Khi cho một món đồ ưng ý vào giỏ hàng trên cửa hàng trực tuyến mà thấy thông báo “tạm hết hàng”, chúng ta lập tức chuyển sang cửa hàng khác. Đối với doanh nghiệp, hết hàng đồng nghĩa với việc mất cả doanh thu trong ngày lẫn khách hàng. Vì vậy, trong kho luôn có lượng hàng nhiều hơn một chút so với lượng thường bán được. Phần dư này chính là “tồn kho an toàn (Safety Stock)”.
Nói một cách đơn giản, tồn kho an toàn là “lượng hàng tồn kho được giữ thêm để đề phòng những tình huống bất ngờ như nhu cầu tăng đột ngột hoặc hàng nhập về chậm”. Nếu quá ít sẽ hết hàng, còn quá nhiều sẽ làm tăng chi phí kho bãi và lượng vốn bị giữ trong hàng tồn kho, nên việc quyết định dự trữ bao nhiêu là nhiệm vụ cốt lõi của logistics và quản lý tồn kho.
Tài liệu này trình bày một cách dễ hiểu từ khái niệm và lý do cần tồn kho an toàn đến mối quan hệ với điểm đặt hàng lại, phương pháp tính bằng số liệu và các chiến lược quản lý để duy trì mức tồn kho phù hợp.
Khái niệm và cách tính tồn kho an toàn
Tồn kho an toàn là gì?
Hàng tồn kho trong kho có thể chia thành hai phần chính: lượng hàng đáp ứng việc bán hàng thông thường và lượng hàng dự phòng khi dự đoán sai lệch. Tồn kho an toàn thuộc phần thứ hai, giống như khoản tiền khẩn cấp thường ngày không đụng đến, chỉ lấy ra dùng khi gặp khủng hoảng.
- Tồn kho chu kỳ (Cycle Stock): Lượng hàng tồn kho để đáp ứng mức bán hàng trung bình cho đến lần nhập hàng tiếp theo.
- Tồn kho an toàn (Safety Stock): Lượng tồn kho đệm để ứng phó với sự bất định của cung và cầu.
- Hết hàng (Stockout): Tình trạng hàng tồn kho cạn kiệt, không thể đáp ứng đơn hàng.
Sự bất định xuất phát từ hai phía. Một phía là biến động nhu cầu, khi lượng bán tăng đột ngột do thời tiết, xu hướng hoặc chương trình giảm giá. Phía còn lại là biến động nguồn cung, khi hàng đến muộn hơn cam kết do gián đoạn sản xuất tại nhà máy, ùn tắc cảng hoặc chậm thông quan.
Mối quan hệ giữa điểm đặt hàng lại và tồn kho an toàn
Tồn kho an toàn cũng được dùng khi quyết định “khi nào cần đặt hàng lại”. Khi lượng tồn kho giảm xuống một mức nhất định, doanh nghiệp đặt đơn hàng mới; ngưỡng này được gọi là “điểm đặt hàng lại (Reorder Point)”.
(1) Thời gian cung ứng
Khoảng thời gian từ khi đặt hàng đến khi hàng được nhập vào kho được gọi là “thời gian cung ứng (Lead Time)”. Trong khoảng thời gian này, việc bán hàng vẫn tiếp tục, nên cần giữ sẵn lượng hàng dự kiến sẽ bán trong thời gian đó.
(2) Công thức điểm đặt hàng lại
Điểm đặt hàng lại được tính bằng nhu cầu trung bình mỗi ngày nhân với thời gian cung ứng, rồi cộng thêm tồn kho an toàn. Viết dưới dạng công thức: Điểm đặt hàng lại = Nhu cầu trung bình mỗi ngày × Thời gian cung ứng + Tồn kho an toàn.
(3) Vai trò của tồn kho an toàn
Nếu mọi việc diễn ra đúng dự kiến, ngay khi hàng mới đến, lượng tồn kho còn lại sẽ bằng tồn kho an toàn. Ngay cả khi nhu cầu tăng đột ngột hoặc giao hàng bị chậm, phần dự trữ này sẽ giúp ngăn hết hàng.
Tính tồn kho an toàn bằng số liệu
Thông thường, tồn kho an toàn được tính bằng thống kê thay vì xác định theo cảm tính. Khi chỉ xét biến động nhu cầu và xem thời gian cung ứng là cố định, công thức được sử dụng phổ biến nhất như sau.
Tồn kho an toàn = Hệ số mức phục vụ × Độ lệch chuẩn của nhu cầu hằng ngày × √Thời gian cung ứng
Ở đây, “mức phục vụ (Service Level)” là xác suất không xảy ra hết hàng trong thời gian cung ứng. Dựa trên phân phối chuẩn, mức 90% dùng hệ số khoảng 1.28, mức 95% dùng hệ số khoảng 1.65 và mức 99% dùng hệ số khoảng 2.33.
