ऑनलाइन शॉपिंग मॉल में अपनी पसंद का सामान कार्ट में डालने के बाद यदि ‘अस्थायी रूप से स्टॉक खत्म’ का संदेश दिखाई दे, तो हम बिना हिचकिचाए दूसरे शॉपिंग मॉल पर चले जाते हैं। किसी कंपनी के लिए स्टॉक खत्म होने का अर्थ केवल उस दिन की बिक्री खोना ही नहीं, बल्कि ग्राहक खोना भी है। इसीलिए गोदाम में सामान्य बिक्री की जरूरत से थोड़ा अधिक सामान हमेशा रखा जाता है। यही अतिरिक्त सामान ‘सुरक्षा भंडार (Safety Stock)’ है।
सरल शब्दों में, सुरक्षा भंडार का अर्थ है ‘मांग अचानक बढ़ने या माल आने में देर होने जैसी अप्रत्याशित परिस्थितियों के लिए अतिरिक्त रूप से रखा गया भंडार’। यह बहुत कम हो तो स्टॉक खत्म हो जाता है, और बहुत अधिक हो तो गोदाम का खर्च तथा उसमें फँसी पूँजी बढ़ जाती है। इसलिए कितना माल अतिरिक्त रखा जाए, यह तय करना रसद और भंडार प्रबंधन का एक मुख्य कार्य है।
इस सामग्री में सुरक्षा भंडार की अवधारणा और उसकी जरूरत से लेकर पुनः ऑर्डर बिंदु के साथ उसके संबंध, संख्याओं से उसकी गणना करने के तरीके और उसका उचित स्तर बनाए रखने की प्रबंधन रणनीतियों तक को सरल ढंग से समझाया गया है।
सुरक्षा भंडार की अवधारणा और गणना की विधि
सुरक्षा भंडार क्या है?
गोदाम के भंडार को मुख्यतः दो हिस्सों में बाँटा जा सकता है। एक वह भंडार है जो सामान्य बिक्री को पूरा करता है, और दूसरा वह जो अनुमान गलत होने की स्थिति के लिए रखा जाता है। सुरक्षा भंडार दूसरे हिस्से में आता है। यह आपातकालीन बचत जैसा है, जिसे सामान्य समय में नहीं छुआ जाता और संकट आने पर इस्तेमाल किया जाता है।
- चक्र भंडार (Cycle Stock): अगली खेप आने तक औसत बिक्री को पूरा करने के लिए रखा गया भंडार।
- सुरक्षा भंडार (Safety Stock): मांग और आपूर्ति की अनिश्चितता से निपटने के लिए रखा गया बफ़र भंडार।
- स्टॉक खत्म होना (Stockout): वह स्थिति जिसमें भंडार समाप्त हो जाने के कारण ऑर्डर पूरा नहीं किया जा सकता।
अनिश्चितता दो दिशाओं से आती है। एक है मांग में उतार-चढ़ाव, जब मौसम, चलन या छूट के आयोजन के कारण बिक्री अचानक बढ़ जाती है। दूसरी है आपूर्ति में उतार-चढ़ाव, जब कारखाने में उत्पादन की बाधा, बंदरगाह पर भीड़ या सीमा शुल्क मंजूरी में देरी के कारण माल तय समय से देर से पहुँचता है।
पुनः ऑर्डर बिंदु और सुरक्षा भंडार का संबंध
सुरक्षा भंडार का उपयोग यह तय करते समय भी किया जाता है कि ‘दोबारा ऑर्डर कब देना है’। जब भंडार घटकर एक निश्चित स्तर तक आ जाता है, तब नया ऑर्डर दिया जाता है। इस निर्धारित सीमा को ‘पुनः ऑर्डर बिंदु (Reorder Point)’ कहते हैं।
(1) आपूर्ति अवधि
ऑर्डर देने के बाद माल के गोदाम में पहुँचने तक लगने वाले समय को ‘आपूर्ति अवधि (Lead Time)’ कहते हैं। इस दौरान भी बिक्री चलती रहती है, इसलिए उस समय बिकने वाली मात्रा पहले से बचाकर रखनी चाहिए।
(2) पुनः ऑर्डर बिंदु का सूत्र
पुनः ऑर्डर बिंदु निकालने के लिए प्रतिदिन की औसत मांग को आपूर्ति अवधि से गुणा किया जाता है और उसमें सुरक्षा भंडार जोड़ा जाता है। सूत्र के रूप में, पुनः ऑर्डर बिंदु = प्रतिदिन की औसत मांग × आपूर्ति अवधि + सुरक्षा भंडार।
(3) सुरक्षा भंडार की भूमिका
यदि सब कुछ अनुमान के अनुसार चले, तो नया माल पहुँचने के समय सुरक्षा भंडार के बराबर माल बचा रहेगा। मांग अचानक बढ़ जाए या डिलीवरी में देरी हो जाए, तब भी यही अतिरिक्त मात्रा स्टॉक खत्म होने से बचाती है।
संख्याओं से सुरक्षा भंडार की गणना
सुरक्षा भंडार को अंदाजे से तय करने के बजाय सांख्यिकी के आधार पर गणना करना सामान्य प्रथा है। जब केवल मांग के उतार-चढ़ाव पर विचार किया जाए और आपूर्ति अवधि को निश्चित माना जाए, तो सबसे अधिक इस्तेमाल होने वाला सूत्र इस प्रकार है।
सुरक्षा भंडार = सेवा स्तर गुणांक × दैनिक मांग का मानक विचलन × √आपूर्ति अवधि
