En esta ocasión queremos preparar una guía sobre los tipos de contrato que conviene conocer al comprar libros a proveedores en el marco del trabajo bibliotecario. El tema también guarda relación con los contratos de las administraciones locales y servirá de introducción a quienes deseen conocer los tipos de contrato para la adquisición de bienes y sus características.
Hay contratos de muy distinto objeto, como los de obras, los de fabricación y compra de bienes y los de servicios, y cada categoría comprende numerosos subtipos. En esta ocasión presentaremos algunas modalidades de los contratos de fabricación y compra de bienes.
Tipos de contrato de las bibliotecas y las administraciones locales
Tipos de contrato de fabricación y compra de bienes de las bibliotecas y las administraciones locales
La imagen anterior muestra los tipos de contrato de fabricación y compra de bienes y otros contratos relacionados. Las modalidades de formalización son especialmente variadas. De entre ellas hemos seleccionado 2 modalidades representativas de uso frecuente en las bibliotecas.
Según la forma de competencia, los contratos se dividen a grandes rasgos en contratos por licitación competitiva y contratos por adjudicación directa, cada uno con diversas variantes. A continuación las examinaremos una por una.
1. Modalidades de formalización del contrato
Contrato anual a precios unitarios basado en el importe total
¿Formalizar contratos según surja la necesidad? ¿O hacerlo una vez cada 1 año?
En el contrato anual a precios unitarios basado en el importe total, los precios unitarios se fijan cada año tomando como base el importe total de las compras y se formaliza el contrato. La biblioteca envía al proveedor las listas de libros que desea adquirir a medida que los necesita. El proveedor entrega los libros y al final del año se liquida el importe total de una sola vez.
Como basta con formalizar el contrato de compra de libros una vez cada 1 año, se puede reducir el uso innecesario de recursos humanos. Además, mantener la relación comercial con un mismo proveedor permite establecer una relación de confianza. Las ventajas de esta modalidad se aprovechan al máximo al adquirir novedades.
Si el proveedor seleccionado presta un servicio deficiente, las entregas de libros pueden retrasarse o presentar problemas, lo que puede generar descontento entre los usuarios de la biblioteca. Si el precio unitario fijado sobre el importe total anual es bajo, el volumen de libros pedidos puede ser reducido.
Contrato a precios unitarios por pedido
Más trámites, pero mayor competencia
El contrato a precios unitarios por pedido consiste en realizar una licitación y seleccionar a un proveedor cada vez que se compran libros. El departamento de compras debe publicar la convocatoria 7 días antes del día anterior a la fecha límite de presentación de ofertas.
La ventaja del contrato a precios unitarios por pedido es que, al seleccionar a un proveedor en cada compra de libros, se da a numerosas empresas la oportunidad de presentar ofertas, se fomenta la participación de distintos proveedores y se facilita una competencia transparente.
El inconveniente de tener que formalizar contratos con frecuencia supone un gasto innecesario de recursos administrativos. También se alargan los plazos de entrega y, por tanto, se tarda más en recibir los libros. Además, los cambios frecuentes de proveedor reducen la uniformidad de la catalogación, incluida la elaboración de registros MARC.
2. Modalidades según la forma de competencia
Contrato por adjudicación directa
La biblioteca elige directamente al proveedor
La adjudicación directa, que adoptan numerosas bibliotecas, consiste en seleccionar discrecionalmente a un proveedor sin competencia ni licitación. La posibilidad de recurrir a esta modalidad y los límites económicos dependen de factores como la entidad contratante, el objeto del contrato, la causa que justifica la adjudicación directa y los requisitos que cumple la empresa. Por ello, se deben consultar las normas y los criterios aplicables. Por ejemplo, los requisitos de adjudicación directa de los contratos de fabricación y compra de bienes sujetos a la Ley de Contratación de las Entidades Locales de la República de Corea se rigen, entre otras disposiciones, por el artículo 25 de su reglamento de aplicación. Conforme al artículo 30, cuando el precio estimado no supere los 2 bloques de diez millones de wones (KRW), se puede obtener una cotización de 1 proveedor. Las demás causas que permiten aceptar una cotización de 1 proveedor y los detalles del procedimiento también se rigen por las disposiciones correspondientes.
La adjudicación directa simplifica el procedimiento de compra de libros y permite formalizar el contrato con rapidez. Como la selección es discrecional, se puede descartar de antemano a los proveedores inadecuados y orientar la contratación de manera favorable para la biblioteca.
