पुस्तकालय सामग्री की खरीद के लिए अनुबंधों के प्रकार और उनके लाभ व कमियाँ

इस बार हम पुस्तकालय के कामकाज में आपूर्तिकर्ताओं से पुस्तकें खरीदते समय जानने योग्य अनुबंधों के प्रकारों पर जानकारी प्रस्तुत करना चाहते हैं। यह विषय पुस्तकालयों के अलावा स्थानीय निकायों के अनुबंधों से भी संबंधित है और वस्तुओं की खरीद-बिक्री के अनुबंधों के प्रकारों तथा विशेषताओं को जानने के इच्छुक लोगों के लिए संक्षेप में ही सही, उपयोगी होगा।

अनुबंधों के विषय विविध होते हैं, जैसे निर्माण कार्य अनुबंध, वस्तु निर्माण एवं खरीद अनुबंध और सेवा अनुबंध। इनके अंतर्गत भी अनगिनत प्रकार के अनुबंध आते हैं। इनमें से इस बार हम वस्तु निर्माण एवं खरीद अनुबंधों के कुछ प्रकारों का परिचय देंगे।

पुस्तकालयों और स्थानीय निकायों के अनुबंधों के प्रकार

पुस्तकालयों और स्थानीय निकायों के वस्तु निर्माण एवं खरीद अनुबंधों के प्रकार

वस्तु निर्माण एवं खरीद अनुबंधों और उनसे संबंधित अनुबंधों के प्रकारों को ऊपर दिए गए चित्र में व्यवस्थित किया गया है। विशेष रूप से अनुबंध करने के तरीकों की संख्या बहुत अधिक है, इसलिए इनमें से पुस्तकालयों में प्रायः अपनाए जाने वाले केवल 2 प्रमुख प्रकार चुनकर प्रस्तुत किए गए हैं।

प्रतिस्पर्धा के स्वरूप के आधार पर अनुबंध मुख्यतः प्रतिस्पर्धी निविदा अनुबंध और प्रत्यक्ष अनुबंध में बाँटे जाते हैं। इनके अंतर्गत भी विभिन्न प्रकार के अनुबंध होते हैं, जिनकी जानकारी अब हम एक-एक करके प्रस्तुत करेंगे।

1. अनुबंध करने के तरीके

वार्षिक कुल खरीद राशि पर आधारित इकाई-दर अनुबंध

आवश्यकतानुसार बार-बार अनुबंध करें या हर 1 वर्ष में एक बार?

वार्षिक कुल खरीद राशि पर आधारित इकाई-दर अनुबंध वह तरीका है जिसमें कुल खरीद राशि के आधार पर हर वर्ष इकाई दर तय करके अनुबंध किया जाता है। पुस्तकालय समय-समय पर खरीदी जाने वाली पुस्तकों की सूची आपूर्तिकर्ता को देकर आदेश देता है। आपूर्तिकर्ता वे पुस्तकें उपलब्ध कराता है और वर्ष के अंत में कुल राशि का एक साथ हिसाब किया जाता है।

इस अनुबंध का लाभ यह है कि पुस्तकें खरीदने के लिए हर 1 वर्ष में केवल एक बार अनुबंध करना पड़ता है, जिससे कर्मचारियों के श्रम की बर्बादी कम होती है। एक ही आपूर्तिकर्ता के साथ लेन-देन बनाए रखने से आपसी भरोसा भी विकसित होता है और नई प्रकाशित सामग्री खरीदते समय इसका लाभ सबसे अधिक मिलता है।

इसकी कमी यह है कि चुना गया आपूर्तिकर्ता कमजोर हो तो पुस्तकों की आपूर्ति में देरी या अन्य समस्याएँ हो सकती हैं, जिससे पुस्तकालय उपयोगकर्ता असंतुष्ट हो सकते हैं। साथ ही, वार्षिक कुल खरीद राशि पर आधारित इकाई दर कम होने पर मँगाई गई पुस्तकों की आपूर्ति का प्रदर्शन खराब रह सकता है।

प्रत्येक खरीद के लिए इकाई-दर अनुबंध

झंझट के बावजूद प्रतिस्पर्धात्मकता में वृद्धि

प्रत्येक खरीद के लिए इकाई-दर अनुबंध वह तरीका है जिसमें हर बार पुस्तकें खरीदते समय निविदा आयोजित करके पुस्तक आपूर्तिकर्ता चुना जाता है। खरीद विभाग को निविदा जमा करने की अंतिम तिथि से ठीक पहले वाले दिन से 7 दिन पहले निविदा की घोषणा करनी होती है।

