Al elegir leche en el refrigerador de una tienda de conveniencia, quizá alguna vez hayas sacado a propósito un envase del fondo. Esto se debe a que, cuanto más al fondo, más probable es encontrar productos con una fecha de caducidad más lejana. Detrás de esta pequeña costumbre de colocar los productos se esconde un antiguo principio que rige el funcionamiento de almacenes y tiendas.
Este método de gestión de inventarios, que consiste en dar salida primero a los productos que entraron antes, se llama «primero en entrar, primero en salir (First In, First Out)». En pocas palabras, consiste en despachar los productos empezando por los que llevan más tiempo almacenados, para evitar que se queden olvidados en el almacén o se deterioren. El nombre es sencillo, pero aplicar el método exige trabajo, desde el diseño de las estanterías hasta la forma de llevar los registros.
En este material veremos, por orden, qué significa «primero en entrar, primero en salir» y por qué es necesario, cómo funcionan el método que da prioridad a la fecha de caducidad y el que invierte el orden de salida, cómo se respeta la secuencia en el almacén y cómo se usa ese mismo nombre en contabilidad.
El principio de dar salida primero a lo que entró antes
¿Qué significa «primero en entrar, primero en salir» y por qué es necesario?
Cuando el mismo producto llega al almacén en varias entregas, en las estanterías se acumulan lotes con distintas fechas de entrada. Si se despachan siempre los productos de delante, que son los más fáciles de sacar, los del fondo pueden quedarse allí durante meses. Para evitarlo, el método «primero en entrar, primero en salir» establece que los productos se despachen en el orden en que llegaron.
(1) Evita el deterioro y el envejecimiento de las existencias
Cuanto más tiempo se almacenan los productos que pierden valor con el paso del tiempo, como los alimentos y los medicamentos, mayor es la cantidad que acaba desechándose. Si se respeta el orden de salida, la mayoría de las existencias llega al cliente antes de que venza el plazo.
(2) Ayuda a prepararse para los cambios de moda y de modelo
Incluso los productos que no se estropean se vuelven difíciles de vender cuando sale un modelo nuevo o cambia el envase. Despachar primero las existencias más antiguas ayuda a reducir la acumulación de productos difíciles de vender.
(3) Facilita el control del inventario
Si los productos salen en el orden en que llegaron, es más fácil hacerse una idea de cuándo entraron los que aún quedan en la estantería. También hay que rebuscar con menos frecuencia por toda la estantería para encontrar las existencias más antiguas.
«Primero en caducar, primero en salir» y «último en entrar, primero en salir», otras formas de fijar el orden
El orden de entrada es uno de los criterios posibles. El orden de salida también puede variar según las características de los productos.
- Primero en caducar, primero en salir (First Expired, First Out). Este método da salida primero a los productos cuya fecha límite de venta o de consumo vence antes, con independencia de cuándo llegaron. Se usa mucho en almacenes de alimentos y medicamentos, ya que un lote recibido más tarde puede tener un plazo más corto.
- Último en entrar, primero en salir (Last In, First Out). Este método consiste en retirar primero los productos que llegaron más tarde. Los materiales que se almacenan en montones y se retiran desde arriba, como la arena o el carbón, siguen este orden de forma natural.
- Primero en entrar, primero en salir (First In, First Out). Es el método básico más utilizado para las existencias de productos que se reciben en varias entregas y cuya calidad apenas cambia con el tiempo.
Sea cual sea el método elegido, lo importante es establecer un orden que respeten todas las personas que trabajan en el almacén.
Cómo aplicar en el almacén el método «primero en entrar, primero en salir»
Aunque se establezca una regla, cuando hay mucho trabajo es fácil sacar primero lo que está más a mano. Por eso, para asegurar el orden de salida, los almacenes se apoyan en su diseño y en los registros, en vez de depender de los hábitos del personal.
(1) Estanterías que se cargan por detrás y se descargan por delante
Las estanterías dinámicas (Flow Rack) tienen rodillos inclinados por los que descienden las cajas. Se cargan por detrás y se descargan por delante, de modo que las primeras cajas que se colocan salen primero de forma automática. Las estanterías de acceso por ambos lados (Drive-Through Rack), en las que una carretilla elevadora entra por un lado y sale por el otro, funcionan según el mismo principio.
(2) Etiquetado con la fecha de entrada y el número de lote
Cada caja se etiqueta con la fecha de entrada, la fecha límite de consumo y el número de lote, que identifica un conjunto de productos fabricados en las mismas condiciones. El personal consulta las etiquetas para elegir el lote más antiguo y, si surge algún problema, puede retirar únicamente los productos del lote afectado.
(3) Instrucciones de despacho del sistema de gestión de almacenes
El sistema de gestión de almacenes (Warehouse Management System) guarda la fecha de entrada y las demás fechas de cada partida del inventario. En el momento del despacho, indica de inmediato al operario qué lote debe retirar y de qué ubicación.
El método «primero en entrar, primero en salir» en contabilidad
La expresión «primero en entrar, primero en salir» también se usa en los libros contables. Cuando se ha comprado el mismo producto varias veces a precios distintos, designa un método para decidir qué precio se toma como costo del producto vendido.
Supuestos sobre el flujo de costos y normas internacionales
- Método «primero en entrar, primero en salir» (First-In, First-Out Method). Este método asigna al costo de los productos vendidos los precios de compra en orden, empezando por los de las primeras compras. Cuando suben los precios, las existencias restantes se registran a valores cercanos a los más recientes.
- Método del costo promedio ponderado (Weighted Average Cost Method). Este método usa el promedio de todos los precios de compra como costo y distribuye de manera uniforme el efecto de las subidas y bajadas de precios.
- Método «último en entrar, primero en salir» (Last-In, First-Out Method). Este método toma como costo primero los precios de las compras más recientes. Las Normas Internacionales de Información Financiera (International Financial Reporting Standards) eliminaron este método al revisar en 2003 la norma sobre inventarios (IAS 2) y aplicaron el cambio a partir de 2005.
El orden que se aplica en los libros contables no coincide necesariamente con el orden en que se retiran las cajas. Conviene distinguir ambos usos de «primero en entrar, primero en salir». En el almacén es una regla para conservar los productos y en contabilidad es una convención para calcular los costos.
El método «primero en entrar, primero en salir» nace de la costumbre de respetar el orden en que llegan los productos, sin necesidad de técnicas especiales. Cuando se cumple este principio sencillo, se desechan menos existencias y los clientes reciben productos frescos.
Recordar el orden de entrada y despachar los productos en esa misma secuencia es el primer paso para mantener las existencias en buen estado.