Como desventaja, al contratar sin competencia existe el riesgo de que se haga un uso indebido del procedimiento, por ejemplo mediante el llamado «abuso de poder». Si se ejercen presiones externas, la biblioteca puede acabar contratando a un proveedor que no desea.
Contrato por licitación competitiva
Fuerte competencia entre empresas
El contrato por licitación competitiva es una modalidad que adoptan más bibliotecas que la adjudicación directa. En ella, varias empresas participan en la licitación y se selecciona a la contraparte conforme a los criterios de adjudicación aplicables. En las licitaciones sujetas a la Ley de Contratación de las Entidades Locales de la República de Corea, existen modalidades que evalúan, además del precio, aspectos como la capacidad de cumplir el contrato, de acuerdo con el artículo 42 y otras disposiciones de su reglamento de aplicación. Por lo general, se distingue entre licitación abierta, restringida y por invitación. Las administraciones locales suelen aplicar la licitación abierta como regla general.
La licitación competitiva permite garantizar la equidad del proceso y puede generar ahorros presupuestarios gracias a la competencia de precios entre empresas. Además, muchas empresas pueden optar a un contrato de suministro.
Como desventaja, el periodo entre la publicación de la convocatoria y la formalización del contrato se alarga, lo que demora la adquisición de las novedades editoriales y su colocación en las estanterías. Además, si el procedimiento de evaluación no examina suficientemente la capacidad de suministro y la calidad, existe el riesgo de que disminuya la calidad de los libros entregados. Si los proveedores cambian con frecuencia, también cambian los procedimientos y los métodos de trabajo, lo que ocasiona inconvenientes.
3. Métodos de selección del adjudicatario (bienes)
Adjudicación al precio más bajo
La decisión se basa estrictamente en el precio unitario más bajo
La adjudicación al precio más bajo consiste en seleccionar, entre las empresas que participan en la licitación, a la que haya ofrecido el menor precio unitario. Debido al régimen de precio fijo del libro, esta modalidad es más apropiada para adquirir bienes o programas que para comprar libros.
La competencia de precios entre empresas permite reducir el gasto presupuestado para la compra de libros u otros bienes y aumenta el poder adquisitivo de la biblioteca. Gracias a los precios unitarios bajos, la biblioteca dispone de mayor margen para adquirir materiales adicionales.
Como desventaja, dado que se favorece a la empresa por el simple hecho de ofrecer un precio bajo, existe el riesgo de que disminuya la calidad del suministro. Si el proveedor quiebra o dispone de pocos recursos, pueden alargarse los plazos de entrega o quedar pedidos sin entregar.
Contratación por negociación
Evaluación centrada en la capacidad del proveedor
La contratación por negociación consiste en negociar con varias de las empresas participantes y contratar a la que tenga más probabilidades de ofrecer condiciones favorables para la biblioteca en aspectos como la capacidad técnica y el precio de suministro.
La ventaja de esta modalidad es que, al dar importancia a la capacidad técnica de las empresas participantes, se pueden esperar entregas rápidas e información bibliográfica precisa.
Como desventaja, resulta difícil constituir un comité de evaluación. Además, la licitación puede cancelarse porque son pocas las empresas capaces de satisfacer los requisitos de la biblioteca. También existe el riesgo de que los contratos se concentren en un pequeño grupo de empresas con capacidad técnica. Esto puede generar otros problemas, como la subcontratación en cadena, y provocar un deterioro de la calidad.
Otras modalidades de contratación
También existen la adjudicación con evaluación de idoneidad, que selecciona, entre las empresas que ofertaron el precio más bajo, a una que haya superado la evaluación de su capacidad para cumplir el contrato, la adjudicación por evaluación integral, que selecciona a la empresa valorando conjuntamente el precio ofertado y la calidad, y la licitación por cantidad ofertada, que selecciona a empresas capaces de suministrar el volumen requerido, entre otras modalidades.
Hemos visto los tipos de contrato más habituales en la adquisición de materiales para bibliotecas, con sus ventajas y desventajas. Conviene decidir si los contratos se formalizarán según surja la necesidad o una vez cada 1 año, si las empresas participantes competirán entre sí y qué criterio se utilizará para tomar la decisión final.
La variedad de contratos y la importancia de la cuestión pueden hacer que al principio parezca compleja. Si primero se conocen las características de los contratos más habituales, será más fácil abordar cada decisión por separado.