प्रत्येक खरीद के लिए इकाई-दर अनुबंध का लाभ यह है कि हर बार पुस्तकें खरीदते समय आपूर्तिकर्ता चुने जाने से कई कंपनियों को निविदा में भाग लेने का अवसर मिलता है। इससे विभिन्न कंपनियों की भागीदारी को प्रोत्साहन मिलता है और पारदर्शी प्रतिस्पर्धा संभव होती है।

इसकी कमियों में बार-बार अनुबंध करने का झंझट शामिल है, जिससे प्रशासनिक श्रम की बर्बादी होती है। आपूर्ति में लगने वाला समय भी बढ़ जाता है, जिसके परिणामस्वरूप पुस्तकें देर से प्राप्त होती हैं। इसके अलावा, आपूर्तिकर्ता बार-बार बदलने पर MARC कार्य जैसे सूचीकरण संबंधी कामों की एकरूपता कम हो जाती है।

2. प्रतिस्पर्धा के स्वरूप

प्रत्यक्ष अनुबंध

पुस्तकालय अपनी पसंद से आपूर्तिकर्ता चुनता है

पहले प्रत्यक्ष अनुबंध को समझते हैं, जिसे काफी पुस्तकालय अपनाते हैं। इसमें प्रतिस्पर्धा या निविदा के बिना अपनी पसंद से आपूर्तिकर्ता चुना जाता है। प्रत्यक्ष अनुबंध की अनुमति और उसकी राशि की सीमा अनुबंध करने वाले पक्ष, उसके विषय, कारण तथा आपूर्तिकर्ता की पात्रता आदि के अनुसार बदलती है, इसलिए संबंधित कानूनों और मानदंडों की जाँच करनी चाहिए। उदाहरण के लिए, दक्षिण कोरिया के स्थानीय निकाय अनुबंध अधिनियम के अंतर्गत आने वाले वस्तु निर्माण एवं खरीद अनुबंधों में प्रत्यक्ष अनुबंध की शर्तें उसी अधिनियम के प्रवर्तन आदेश के अनुच्छेद 25 आदि के अनुसार निर्धारित होती हैं। अनुच्छेद 30 के अनुसार, अनुमानित मूल्य 2 × एक करोड़ वॉन या उससे कम होने पर 1 पक्ष से मूल्य-प्रस्ताव लिया जा सकता है। 1 पक्ष से मूल्य-प्रस्ताव लेने की अनुमति के अन्य कारण और विस्तृत प्रक्रियाएँ भी संबंधित प्रावधानों के अनुसार होती हैं।

प्रत्यक्ष अनुबंध का लाभ यह है कि पुस्तकों की खरीद प्रक्रिया सरल होती है और अनुबंध जल्दी किया जा सकता है। साथ ही, अपनी पसंद से चयन करने के कारण अनुपयुक्त आपूर्तिकर्ताओं को पहले ही बाहर रखा जा सकता है, जिससे अनुबंध पुस्तकालय के लिए अनुकूल दिशा में आगे बढ़ सकता है।

लेकिन इसकी कमी यह है कि प्रतिस्पर्धा के बिना अनुबंध होने के कारण तथाकथित ‘पद या अधिकार के दुरुपयोग’ जैसी मनमानी की आशंका रहती है। बाहरी दबाव पड़ने पर किसी अनचाहे आपूर्तिकर्ता के साथ भी अनुबंध करना पड़ सकता है।

प्रतिस्पर्धी निविदा अनुबंध

आपूर्तिकर्ताओं के बीच कड़ी प्रतिस्पर्धा

प्रतिस्पर्धी निविदा अनुबंध ऐसा अनुबंध प्रकार है जिसे प्रत्यक्ष अनुबंध की तुलना में अधिक पुस्तकालय अपनाते हैं। इसमें कई आपूर्तिकर्ता निविदा में भाग लेते हैं और लागू निविदा-विजेता चयन मानदंडों के अनुसार अनुबंध के दूसरे पक्ष को चुना जाता है। दक्षिण कोरिया के स्थानीय निकाय अनुबंध अधिनियम के अंतर्गत आने वाली निविदाओं में उसी अधिनियम के प्रवर्तन आदेश के अनुच्छेद 42 आदि के अनुसार मूल्य के अलावा अनुबंध पूरा करने की क्षमता आदि का मूल्यांकन करने के तरीके भी हैं। सामान्यतः इसे खुली प्रतिस्पर्धा, सीमित प्रतिस्पर्धा और नामित प्रतिस्पर्धा में बाँटा जा सकता है। स्थानीय निकायों के लिए आम तौर पर खुली प्रतिस्पर्धा मूल सिद्धांत होती है।

