आपने कभी सुविधा स्टोर के फ्रिज से दूध चुनते समय जानबूझकर पीछे रखा पैकेट निकाला होगा। ऐसा इसलिए कि अक्सर पीछे रखे उत्पादों की उपयोग अवधि अधिक बची होती है। सामान सजाने की इस छोटी-सी आदत के पीछे गोदामों और दुकानों के संचालन का एक पुराना सिद्धांत छिपा है।
इस तरह पहले आए माल को पहले बाहर भेजने की भंडार संचालन पद्धति को ‘प्रथम आवक, प्रथम निर्गम (First In, First Out)’ कहते हैं। सरल शब्दों में इसका अर्थ है ‘सबसे लंबे समय से रखे माल को क्रम से पहले बाहर भेजना, ताकि गोदाम में माल पड़ा-पड़ा पुराना या खराब न हो।’ नाम सरल है, लेकिन इसका पालन करने के लिए शेल्फ की बनावट से लेकर रिकॉर्ड रखने के तरीके तक काफी काम करना पड़ता है।
इस सामग्री में हम क्रम से प्रथम आवक, प्रथम निर्गम का अर्थ और उसकी आवश्यकता, तारीख पर आधारित पहले समाप्त होने वाला माल पहले निकालने की पद्धति और उलटे क्रम में माल निकालने वाली अंतिम आवक, प्रथम निर्गम पद्धति, गोदाम में क्रम बनाए रखने के तरीके तथा लेखांकन में इसी नाम के उपयोग को समझेंगे।
पहले आए माल को पहले बाहर भेजने का सिद्धांत
प्रथम आवक, प्रथम निर्गम क्या है और इसकी आवश्यकता क्यों है?
जब एक ही माल कई बार अलग-अलग खेपों में गोदाम में आता है, तो शेल्फ पर अलग-अलग आवक तिथियों वाली खेपें एक साथ जमा हो जाती हैं। यदि हर बार केवल आगे रखा आसानी से निकाला जा सकने वाला माल ही भेजा जाए, तो भीतर रखा माल कई महीनों तक वहीं पड़ा रहता है। ऐसी स्थिति रोकने के लिए प्रथम आवक, प्रथम निर्गम में माल को उसके आने के क्रम में बाहर भेजा जाता है।
(1) माल को खराब और पुराना होने से बचाता है
खाद्य पदार्थों और दवाइयों जैसी वस्तुओं का मूल्य समय के साथ घटता है, इसलिए जितने लंबे समय तक वे पड़ी रहती हैं, उतनी ही अधिक मात्रा में उन्हें फेंकना पड़ता है। क्रम का पालन करने पर अधिकांश माल निर्धारित अवधि के भीतर ग्राहकों तक पहुँच जाता है।
(2) बदलते चलन और मॉडल के लिए तैयार रखता है
खराब न होने वाली वस्तुओं को भी नया मॉडल आने या पैकेजिंग बदलने के बाद बेचना कठिन हो जाता है। पुराने माल को पहले भेजने से ऐसे न बिकने वाले भंडार का जमाव कम किया जा सकता है।
(3) भंडार की स्थिति समझना आसान होता है
यदि माल आने के क्रम में बाहर जाता है, तो यह अनुमान लगाना आसान होता है कि शेल्फ पर अभी बचा माल कब आया था। पुराना माल खोजने के लिए पूरी शेल्फ खंगालने की आवश्यकता भी कम हो जाती है।
पहले समाप्त, पहले निर्गम और अंतिम आवक, प्रथम निर्गम: क्रम तय करने के अन्य तरीके
आवक का क्रम ही एकमात्र आधार नहीं है। वस्तु की प्रकृति के अनुसार उसे बाहर भेजने का क्रम अलग भी तय किया जाता है।
- पहले समाप्त, पहले निर्गम (First Expired, First Out): इस पद्धति में माल के आने की तारीख के बजाय उसकी बिक्री या उपभोग की अंतिम तिथि के अनुसार पहले समाप्त होने वाले माल को पहले बाहर भेजा जाता है। बाद में आई खेप की शेष अवधि भी कम हो सकती है, इसलिए खाद्य पदार्थों और दवाइयों के गोदामों में इसका व्यापक उपयोग होता है।
- अंतिम आवक, प्रथम निर्गम (Last In, First Out): इस पद्धति में बाद में आया माल पहले निकाला जाता है। रेत या कोयले जैसी वस्तुएँ, जिन्हें ऊँचा ढेर लगाकर रखा जाता है और ऊपर से निकाला जाता है, स्वाभाविक रूप से इसी क्रम का पालन करती हैं।
- प्रथम आवक, प्रथम निर्गम (First In, First Out): यह सामान्य भंडार के लिए सबसे व्यापक रूप से इस्तेमाल होने वाली मूल पद्धति है, जिसमें समय के साथ गुणवत्ता में बहुत कम बदलाव आता है और एक ही माल कई बार आता है।
