Si alguna vez has comprado directamente en el extranjero, seguramente te suene la expresión «despacho aduanero». Es el proceso por el que los artículos que has pedido pasan por la aduana y entran en el país. Lo mismo ocurre en el comercio entre empresas. Cuando las mercancías cruzan una frontera, deben contar con la autorización de la aduana, y el documento más importante en ese momento es el certificado de declaración aduanera de importación o exportación, conocido comúnmente como «certificado aduanero».
En pocas palabras, el certificado aduanero es el «pasaporte» que permite a las mercancías cruzar la frontera, la «declaración» que se presenta ante la aduana y, por último, la «autorización» que acredita que el despacho ha concluido. En una sola hoja se recoge toda la información sobre las mercancías importadas o exportadas, incluidos los aspectos fiscales. Por eso ocupa un lugar central en el proceso comercial.
Sin embargo, cuando tienes el certificado delante, es fácil que tantos términos desconocidos, cifras y casillas apretadas te den dolor de cabeza. Puedes pensar que basta con encargárselo a un agente de aduanas, pero si te dedicas al comercio exterior, conviene que sepas al menos cómo se declaran tus mercancías y qué impuestos pagas para evitar gastos innecesarios o problemas legales. Aquí reunimos los puntos esenciales del certificado de declaración aduanera, un documento indispensable para importar y exportar, de forma que cualquiera pueda entenderlos aunque esté empezando.
¿Qué es exactamente el certificado aduanero y por qué es importante?
El certificado de declaración aduanera acredita que la aduana ha comprobado y aceptado (autorizado) la declaración en la que el importador o exportador comunica: «Voy a exportar (o importar) estas mercancías». Según la legislación aduanera, todas las mercancías importadas o exportadas deben declararse ante la aduana. Solo una vez completado este trámite y emitido el certificado se pueden cargar o descargar las mercancías.
¿Por qué es tan importante el certificado aduanero?
Prueba de la legalidad del despacho aduanero. El certificado es el único documento que acredita que las mercancías cruzaron la frontera legalmente, conforme a la legislación aduanera. Introducir o sacar mercancías sin el certificado se sanciona como contrabando de importación o exportación.
Base para la liquidación de aranceles e impuestos. El certificado de importación recoge con precisión el precio de las mercancías, el tipo arancelario, el impuesto sobre el valor añadido (IVA) y los demás datos relativos a los tributos que deben pagarse. La aduana recauda los tributos a partir de esta información, y la empresa importadora la utiliza para pagarlos y deducir el IVA soportado.
Fuente de datos para las estadísticas y la política comercial. El certificado aporta los datos más básicos e importantes para determinar el volumen total de importaciones y exportaciones del país y formular la política comercial.
Base para las revisiones posteriores y la devolución de aranceles. Una vez concluido el despacho, la aduana puede realizar revisiones posteriores tomando como referencia el certificado. Los certificados de importación y exportación también son imprescindibles para solicitar la «devolución de aranceles» pagados al importar materias primas que se transforman y luego se exportan.
¿En qué se diferencian el certificado de importación y el de exportación?
Los certificados de declaración aduanera se dividen en dos grandes categorías, los de importación y los de exportación. Los formularios parecen similares, aunque la importancia de los datos que contienen varía un poco.
- Certificado de declaración de importación. El pago de tributos es lo principal
La función más importante del certificado de importación es garantizar «la correcta liquidación y el pago de los tributos». Como la aduana recauda aranceles e IVA sobre las importaciones, comprueba rigurosamente que el valor de las mercancías y los tipos aplicables se hayan declarado correctamente.
Datos clave que debes revisar en el certificado de importación
- Declarante e importador. Se indica quién presentó la declaración y quién introduce efectivamente las mercancías en el país. (El importador y la persona efectivamente obligada al pago de los tributos pueden ser distintos).
- Denominación y especificaciones de la mercancía (HS Code). Son los datos más importantes para identificar el producto. El tipo arancelario se determina según el HS Code, el código de clasificación de mercancías común en todo el mundo, por lo que es imprescindible consignarlo correctamente. Un error puede obligarte a pagar una liquidación adicional por declarar de menos o a pagar más tributos por declarar de más. Por ejemplo, aunque en ambos casos se trate de una camiseta, el HS Code cambia según sea de algodón al 100 % o de fibra sintética, y el tipo arancelario también puede variar.
- Tipo de transacción e importe del pago. Se consignan el precio real de la transacción (CIF, FOB, etc.) y la forma de pago. Ese precio sirve de base para determinar el valor en aduana.
- Importe de los tributos (aranceles, IVA, etc.). Se indica el importe total que debe pagarse por aranceles, IVA, impuesto especial sobre el consumo y otros tributos, calculado a partir del HS Code y del precio de la transacción.
