Bạn đã từng gặp cảnh trong cuộc họp, hợp đồng hàng trăm triệu won được thông qua trong vài phút kèm tràng pháo tay, còn việc chọn loại cà phê đặt ở phòng trà nước của văn phòng lại kéo dài hơn một giờ chưa? Những quyết định thật sự quan trọng thì vội vàng cho qua, còn tiếng nói lại lớn dần ở những chuyện vặt, cảnh ấy không xa lạ ở bất kỳ tổ chức nào.
Hiện tượng này có tên gọi. Đó là Định luật về sự tầm thường (Law of Triviality) do nhà sử học người Anh Cyril Northcote Parkinson giới thiệu trong cuốn sách xuất bản năm 1957. Luận điểm cốt lõi là thời gian dành cho một hạng mục nghị sự tỉ lệ nghịch với số tiền liên quan đến hạng mục đó.
Tài liệu này lần lượt tổng hợp từ cảnh họp mang tính châm biếm đã sinh ra định luật, lý do người ta nói nhiều về những việc nhỏ, biệt danh nó có được trong thế giới phần mềm, cho đến mẹo tránh cái bẫy này trong cuộc họp.
Cuộc họp lướt qua việc lớn và dừng lại ở việc nhỏ
Câu chuyện về lò phản ứng và nhà để xe đạp
Trong một chương của “Parkinson’s Law and Other Studies in Administration” (Định luật Parkinson), Parkinson dựng lên một ủy ban tài chính giả tưởng. Có ba hạng mục. Thứ nhất là hợp đồng 10 triệu đô la để xây một lò phản ứng, thứ hai là xây nhà để xe đạp cho nhân viên văn phòng với giá 2.350 đô la, thứ ba là chi phí đồ uống nhẹ như cà phê của ủy ban.
Hạng mục lò phản ứng quá lớn và chuyên môn đến mức hầu hết thành viên không hiểu mà vẫn thông qua trong khoảng 2 phút 30 giây. Trái lại, trước nhà để xe đạp, cuộc tranh luận kéo dài 45 phút xoay quanh việc nên lợp mái bằng nhôm, amiăng hay tôn mạ kẽm, và liệu không xây thì có tốt hơn không. Parkinson mỉa mai rằng rốt cuộc số tiền tiết kiệm được cũng chẳng bao nhiêu.
Cảnh này thật ra được giới thiệu như một nhánh phụ tách ra từ Định luật Parkinson, tức “công việc nở ra cho vừa đầy thời gian được cấp”, cũng là nhan đề của cuốn sách. Vì thế, nên đọc Định luật về sự tầm thường không phải như một câu đùa tách rời, mà như một trong chùm quan sát về cách các tổ chức làm việc.
Hạng mục cà phê còn kéo dài hơn, chiếm 1 giờ 15 phút, và cuối cùng bị hoãn sang cuộc họp sau, giao cho thư ký thu thập thêm tài liệu. Câu chuyện này không phải kết quả khảo sát thực tế mà là lời châm biếm tổ chức quan liêu, nhưng nó tồn tại lâu vì ai đọc cũng nhớ đến một cuộc họp tương tự.
Vì sao chuyện nhỏ lại khiến người ta nói nhiều
Câu chuyện nhà để xe đạp có sức thuyết phục vì chạm đúng tâm lý con người. Lò phản ứng quá xa lạ nên người ta tin rằng chuyên gia chắc đã lo ổn thỏa rồi bỏ qua, còn nhà để xe đạp thì ai cũng hình dung được trong đầu nên muốn góp thêm đôi lời.
(1) Sự tự tin rằng mình hiểu được
Khi số tiền nằm trong tầm kinh nghiệm sống của mình và hình dáng cũng hình dung được, người ta dễ cảm thấy ý kiến của mình có ích. Việc không biết thì im lặng, việc biết thì nói nhiều.
(2) Dấu vết của sự đóng góp
Trong cuộc họp mà không nói gì thì thấy bất an, như thể chỉ ngồi cho đủ chỗ. Nếu hạng mục lớn đã qua, người ta muốn để lại bằng chứng đã tham gia, dù chỉ ở hạng mục nhỏ.
Cảnh tượng tương tự cũng thường gặp trong đời thường. Lúc định chiến lược sản phẩm mới thì im lặng, nhưng khi chọn thực đơn cơm hộp cho sự kiện hay đặt tên nhóm chat thì ý kiến tuôn ra. Vì có nói sai cũng ít gánh nặng, và ai cũng có sở thích riêng nên dễ lên tiếng.
