Hàng chất trong kho là số tiền chưa bán được. Cùng là 100 triệu won hàng tồn, một cửa hàng bán hết trong một tháng và một cửa hàng để hàng nằm trên kệ suốt cả năm sẽ có tình hình tài chính rất khác nhau. Chỉ tiêu cho thấy sự chênh lệch ấy bằng một con số chính là “vòng quay hàng tồn kho (Inventory Turnover)”.
Nói đơn giản, vòng quay hàng tồn kho là tỷ lệ cho biết trong một khoảng thời gian nhất định, lượng hàng tồn kho bình quân đang nắm giữ đã được bán rồi nhập bổ sung bao nhiêu lần. Dù là trung tâm logistics, cửa hàng hay nhà máy, nơi nào xử lý hàng tồn kho cũng xem đây là chỉ tiêu cơ bản đầu tiên, và nó cũng thường xuất hiện khi đọc báo cáo tài chính.
Bài viết này trình bày dễ hiểu từ khái niệm vòng quay hàng tồn kho, cách tính kèm ví dụ, cách đọc giá trị cao thấp, cho đến các cách quản lý giúp nâng vòng quay.
Khái niệm và cách tính vòng quay hàng tồn kho
Vòng quay hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho nhập về rồi chất lên, bán đi rồi lại được bổ sung, cứ lặp đi lặp lại. Vòng quay hàng tồn kho là cách đếm xem chu trình này đã xoay bao nhiêu vòng trong một năm hay một quý. Số vòng càng nhiều thì hàng nằm trong kho càng ngắn thời gian.
- Vòng quay hàng tồn kho (Inventory Turnover): giá trị bằng giá vốn hàng bán của một kỳ chia cho hàng tồn kho bình quân, cho biết hàng tồn kho đã được bán và bổ sung bao nhiêu lần.
- Số ngày tồn kho (Days Sales of Inventory): cho biết trung bình hàng tồn kho mất bao nhiêu ngày mới bán được, còn được gọi là số ngày nắm giữ hàng tồn kho.
- Giá vốn hàng bán (Cost of Goods Sold): chi phí để làm ra hoặc mua về những mặt hàng đã bán.
Vòng quay biểu thị bằng số lần, còn số ngày tồn kho biểu thị bằng số ngày, là hai cách nói khác nhau về cùng một hiện tượng. Hai giá trị biến động ngược chiều nhau, nên vòng quay tăng thì số ngày tồn kho ngắn lại.
Cách tính và ví dụ
Cách tính không khó. Cần ba con số: giá vốn hàng bán, hàng tồn kho đầu kỳ và hàng tồn kho cuối kỳ.
(1) Tính hàng tồn kho bình quân
Cộng hàng tồn kho đầu kỳ với cuối kỳ rồi chia hai. Hàng tồn kho lúc tăng lúc giảm theo mùa hay đợt khuyến mãi, nên nếu chỉ dùng giá trị tại một thời điểm thì kết quả có thể lệch so với thực tế, vì thế người ta dùng giá trị bình quân.
(2) Tính vòng quay
Vòng quay hàng tồn kho = giá vốn hàng bán ÷ hàng tồn kho bình quân. Tử số dùng giá vốn hàng bán chứ không phải doanh thu vì hàng tồn kho được ghi trên sổ sách theo giá vốn. Doanh thu có lẫn cả lợi nhuận, nên nếu đem chia cho hàng tồn kho ghi theo giá vốn thì con số bị thổi phồng. Tuy nhiên cũng có cách dùng doanh thu, nên khi so sánh với tài liệu khác, trước hết phải xác nhận họ đã dùng công thức nào.
(3) Đổi sang số ngày tồn kho
Số ngày tồn kho = 365 ÷ vòng quay hàng tồn kho. Nếu là số liệu theo quý thì dùng số ngày của kỳ đó thay cho 365.
[Ví dụ] Một năm của một doanh nghiệp bán buôn thực phẩm
Giả sử một doanh nghiệp có giá vốn hàng bán cả năm là 1,2 tỷ won, hàng tồn kho đầu năm là 250 triệu won và cuối năm là 350 triệu won. Hàng tồn kho bình quân là 300 triệu won, vòng quay là 1,2 tỷ ÷ 300 triệu, tức 4 lần. Số ngày tồn kho là 365 ÷ 4, khoảng 91 ngày, nghĩa là mỗi món hàng trung bình nằm trong kho chừng ba tháng mới bán được.
