Khi chọn sách ở thư viện khu phố, đôi khi bạn sẽ thấy những bìa sách ố vàng, những cuốn nhập môn máy tính đã hơn 20 năm tuổi và nhiều bản của cùng một cuốn sách xếp chật kín, khiến cuốn mình thật sự muốn đọc lại khó tìm. Nếu sưu tầm sách là việc của thư viện, thì rút sách ra có làm hỏng thư viện không? Thực ra, thư viện giữ cho kệ sách khỏe mạnh bằng cách định kỳ chọn ra những cuốn cần loại, và công việc này được gọi là ‘thanh lọc tài liệu (Weeding)’.
Nói đơn giản, thanh lọc tài liệu có nghĩa là ‘hoạt động quản lý vốn tài liệu nhằm rút khỏi kệ những tài liệu đã cũ nát, có nội dung sai hoặc không còn được sử dụng, theo những tiêu chí nhất định’. Tên tiếng Anh Weeding bắt nguồn từ việc nhổ cỏ dại trong vườn, và phương pháp CREW, ra đời lần đầu năm 1976, đã trở thành tiêu chuẩn thanh lọc được dùng rộng rãi nhất hiện nay thông qua bộ hướng dẫn của Thư viện bang Texas, Hoa Kỳ.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ lần lượt tìm hiểu ý nghĩa và sự cần thiết của thanh lọc tài liệu, phương pháp CREW và tiêu chí MUSTIE qua hình minh họa, những lợi ích mà thanh lọc mang lại cho thư viện, và cuối cùng là những điều cần cân nhắc cùng các tranh luận trước khi loại bỏ.
Kệ sách lớn lên nhờ biết bớt đi: thanh lọc tài liệu
1. Thanh lọc tài liệu là gì và vì sao cần thiết
Vốn tài liệu của thư viện không phải là tài sản mua về là xong, mà là một tập hợp sống cần được chăm sóc liên tục. Như nhà thư viện học người Ấn Độ S. R. Ranganathan đã nói trong định luật cuối cùng của Năm định luật thư viện học rằng ‘thư viện là một cơ thể đang lớn lên’, vốn tài liệu chỉ phát triển khỏe mạnh khi những tài liệu đã hết vai trò được bớt đi tương ứng với tài liệu mới được bổ sung.
(1) Không đồng nghĩa với tiêu hủy
Thanh lọc chỉ toàn bộ quyết định rút tài liệu khỏi kệ. Tài liệu được rút ra có thể được sửa chữa hoặc đóng lại rồi đặt về kệ, được thay bằng ấn bản mới, hoặc được xử lý theo nhiều hướng như tặng, bán hay tái chế.
(2) Quan trọng không kém việc bổ sung
Lựa chọn tài liệu và thanh lọc tài liệu là hai mặt của công tác phát triển vốn tài liệu. Vì vậy, nhiều thư viện ghi luôn tiêu chí thanh lọc vào chính sách phát triển vốn tài liệu và nêu rõ căn cứ để rút tài liệu.
(3) Giới hạn về không gian và thời gian
Diện tích kệ và ngân sách có hạn, trong khi ấn phẩm mới ra đời mỗi năm một nhiều. Khi những tài liệu không ai tìm đến chiếm chỗ, vừa không còn chỗ xếp sách mới, vừa tốn thêm thời gian để người đọc tìm được cuốn sách mình cần.
2. Phương pháp CREW và tiêu chí MUSTIE qua hình minh họa
CREW là chữ viết tắt của ‘xem xét, đánh giá và thanh lọc liên tục (Continuous Review, Evaluation, and Weeding)’, hàm ý thanh lọc nên được làm đều đặn như công việc hằng ngày chứ không phải một lần dọn dẹp lớn. Khởi đầu từ công trình năm 1976 của Joseph P. Segal, các bản sửa đổi tiếp theo do Belinda Boon thực hiện năm 1995 và Jeanette Larson thực hiện năm 2012.
- Sai lệch (Misleading): Tài liệu có nội dung sai hoặc lỗi thời, có thể khiến người đọc hiểu nhầm.
- Hư hỏng (Ugly): Tài liệu sờn rách đến mức sửa chữa hay đóng lại cũng khó cứu vãn.
- Bị thay thế (Superseded): Tài liệu đã nhường chỗ cho ấn bản mới hoặc cuốn sách viết tốt hơn về cùng chủ đề.
- Tầm thường (Trivial): Tài liệu chỉ là mối quan tâm nhất thời, khó tìm thấy giá trị văn học hay học thuật.
- Không liên quan (Irrelevant): Tài liệu không phù hợp với nhu cầu và mối quan tâm của cộng đồng mà thư viện phục vụ.