यहाँ ‘सेवा स्तर (Service Level)’ का अर्थ है आपूर्ति अवधि के दौरान स्टॉक खत्म न होने की प्रायिकता। सामान्य वितरण के आधार पर 90% के लिए लगभग 1.28, 95% के लिए लगभग 1.65 और 99% के लिए लगभग 2.33 का गुणांक इस्तेमाल किया जाता है।
आपूर्ति अवधि का वर्गमूल लेने का भी एक कारण है। दैनिक मांग में उतार-चढ़ाव किसी दिन अधिक और किसी दिन कम होता है, जिससे वे कुछ हद तक एक-दूसरे की भरपाई करते हैं। इसलिए अवधि 4 गुना बढ़ने पर भी कुल उतार-चढ़ाव का आकार बताने वाला मानक विचलन 4 गुना के बजाय केवल 2 गुना बढ़ता है। यदि आपूर्ति अवधि स्वयं भी बदलती रहती हो, तो उसके उतार-चढ़ाव को शामिल करने वाला अधिक जटिल सूत्र इस्तेमाल करना चाहिए।
[उदाहरण] प्रतिदिन औसतन 100 इकाइयाँ बिकने वाला बोतलबंद पानी
मान लीजिए कि किसी उत्पाद की दैनिक औसत बिक्री 100 इकाइयाँ, दैनिक बिक्री का मानक विचलन 20 इकाइयाँ और आपूर्ति अवधि 9 दिन है। 9 दिन का वर्गमूल 3 है, इसलिए सेवा स्तर 95% तय करने पर सुरक्षा भंडार 1.65 × 20 × 3, अर्थात लगभग 99 इकाइयाँ होगा। पुनः ऑर्डर बिंदु 100 × 9 + 99, अर्थात लगभग 999 इकाइयाँ है, इसलिए भंडार घटकर लगभग 1,000 इकाइयों तक पहुँचने पर ऑर्डर देना चाहिए।
उसी उत्पाद का सेवा स्तर बढ़ाकर 99% करने पर सुरक्षा भंडार लगभग 140 इकाइयों तक बढ़ जाता है। इसका अर्थ है कि स्टॉक खत्म होने की प्रायिकता 4 प्रतिशत अंक घटाने के लिए सुरक्षा भंडार में 40% से अधिक की वृद्धि करनी पड़ती है। यह दिखाता है कि पूर्णता के जितना करीब पहुँचते हैं, लागत उतनी ही तेजी से बढ़ती है।
सुरक्षा भंडार घटाने की 4 प्रबंधन रणनीतियाँ
सुरक्षा भंडार स्टॉक खत्म होने से बचाने वाला बीमा है, लेकिन बीमा प्रीमियम की तरह इसकी भी लागत होती है। इसलिए कंपनियाँ जोखिम को उसी स्तर पर रखते हुए भंडार की मात्रा घटाने के तरीके खोजती हैं।
(1) मांग के पूर्वानुमान की सटीकता बढ़ाना
बिक्री के रिकॉर्ड, मौसम और आयोजनों की समय-सारणी का एक साथ विश्लेषण करके पूर्वानुमान की त्रुटि घटाने पर मानक विचलन कम होता है और आवश्यक सुरक्षा भंडार भी घटता है।
(2) आपूर्ति अवधि घटाना
आपूर्तिकर्ता को पास के स्थान से चुनकर या परिवहन का तरीका बदलकर आपूर्ति अवधि घटाने से गणना के सूत्र में वर्गमूल का मान कम हो जाता है।
(3) वस्तु के अनुसार अलग स्तर तय करना
बिक्री में बड़ा हिस्सा रखने वाली प्रमुख वस्तुओं के लिए सेवा स्तर ऊँचा और कम बिकने वाली वस्तुओं के लिए कम तय करके सीमित गोदाम स्थान और पूँजी का कुशल उपयोग किया जाता है।
(4) जानकारी साझा करना
आपूर्तिकर्ताओं के साथ बिक्री की जानकारी वास्तविक समय में साझा करने से बुलव्हिप प्रभाव को कम किया जा सकता है, जिसमें छोटे उतार-चढ़ाव आपूर्ति शृंखला में पीछे की ओर बढ़ते हुए बड़े हो जाते हैं। इससे अनावश्यक भंडार घटाया जा सकता है।
सुरक्षा भंडार अनिश्चित दुनिया में वादे निभाने के लिए एक बफ़र है। कोरोना19 के बाद आपूर्ति शृंखलाओं में अस्थिरता आने से कई कंपनियाँ भंडार को न्यूनतम रखने के तरीके से हटकर संकट के लिए अतिरिक्त गुंजाइश रखने को फिर से महत्व देने लगीं। उन्होंने जरूरत भर का माल ठीक समय पर मँगाने वाली ‘समय पर आपूर्ति (Just in Time)’ पद्धति में अप्रत्याशित परिस्थितियों के लिए तैयार रहने वाली ‘एहतियाती तैयारी (Just in Case)’ की समझ जोड़नी शुरू की।
फिर भी, बिना सोचे-समझे भंडार बढ़ाना समाधान नहीं है। सुरक्षा भंडार तीन संख्यात्मक मानों से तय होता है: मांग में उतार-चढ़ाव, आपूर्ति अवधि और लक्षित सेवा स्तर। इन मानों की लगातार जाँच और संशोधन करने पर ही लागत और निश्चिंतता के बीच संतुलन पाया जा सकता है।
कितना बिकेगा, यह सोचने से पहले अनुमान कितना गलत हो सकता है, इसका आकलन करना ही स्टॉक खत्म हुए बिना रसद चलाने की दिशा में पहला कदम है।