Việc lấy căn bậc hai của thời gian cung ứng cũng có lý do. Nhu cầu từng ngày biến động, ngày nhiều ngày ít nên bù trừ cho nhau một phần; vì vậy, dù thời gian tăng lên 4 lần, độ lệch chuẩn biểu thị mức biến động tổng thể chỉ tăng 2 lần chứ không phải 4 lần. Nếu bản thân thời gian cung ứng cũng thay đổi thất thường, cần dùng công thức phức tạp hơn có tính đến cả biến động đó.
[Ví dụ] Nước đóng chai bán trung bình 100 chai mỗi ngày
Giả sử có một mặt hàng có lượng bán trung bình mỗi ngày là 100 đơn vị, độ lệch chuẩn của lượng bán hằng ngày là 20 đơn vị và thời gian cung ứng là 9 ngày. Vì căn bậc hai của 9 ngày là 3, nếu đặt mức phục vụ là 95%, tồn kho an toàn sẽ là 1.65 × 20 × 3, tức khoảng 99 đơn vị. Điểm đặt hàng lại là 100 × 9 + 99, tức khoảng 999 đơn vị, nên có thể đặt hàng khi lượng tồn kho giảm xuống còn khoảng 1,000 đơn vị.
Nếu nâng mức phục vụ của cùng mặt hàng lên 99%, tồn kho an toàn sẽ tăng lên khoảng 140 đơn vị. Như vậy, để giảm xác suất hết hàng 4 điểm phần trăm, cần dự trữ thêm hơn 40% tồn kho an toàn. Điều này cho thấy càng tiến gần đến mức hoàn hảo, chi phí càng tăng mạnh.
4 chiến lược quản lý giúp giảm tồn kho an toàn
Tồn kho an toàn là bảo hiểm giúp ngăn hết hàng, nhưng cũng phát sinh chi phí như phí bảo hiểm. Vì vậy, doanh nghiệp tìm cách giảm lượng hàng cần dự trữ trong khi giữ nguyên mức rủi ro.
(1) Nâng cao độ chính xác của dự báo nhu cầu
Phân tích kết hợp lịch sử bán hàng, mùa vụ và lịch chương trình để giảm sai số dự báo sẽ làm giảm độ lệch chuẩn, từ đó giảm lượng tồn kho an toàn cần thiết.
(2) Rút ngắn thời gian cung ứng
Nếu rút ngắn thời gian cung ứng bằng cách chuyển sang nguồn cung gần hơn hoặc thay đổi phương thức vận chuyển, giá trị căn bậc hai trong công thức sẽ giảm.
(3) Áp dụng mức khác nhau cho từng mặt hàng
Đặt mức phục vụ cao cho các mặt hàng chủ lực chiếm tỷ trọng doanh thu lớn và thấp cho các mặt hàng bán chậm giúp sử dụng hiệu quả không gian kho và nguồn vốn có hạn.
(4) Chia sẻ thông tin
Chia sẻ thông tin bán hàng với nhà cung cấp theo thời gian thực giúp giảm hiệu ứng roi da, trong đó những biến động nhỏ bị khuếch đại khi truyền ngược lên chuỗi cung ứng, nhờ đó cắt giảm tồn kho không cần thiết.
Tồn kho an toàn là vùng đệm giúp giữ lời hứa trong một thế giới bất định. Khi chuỗi cung ứng chao đảo sau COVID-19, nhiều doanh nghiệp đã rời bỏ cách làm tối thiểu hóa tồn kho và một lần nữa coi trọng phần dự phòng để ứng phó với khủng hoảng. Họ bắt đầu bổ sung sự khôn ngoan của cách làm “dự phòng (Just in Case)” vào phương thức “đúng lúc (Just in Time)”, vốn chỉ nhập lượng hàng cần thiết vào đúng thời điểm.
Tuy vậy, tăng tồn kho một cách thiếu cân nhắc không phải là lời giải. Tồn kho an toàn được xác định từ ba con số: biến động nhu cầu, thời gian cung ứng và mức phục vụ mục tiêu; chỉ khi thường xuyên kiểm tra và điều chỉnh những con số này mới có thể tìm được sự cân bằng giữa chi phí và sự an tâm.
Cân nhắc trước hết mức sai lệch có thể xảy ra thay vì chỉ nghĩ sẽ bán được bao nhiêu chính là bước đầu tiên hướng tới hoạt động logistics không bị hết hàng.
