự cân bằng giữa “lấy hàng nhanh” và “lấy hàng chính xác” sẽ tiếp tục là bài toán của hoạt động logistics trong tương lai. Thiết kế kho để nhân viên làm việc với ít bước chân và ít nhầm lẫn hơn chính là bước đầu tiên hướng tới hoạt động logistics nhanh chóng, chính xác.