Nghiên cứu thực nghiệm cũng cho thấy xu hướng tương tự. Trong một thí nghiệm kinh tế học năm 2021, người tham gia thu thập quá nhiều thông tin ở những quyết định nhỏ chỉ cần ít thông tin, và dừng quá sớm ở những quyết định lớn cần thu thập nhiều. Lời giải thích là vấn đề lớn thì phức tạp khiến người ta kiệt sức từ trước, còn vấn đề nhỏ dễ hiểu nên bị bám giữ rất lâu.
Biệt danh trong thế giới phần mềm: bike-shedding
Định luật này lan rộng trong giới lập trình viên với cái tên bike-shedding, lấy từ câu chuyện nhà để xe đạp. Năm 1999, nhà phát triển người Đan Mạch Poul-Henning Kamp đăng bài “Nhà để xe đạp màu gì thì sao tôi phải quan tâm?” lên cộng đồng phát triển hệ điều hành BSD, và từ đó thuật ngữ này được biết đến rộng rãi. Sau đó, nó được dùng trong toàn bộ lĩnh vực phát triển phần mềm.
Ở nơi phát triển phần mềm, thường gặp cảnh cấu trúc của tính năng mới được giải quyết trong vài dòng, còn những vấn đề nhỏ như tên biến, kiểu viết mã, màu màn hình lại bị tranh luận kéo dài. Hiểu cấu trúc cần học lâu dài, còn tên và màu thì ai cũng có thể nêu ý kiến.
Khi chuyện này lặp lại, cuộc thảo luận thiết kế vốn quan trọng thì trở nên nông, và chỉ làm đội ngũ mất sức. Vấn đề nhỏ khó có kết luận dễ dàng, nhưng ai cũng góp thêm được một lời nên cuộc tranh cãi cứ kéo dài mãi.
Cũng có những định luật gọi nguyên lý tương tự bằng tên khác.
- Định luật Sayre (Sayre’s Law): luận điểm cho rằng trong một cuộc tranh cãi, cường độ cảm xúc tỉ lệ nghịch với giá trị của vấn đề đang bị đem ra bàn.
- Định luật Wadler (Wadler’s Law): nhận định rằng thảo luận về thiết kế ngôn ngữ lập trình dồn vào cú pháp, tức vẻ bề ngoài, hơn là ngữ nghĩa.
Mẹo tránh cái bẫy trong cuộc họp
Biết định luật không có nghĩa là phải chặn hết mọi cuộc bàn bạc nhỏ nhặt. Những việc nhỏ tích tụ lại cũng làm thay đổi trải nghiệm làm việc. Vấn đề là sự cân bằng giữa mức độ quan trọng và thời gian bị phá vỡ, nên chỉ cần đặt vài cơ chế để lấy lại cân bằng là đủ.
(1) Chia thời gian trước
Định trước mức thời gian tối đa cho mỗi hạng mục, và dành cho hạng mục lớn nhất khoảng thời gian rộng rãi trước tiên.
(2) Đọc tài liệu trước
Với hạng mục phức tạp, chia sẻ tài liệu trước cuộc họp để giảm tình trạng bỏ qua chỉ vì thấy xa lạ.
(3) Giao việc quyết định nhỏ
Những quyết định dễ rút lại và ít ảnh hưởng thì giao cho một người phụ trách, những người còn lại chỉ nêu ý kiến ngắn gọn.
Một điều nữa cần nhớ là vai trò của người điều hành cuộc họp. Nếu người điều phối nhẹ nhàng chỉ ra rằng cuộc thảo luận đang dài so với tầm quan trọng của hạng mục, những người tham dự cũng có thể chuyển sang mục tiếp theo mà không áp lực. Sẽ tốt nếu cùng chia sẻ rằng đó không phải là cắt ngang cuộc thảo luận, mà là để dành sức cho những hạng mục quan trọng.
Khi thấy cuộc thảo luận đang kéo dài giữa cuộc họp, bạn chỉ cần tự hỏi một điều: vấn đề này tạo ra khác biệt lớn đến đâu với mục tiêu chung? Nếu nhỏ, chuyển sang hạng mục tiếp theo là xong.
Trước việc lớn, biết bước thêm một bước để cân nhắc kỹ; trước việc nhỏ, biết lùi một bước để giao phó. Tâm thế ấy chính là bước đầu tiên của Định luật về sự tầm thường.
