Nếu từng mua hàng trực tiếp từ nước ngoài, hẳn bạn đã quen với từ “thông quan”. Đó là quá trình món hàng bạn đặt mua đi qua hải quan để vào trong nước. Hoạt động thương mại giữa các doanh nghiệp cũng vậy. Khi hàng hóa qua biên giới, nhất thiết phải được hải quan cho phép, và chứng từ quan trọng nhất lúc này chính là giấy xác nhận tờ khai xuất nhập khẩu, thường được gọi tắt là “giấy thông quan”.
Nói đơn giản, giấy thông quan vừa là “hộ chiếu” để hàng hóa qua biên giới, vừa là “tờ khai” nộp cho hải quan, đồng thời là “giấy phép” chứng minh thủ tục thông quan cuối cùng đã hoàn tất. Chỉ một tờ giấy này chứa toàn bộ thông tin về hàng hóa xuất nhập khẩu cùng các vấn đề thuế, nên có thể nói đây là chứng từ cốt lõi nhất trong quy trình thương mại quốc tế.
Tuy nhiên, khi thực sự nhìn vào giấy thông quan, những thuật ngữ xa lạ, vô số con số và các ô dày đặc thường khiến người xem đau đầu. Bạn có thể nghĩ chỉ cần giao cho chuyên viên khai thuê hải quan là xong, nhưng khi kinh doanh xuất nhập khẩu, bạn cần nắm được những nội dung cơ bản như hàng hóa của mình được khai báo thế nào và phải nộp những loại thuế nào để phòng tránh chi phí không cần thiết hoặc vấn đề pháp lý. Lần này, chúng tôi sẽ chọn lọc và hệ thống những nội dung cốt lõi về “giấy xác nhận tờ khai xuất nhập khẩu”, cửa ngõ của hoạt động xuất nhập khẩu, theo cách dễ hiểu ngay cả với người mới bắt đầu.
Giấy thông quan chính xác là gì và tại sao lại quan trọng?
Giấy xác nhận tờ khai xuất nhập khẩu là chứng từ chứng minh hải quan đã kiểm tra và chấp nhận (cho phép) nội dung mà đơn vị xuất nhập khẩu khai báo với hải quan rằng “chúng tôi sẽ xuất khẩu (hoặc nhập khẩu) những hàng hóa này”. Theo Luật Hải quan, tất cả hàng hóa xuất nhập khẩu đều phải được khai báo với hải quan, và chỉ sau khi trải qua quy trình này và được cấp giấy thông quan thì hàng hóa mới được phép xếp lên hoặc dỡ xuống.
Vậy tại sao giấy thông quan lại quan trọng đến thế?
Chứng từ chứng minh thông quan hợp pháp: Giấy thông quan là chứng từ duy nhất chứng minh hàng hóa đã qua biên giới hợp pháp và tuân thủ Luật Hải quan. Nếu đưa hàng ra hoặc vào mà không có giấy thông quan, bạn sẽ bị xử phạt về hành vi nhập lậu hoặc xuất lậu.
Cơ sở tính thuế hải quan và các loại thuế khác: Giấy thông quan nhập khẩu ghi chính xác thông tin về các khoản thuế phải nộp, như giá hàng hóa, thuế suất nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng. Hải quan thu thuế dựa trên thông tin này, còn doanh nghiệp nhập khẩu căn cứ vào đó để nộp thuế và khấu trừ thuế đầu vào.
Dữ liệu phục vụ thống kê thương mại và xây dựng chính sách: Giấy thông quan cung cấp dữ liệu cơ bản và quan trọng nhất để xác định quy mô xuất nhập khẩu của cả nước và xây dựng chính sách thương mại.
Căn cứ kiểm tra sau thông quan và hoàn thuế hải quan: Ngay cả sau khi thông quan hoàn tất, hải quan vẫn có thể tiến hành kiểm tra sau thông quan dựa trên giấy thông quan. Ngoài ra, giấy thông quan xuất nhập khẩu cũng là chứng từ thiết yếu khi đề nghị “hoàn thuế hải quan”, tức nhận lại khoản thuế đã nộp khi nhập nguyên liệu rồi gia công để xuất khẩu.
Giấy thông quan nhập khẩu và giấy thông quan xuất khẩu khác nhau thế nào?
Giấy xác nhận tờ khai xuất nhập khẩu được chia thành hai loại chính: giấy xác nhận tờ khai nhập khẩu và giấy xác nhận tờ khai xuất khẩu. Biểu mẫu trông có vẻ giống nhau, nhưng mức độ quan trọng của các thông tin trong đó có phần khác biệt.