- Verificación de los requisitos de importación. Determinadas mercancías, como los medicamentos, los alimentos y las armas de fuego, requieren permisos o autorizaciones conforme a la normativa aplicable. El certificado deja constancia de si se han cumplido esos requisitos.
- Certificado de declaración de exportación. La verificación de las mercancías y la devolución de aranceles son lo principal
Los aspectos fiscales tienen relativamente menos peso en el certificado de exportación que en el de importación. Como Corea del Sur fomenta las exportaciones, la mayoría de los productos exportados quedan libres de aranceles y a los bienes exportados se les aplica un tipo cero de IVA (0 %). Por tanto, el certificado de exportación sirve principalmente para comprobar que las mercancías se exportan tal como se declararon y, más adelante, para solicitar la devolución de aranceles o acreditar la aplicación del tipo cero de IVA.
Datos clave que debes revisar en el certificado de exportación
- Declarante y exportador. Se recogen los datos de quien realiza la exportación.
- Comprador (Buyer). Se recogen los datos del comprador extranjero que adquiere las mercancías.
- Denominación y especificaciones de la mercancía (HS Code). Estos datos son tan importantes como en la importación. Deben consignarse con precisión principalmente para elaborar estadísticas comerciales y comprobar los requisitos de devolución de aranceles, y tienen un papel menor en la determinación de los tributos.
- Importe del pago (según el precio FOB). Indica el precio de las mercancías exportadas y sirve de base para calcular el importe de la devolución de aranceles.
- Elegibilidad para la devolución simplificada automática. Existe un sistema que permite a las pequeñas y medianas empresas obtener la devolución de aranceles de forma sencilla al exportar determinados productos. El certificado indica si la operación reúne los requisitos para acogerse a ese sistema.
- Confirmación de que el embarque se ha completado. Tras la aceptación del certificado de exportación, queda por confirmar el embarque. La exportación solo se considera completada cuando el certificado deja constancia definitiva de que las mercancías se cargaron en un barco o avión y salieron del país. La devolución de aranceles y la aplicación del tipo cero de IVA también se basan en la confirmación del embarque.
¿Cómo utilizar y gestionar el certificado aduanero?
El certificado de declaración aduanera sigue siendo necesario después del despacho. Es un documento valioso que debes conservar con cuidado y utilizar mientras mantengas tu actividad comercial.
- Conservación rigurosa (5 años). Según la legislación aduanera, los certificados de declaración de importación y exportación y los demás documentos comerciales deben conservarse durante 5 años a partir de la fecha en que concluye el despacho aduanero. Así estarán disponibles en caso de revisión posterior por parte de la aduana o de inspección fiscal. Hoy en día es habitual conservarlos en formato electrónico en lugar de en papel.
- Solicitud de devolución de aranceles. Las empresas exportadoras pueden recuperar los aranceles pagados al importar materias primas utilizando el certificado de exportación como justificante. Para calcular con precisión el importe y solicitar la devolución, deben gestionar de forma sistemática sus certificados de importación y exportación.
- Justificante para las declaraciones fiscales. Las empresas importadoras usan el certificado de importación para deducir el IVA soportado y contabilizar los aranceles como gasto. Las empresas exportadoras usan el certificado de exportación para acreditar sus ventas y acogerse al tipo cero de IVA. Se trata de un justificante imprescindible al presentar las declaraciones fiscales.
- Acreditación de la actividad exportadora. Cuando un banco u otra entidad financiera evalúa una solicitud de crédito, o cuando la empresa participa en un programa de apoyo público, el certificado de exportación permite acreditar sus exportaciones.
[Consejo para quienes empiezan en el comercio exterior] Qué hacer si detectas un error en el certificado aduanero
Si la denominación, la cantidad, el precio u otros datos que figuran en el certificado difieren de los reales, debes presentar una «declaración de rectificación» ante la aduana por medio de un agente de aduanas en cuanto detectes el error. Si todavía no se ha efectuado el embarque o el despacho está en curso, la rectificación suele ser relativamente sencilla. Si el despacho ya ha concluido, el trámite puede complicarse porque, entre otras cosas, tendrás que presentar un escrito que explique el motivo y la documentación justificativa. En particular, los errores en el valor en aduana o en el HS Code pueden dar lugar a liquidaciones adicionales o multas administrativas más adelante, por lo que es importante actuar con rapidez y precisión.
El primer paso en el comercio exterior es el certificado aduanero
El certificado de declaración aduanera de importación y exportación es un documento administrativo clave que reúne toda la información de las operaciones comerciales con el extranjero. Al principio puede resultar poco familiar y difícil de interpretar, pero entender qué datos contiene es el primer paso para conocer el flujo logístico de tu negocio y evitar gastos anómalos.
Con los datos clave y los usos de los certificados de importación y exportación que hemos repasado, podrás revisarlos y gestionarlos con más confianza la próxima vez que tengas uno delante. Una gestión cuidadosa de los certificados sentará una base firme para una actividad de comercio exterior saneada y exitosa.