Nếu doanh nghiệp này giữ nguyên giá vốn hàng bán và giảm hàng tồn kho bình quân xuống 240 triệu won thì vòng quay là 5 lần và số ngày tồn kho là 73 ngày. Không cần tăng doanh thu, chỉ giảm hàng tồn 20% đã khiến hàng bán nhanh hơn 18 ngày, và 60 triệu won từng bị đóng băng được giải phóng.
Cao có tốt hơn không, thấp có xấu không?
Nhìn chung, vòng quay cao nghĩa là hàng tồn kho nhanh chóng chuyển thành tiền mặt nên được xem là dấu hiệu tốt. Chi phí lưu kho và gánh nặng lãi vay giảm, và nguy cơ những mặt hàng có hạn dùng ngắn hay chạy theo mốt bị mất giá vì không bán được cũng thấp đi. Ngược lại, vòng quay thấp thì có thể nghi ngờ hàng không bán được đang chất đống, hoặc nhập về nhiều hơn mức cần thiết.
Nhưng chỉ nhìn con số rồi kết luận thì dễ hiểu sai. Cần xem xét cùng lúc một vài điểm.
(1) Chuẩn theo ngành
Mỗi ngành có mức bình thường riêng. Hàng dễ hỏng như thực phẩm thì phải quay nhanh, còn hàng đơn giá cao như đồ nội thất hay máy móc thì quay chậm là điều tự nhiên.
(2) Vòng quay quá cao
Có thể là dấu hiệu giữ hàng quá sít sao nên hay hết hàng. Khi thiếu hàng làm mất cơ hội bán, vòng quay tuy cao nhưng doanh thu lại giảm.
(3) Đối tượng so sánh
Chỉ có ý nghĩa khi đặt cạnh các đối thủ cùng ngành và giá trị trong quá khứ của chính công ty.
Số ngày tồn kho cũng là bước đầu tiên của chu kỳ chuyển đổi tiền mặt, thể hiện quá trình từ lúc doanh nghiệp mua hàng đến lúc thu được tiền về. Vì vậy hàng tồn kho quay càng nhanh thì dòng tiền của công ty càng nhẹ nhàng.
4 cách nâng vòng quay
Nâng vòng quay nghĩa là điều chỉnh hàng tồn kho đến lượng phù hợp với tốc độ bán. Cắt giảm hàng một cách mù quáng chỉ làm hết hàng nhiều hơn, nên cần dùng các cách sau một cách cân bằng.
(1) Dự báo nhu cầu chính xác hơn
Phân tích hồ sơ bán hàng, mùa vụ và lịch khuyến mãi để đoán đúng hơn lượng sẽ bán được, thì việc mua dư nhiều hơn mức cần sẽ giảm đi.
(2) Quản lý theo từng nhóm mặt hàng
Mặt hàng chủ lực bán chạy thì bổ sung dày dặn, mặt hàng gần như không nhúc nhích thì giảm lượng đặt hoặc thanh lý. Đối xử mọi hàng tồn kho như nhau sẽ làm giảm hiệu quả.
(3) Chu kỳ đặt hàng ngắn, lượng mỗi đơn nhỏ
Nhập thường xuyên với số lượng ít thì lượng chất đống mỗi lần giảm đi. Đổi lại, số lần đặt hàng tăng khiến chi phí vận chuyển và công việc nặng thêm, nên phải cân đối với chi phí.
(4) Chia sẻ thông tin với nhà cung cấp
Chia sẻ nhanh thông tin bán hàng với nhà cung cấp thì việc giao hàng sẽ sát với tốc độ bán hơn, và lượng hàng chất đống giữa chừng giảm đi.
Vòng quay hàng tồn kho là chiếc đồng hồ đo thời gian trong kho. Thời gian tiền hóa thành hàng rồi nằm ngủ càng ngắn thì việc kinh doanh càng nhẹ nhàng, nhưng không phải cứ quay đồng hồ thật nhanh là tốt. Phải đếm cả những khách hàng bị bỏ lỡ vì hết hàng thì mới thấy được tốc độ thích hợp.
Một dòng con số chỉ cho biết mức bình quân, nên cần đọc kèm đặc điểm của ngành và sản phẩm. Hỏi hàng chảy nhanh đến đâu trước khi hỏi hàng chất được bao nhiêu, đó là bước đầu để đọc đúng vòng quay hàng tồn kho.