- Giấy xác nhận tờ khai nhập khẩu: trọng tâm là nộp thuế
Vai trò quan trọng nhất của giấy thông quan nhập khẩu là “tính và nộp thuế chính xác”. Vì hải quan thu thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng đối với hàng nhập khẩu, cơ quan này kiểm tra nghiêm ngặt xem trị giá hàng hóa và thuế suất đã được khai báo chính xác hay chưa.
Những mục quan trọng nhất thiết phải kiểm tra trên giấy thông quan nhập khẩu
- Người khai hải quan và người nhập khẩu: Ghi rõ ai là người khai báo và chủ thể thực sự đưa hàng vào là ai. (Người nhập khẩu và người thực sự có nghĩa vụ nộp thuế có thể khác nhau.)
- Tên hàng và quy cách (HS Code): Đây là thông tin quan trọng nhất để xác định hàng hóa là gì. Vì thuế suất nhập khẩu được xác định theo HS Code, mã phân loại hàng hóa dùng chung trên toàn thế giới, nên việc ghi chính xác HS Code là bắt buộc. Ghi sai có thể khiến bạn phải nộp thuế truy thu do khai thiếu hoặc nộp nhiều thuế hơn do khai thừa. Ví dụ: Cùng là “áo phông”, nhưng HS Code và thuế suất có thể khác nhau tùy theo áo làm từ 100% bông hay từ sợi tổng hợp.
- Loại hình giao dịch và số tiền thanh toán: Ghi giá giao dịch thực tế của hàng hóa (CIF, FOB, v.v.) và phương thức thanh toán. Mức giá này là cơ sở xác định trị giá tính thuế hải quan.
- Số tiền thuế (thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng, v.v.): Ghi rõ tổng số thuế phải nộp, gồm thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng, thuế tiêu thụ cá biệt và các loại thuế khác, được tính dựa trên HS Code và giá giao dịch.
- Xác nhận điều kiện nhập khẩu: Một số hàng hóa như dược phẩm, thực phẩm, súng đạn cần có giấy phép hoặc phê duyệt theo pháp luật liên quan; mục này ghi nhận các điều kiện đó đã được đáp ứng hay chưa.
- Giấy xác nhận tờ khai xuất khẩu: trọng tâm là xác nhận hàng hóa và hoàn thuế
So với giấy thông quan nhập khẩu, vấn đề thuế trên giấy thông quan xuất khẩu có mức độ quan trọng tương đối thấp hơn. Do Hàn Quốc khuyến khích xuất khẩu nên phần lớn hàng xuất khẩu không bị đánh thuế xuất khẩu, và hàng hóa xuất khẩu được áp dụng thuế suất thuế giá trị gia tăng bằng không (0%). Vì vậy, mục đích chính của giấy thông quan xuất khẩu là “xác nhận hàng hóa thực tế có được xuất khẩu đúng như khai báo hay không”, đồng thời dùng làm căn cứ “hoàn thuế hải quan” hoặc “chứng minh điều kiện áp dụng thuế suất thuế giá trị gia tăng bằng không” về sau.
Những mục quan trọng nhất thiết phải kiểm tra trên giấy thông quan xuất khẩu
- Người khai hải quan và người xuất khẩu: Thông tin về chủ thể thực hiện xuất khẩu.
- Người mua (Buyer): Thông tin về người mua hàng ở nước ngoài.
- Tên hàng và quy cách (HS Code): Quan trọng tương tự như đối với nhập khẩu, nhưng cần ghi chính xác để phục vụ thống kê thương mại và kiểm tra điều kiện hoàn thuế hơn là để xác định số thuế.
- Số tiền thanh toán (theo giá FOB): Thông tin về giá hàng xuất khẩu. Đây là cơ sở tính số thuế hải quan được hoàn.
- Có thuộc diện hoàn thuế đơn giản tự động hay không: Có một cơ chế cho phép doanh nghiệp vừa và nhỏ được hoàn thuế hải quan theo thủ tục đơn giản khi xuất khẩu một số hàng hóa nhất định; mục này cho biết hàng hóa có thuộc diện đó hay không.