चाहे कोई भी पद्धति चुनी जाए, महत्वपूर्ण यह है कि गोदाम में सभी लोगों के लिए एक ही क्रम का पालन करना तय हो।
गोदाम में प्रथम आवक, प्रथम निर्गम का पालन कैसे करें
सिद्धांत तय होने पर भी व्यस्त कार्यस्थल पर हाथ के पास रखा माल पहले निकाल लेने की संभावना रहती है। इसलिए गोदाम लोगों की आदतों पर निर्भर रहने के बजाय संरचना और रिकॉर्ड के माध्यम से क्रम बनाए रखते हैं।
(1) पीछे से भरने और आगे से निकालने वाली शेल्फ
प्रवाह रैक (Flow Rack) में बक्से ढलान वाले रोलरों पर फिसलकर नीचे आते हैं। इसे पीछे से माल भरने और आगे से निकालने के लिए बनाया जाता है, इसलिए पहले रखा बक्सा अपने आप पहले निकलता है। ड्राइव-थ्रू रैक (Drive-Through Rack), जिसमें फोर्कलिफ्ट एक ओर से प्रवेश करके दूसरी ओर से निकलती है, भी इसी सिद्धांत पर काम करता है।
(2) आवक तिथि और लॉट संख्या का अंकन
हर बक्से पर आवक तिथि, उपभोग की अंतिम तिथि और लॉट संख्या लगाई जाती है। लॉट संख्या समान परिस्थितियों में तैयार की गई खेप को दर्शाती है। कर्मचारी इन चिह्नों को देखकर सबसे पुरानी खेप चुनते हैं, और समस्या होने पर केवल उसी लॉट का माल चुनकर वापस मँगाया जा सकता है।
(3) गोदाम प्रबंधन प्रणाली के निर्गम निर्देश
गोदाम प्रबंधन प्रणाली (Warehouse Management System) प्रत्येक माल की आवक तिथि और अन्य तारीख संबंधी जानकारी दर्ज रखती है तथा माल भेजते समय कर्मचारी को तुरंत बताती है कि किस स्थान से कौन-सी खेप निकालनी है।
लेखांकन में प्रथम आवक, प्रथम निर्गम का उपयोग
प्रथम आवक, प्रथम निर्गम शब्द का उपयोग बहीखातों में भी होता है। जब एक ही माल कई बार अलग-अलग कीमतों पर खरीदा गया हो, तो यह बेचे गए माल की लागत किस कीमत पर मानी जाए, इसे तय करने की पद्धति को दर्शाता है।
लागत प्रवाह की धारणा और अंतरराष्ट्रीय मानक
- प्रथम आवक, प्रथम निर्गम विधि (First-In, First-Out Method): इस विधि में पहले खरीदे गए माल की कीमत को क्रम से बेचे गए माल की लागत माना जाता है। कीमतें बढ़ने पर बचे हुए भंडार का मूल्य हाल की कीमतों के करीब दिखाया जाता है।
- भारित औसत लागत विधि (Weighted Average Cost Method): इस विधि में सभी खरीद कीमतों के औसत को लागत के रूप में इस्तेमाल किया जाता है, जिससे कीमतों के उतार-चढ़ाव का प्रभाव समान रूप से बँट जाता है।
- अंतिम आवक, प्रथम निर्गम विधि (Last-In, First-Out Method): इस विधि में बाद में खरीदे गए माल की कीमत को पहले लागत माना जाता है। अंतरराष्ट्रीय वित्तीय रिपोर्टिंग मानकों (International Financial Reporting Standards) ने 2003 में भंडार संबंधी मानक (IAS 2) में संशोधन करते हुए इस विधि को हटा दिया और यह बदलाव 2005 से लागू हुआ।
बहीखातों में अपनाई गई विधि का वास्तविक रूप से पहले निकाले गए बक्से के क्रम से मेल खाना आवश्यक नहीं है। यह अंतर समझना उपयोगी है कि गोदाम में प्रथम आवक, प्रथम निर्गम माल को सुरक्षित रखने का नियम है, जबकि लेखांकन में यह लागत की गणना करने की एक स्वीकृत पद्धति है।
प्रथम आवक, प्रथम निर्गम किसी विशेष तकनीक से नहीं, बल्कि माल के आने के क्रम का सम्मान करने की आदत से शुरू होता है। जब इस सरल सिद्धांत का पालन होता है, तो फेंका जाने वाला माल कम होता है और ग्राहकों को ताजा वस्तुएँ मिलती हैं।
माल के आने का क्रम याद रखना और उसी क्रम में उसे बाहर भेजना, भंडार को अच्छी स्थिति में रखने की दिशा में माल प्रबंधन का पहला कदम है।