- Có ở nơi khác (Elsewhere): Tài liệu có thể dễ dàng tìm được ở thư viện khác hoặc qua mượn liên thư viện.
(1) Con số thứ nhất: số năm kể từ khi xuất bản
CREW gắn cho mỗi chủ đề một công thức như ‘5/3/MUSTIE’. Con số đầu tiên là số năm tính từ năm bản quyền gần nhất; chẳng hạn với khoa học tự nhiên (500), sách quá 5 năm sẽ được xem xét lại kỹ lưỡng.
(2) Con số thứ hai: thời gian không được sử dụng
Con số thứ hai là khoảng thời gian dài nhất mà tài liệu có thể nằm trên kệ mà không ai dùng đến. Với 5/3/MUSTIE, thư viện kiểm tra xem tài liệu có không được mượn trong 3 năm hay không, đồng thời cân nhắc xem có khiếm khuyết MUSTIE nào không.
(3) Chữ X và khác biệt giữa các chủ đề
Nếu một điều kiện không áp dụng cho chủ đề đó, vị trí ấy được điền bằng X. Máy tính (004) dùng 3/X/MUSTIE, còn tiểu thuyết dùng X/2/MUSTIE; lĩnh vực thông tin nhanh lỗi thời và lĩnh vực coi trọng lịch sử mượn đọc dùng những tiêu chuẩn khác nhau.
3. Lợi ích mà thanh lọc mang lại cho thư viện
Bộ hướng dẫn CREW tổng kết nhiều lợi ích của việc thanh lọc. Ý nghĩ rằng bớt sách đi mà thư viện lại tốt hơn thoạt nghe có vẻ lạ, nhưng nếu nhìn kệ sách bằng con mắt của người đọc thì sẽ dễ hiểu.
(1) Tiết kiệm không gian và thời gian
Chỗ trống có thể dùng để xếp sách mới hoặc làm chỗ ngồi và khu trưng bày, và cả người đọc lẫn thủ thư đều tìm được tài liệu cần thiết nhanh hơn.
(2) Kệ sách trở nên hấp dẫn hơn
Khi sách cũ được rút đi và có chỗ để trưng bày sách quay bìa ra ngoài, kệ sách trông gọn gàng hơn hẳn. Bộ hướng dẫn giải thích rằng thay đổi này có thể làm tăng lượt mượn, và Stanley J. Slote, người nổi tiếng với các nghiên cứu về thanh lọc, cũng cho rằng thanh lọc đều đặn giúp tăng mức sử dụng.
(3) Thông tin đáng tin cậy và chẩn đoán vốn tài liệu
Loại bỏ thông tin y học và sức khỏe đã cũ giúp nâng cao niềm tin vào tài liệu của thư viện. Trong quá trình xem xét nên rút gì, những chủ đề còn yếu và những tài liệu cần mua mới cũng tự nhiên lộ ra.
4. Những điều cần cân nhắc và tranh luận trước khi loại bỏ
Thanh lọc không phải là việc có thể làm máy móc chỉ vì các con số khớp. Cảnh sách bị vứt bỏ có thể gây phản ứng mạnh từ người đọc, nên điều quan trọng là phải có tiêu chí và quy trình minh bạch.
(1) Những trường hợp gây phản đối dữ dội
Năm 2013, Thư viện Công cộng Urbana (Urbana Free Library) ở bang Illinois, Hoa Kỳ, đã rút hàng loạt sách cùng lúc dựa trên năm xuất bản và vấp phải sự phản đối gay gắt của cư dân. Nhà văn Nicholson Baker, trong cuốn sách Double Fold năm 2001, đã phê phán việc các thư viện vứt bỏ báo gốc sau khi chụp vi phim.
(2) Tài liệu duy nhất của địa phương
Nhận định ‘có thể tìm ở nơi khác’ chỉ đúng khi thư viện khác vẫn tiếp tục lưu giữ tài liệu đó. Vì vậy, tài liệu lịch sử địa phương hay bản cuối cùng còn sót lại thường được giữ lại hoặc chuyển vào kho bảo quản dù đáp ứng tiêu chí thanh lọc.
(3) Nơi những cuốn sách bị rút đi
Sách bị thanh lọc được xóa dấu thư viện và mã vạch, rồi được bán tại các buổi hội sách hoặc đem tặng, chỉ những cuốn không thể dùng được nữa mới đem tái chế. Nhiều cuốn sách rời kệ lại tìm được người đọc mới.
Rốt cuộc, thanh lọc tài liệu không phải là vứt sách bừa bãi, mà là xây dựng những kệ sách hữu ích nhất cho những người đang đến thư viện hôm nay. Ý nghĩ đơn giản rằng ‘kệ sách phải có khoảng trống thì tri thức mới mới vào được’ chính là bước đầu tiên để hiểu về thanh lọc tài liệu.