- Tình trạng hoàn tất xếp hàng lên phương tiện vận tải: Việc tờ khai xuất khẩu được chấp nhận chưa phải là kết thúc. Chỉ khi tình trạng “hoàn tất xếp hàng”, tức hàng hóa thực tế đã được xếp lên tàu hoặc máy bay và rời khỏi Hàn Quốc, được ghi nhận cuối cùng trên giấy thông quan thì việc xuất khẩu mới hoàn tất theo đúng nghĩa. Việc hoàn thuế hải quan hoặc áp dụng thuế suất thuế giá trị gia tăng bằng không cũng được thực hiện dựa trên việc hoàn tất xếp hàng này.
Nên sử dụng và quản lý giấy thông quan như thế nào?
Giấy xác nhận tờ khai xuất nhập khẩu không phải là tờ giấy dùng một lần chỉ cần thiết tại thời điểm thông quan. Đây là tài sản quan trọng cần được lưu giữ cẩn thận và sử dụng trong suốt quá trình kinh doanh.
- Lưu trữ cẩn thận (5 năm): Theo Luật Hải quan, các chứng từ liên quan đến thương mại, bao gồm giấy xác nhận tờ khai xuất nhập khẩu, phải được lưu giữ trong 5 năm kể từ ngày hoàn tất thông quan. Mục đích là để chuẩn bị cho việc kiểm tra sau thông quan của hải quan hoặc thanh tra thuế. Ngày nay, các chứng từ này thường được lưu dưới dạng điện tử thay cho bản giấy.
- Đề nghị hoàn thuế hải quan: Doanh nghiệp xuất khẩu có thể căn cứ vào giấy thông quan xuất khẩu để nhận lại khoản thuế đã nộp khi nhập nguyên liệu. Cần quản lý giấy thông quan xuất nhập khẩu một cách có hệ thống để tính chính xác số tiền hoàn thuế và nộp hồ sơ đề nghị hoàn thuế.
- Chứng từ phục vụ kê khai thuế: Doanh nghiệp nhập khẩu dùng giấy thông quan nhập khẩu để khấu trừ thuế đầu vào và hạch toán thuế nhập khẩu vào chi phí. Doanh nghiệp xuất khẩu dùng giấy thông quan xuất khẩu để chứng minh doanh số bán hàng và được áp dụng thuế suất thuế giá trị gia tăng bằng không. Đây là chứng từ thiết yếu khi kê khai thuế.
- Chứng minh thành tích xuất khẩu: Khi được ngân hàng hoặc các tổ chức tài chính khác thẩm định cấp tín dụng, hoặc khi tham gia chương trình hỗ trợ của chính phủ, doanh nghiệp có thể dùng giấy thông quan xuất khẩu để chứng minh thành tích xuất khẩu của mình.
[Mẹo dành cho người mới làm xuất nhập khẩu] Cách xử lý khi phát hiện sai sót trên giấy thông quan
Nếu tên hàng, số lượng, giá cả hoặc thông tin khác ghi trên giấy thông quan không đúng với thực tế, ngay khi phát hiện, bạn phải thông qua chuyên viên khai thuê hải quan để “khai sửa đổi” với hải quan. Nếu chưa xếp hàng lên phương tiện vận tải hoặc đang trong quá trình thông quan, việc sửa đổi tương đối dễ dàng; nhưng nếu đã hoàn tất thông quan, thủ tục có thể phức tạp hơn, chẳng hạn phải nộp văn bản giải trình và chứng từ chứng minh. Đặc biệt, sai sót về trị giá tính thuế hoặc HS Code có thể dẫn đến truy thu thuế hoặc phạt hành chính về sau, nên cần xử lý nhanh chóng và chính xác.
Bước đầu tiên của hoạt động thương mại bắt đầu từ giấy thông quan
Giấy xác nhận tờ khai xuất nhập khẩu (giấy thông quan) vượt xa vai trò của một chứng từ hành chính đơn thuần, là tài liệu cốt lõi tập hợp mọi thông tin về hoạt động kinh doanh quốc tế. Dù có thể khiến bạn cảm thấy xa lạ và khó hiểu, việc nắm được nội dung trên giấy thông quan là bước đầu tiên để hiểu luồng vận chuyển hàng hóa của doanh nghiệp mình và ngăn ngừa các khoản chi phí bất thường.
Dựa trên những mục cốt lõi và cách sử dụng giấy thông quan nhập khẩu, xuất khẩu được hệ thống hôm nay, hy vọng bạn sẽ tự tin hơn khi kiểm tra nội dung và quản lý giấy thông quan trong những lần tiếp theo. Việc quản lý giấy thông quan cẩn thận sẽ tạo nền tảng vững chắc cho hoạt động kinh doanh thương mại quốc tế lành mạnh và thành công.