प्रतिस्पर्धी निविदा अनुबंध का लाभ यह है कि निविदा प्रक्रिया में निष्पक्षता सुनिश्चित की जा सकती है और आपूर्तिकर्ताओं के बीच मूल्य प्रतिस्पर्धा से बजट में बचत की उम्मीद की जा सकती है। साथ ही, कई आपूर्तिकर्ताओं को आपूर्ति अनुबंध प्राप्त करने का अवसर मिलता है।

लेकिन इसकी कमी यह है कि घोषणा से लेकर अनुबंध होने तक अधिक समय लगता है, जिससे नई पुस्तकों को प्राप्त करके अलमारियों में रखने तक लंबा समय लगने की समस्या होती है। इसके अलावा, लागू मूल्यांकन प्रक्रिया में आपूर्ति क्षमता और गुणवत्ता की पर्याप्त जाँच न की जाए तो आपूर्ति की गई पुस्तकों की गुणवत्ता घटने की आशंका रहती है। आपूर्तिकर्ता बार-बार बदलने पर काम की प्रक्रियाएँ और तरीके भी बदलते हैं, जिससे असुविधा होती है।

3. निविदा-विजेता चुनने के तरीके (वस्तुएँ)

न्यूनतम मूल्य पर निविदा देने वाले का चयन

निर्णय में पूरी तरह कम इकाई दर को प्राथमिकता

पहले न्यूनतम मूल्य पर निविदा देने वाले के चयन को समझते हैं। इसमें निविदा में भाग लेने वाले कई आपूर्तिकर्ताओं में से सबसे कम इकाई दर देने वाले को अनुबंध के लिए चुना जाता है। हालाँकि, पुस्तकों की निश्चित मूल्य व्यवस्था के कारण यह तरीका पुस्तकों की तुलना में वस्तुओं और सॉफ्टवेयर आदि की खरीद के लिए अधिक उपयुक्त है।

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इस अनुबंध का लाभ यह है कि आपूर्तिकर्ताओं के बीच मूल्य प्रतिस्पर्धा के माध्यम से पुस्तकों या वस्तुओं की खरीद के बजट में बचत की जा सकती है और पुस्तकालय की क्रय शक्ति बढ़ती है। इसके परिणामस्वरूप कम इकाई दर पर अतिरिक्त सामग्री प्राप्त करने की गुंजाइश बढ़ जाती है।

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लेकिन इसकी कमियों की बात करें तो केवल कम मूल्य देने वाला आपूर्तिकर्ता लाभ की स्थिति में रहता है, इसलिए आपूर्ति की गुणवत्ता घटने की आशंका होती है। आपूर्तिकर्ता दिवालिया हो जाए या बहुत छोटे स्तर का हो तो आपूर्ति में अधिक समय लग सकता है या आपूर्ति अधूरी रह सकती है।

वार्ता के माध्यम से अनुबंध

आपूर्तिकर्ता की क्षमता को प्राथमिकता देकर मूल्यांकन

वार्ता के माध्यम से अनुबंध वह तरीका है जिसमें भाग लेने वाले कई आपूर्तिकर्ताओं से बातचीत करके ऐसे आपूर्तिकर्ता के साथ अनुबंध किया जाता है, जिसके साथ तकनीकी क्षमता और आपूर्ति मूल्य आदि के मामले में पुस्तकालय के अनुकूल परिणाम मिलने की संभावना अधिक हो।

इस अनुबंध पद्धति का लाभ यह है कि भाग लेने वाले आपूर्तिकर्ताओं की तकनीकी क्षमता को महत्व देने से शीघ्र आपूर्ति और सटीक ग्रंथसूची संबंधी जानकारी की उम्मीद की जा सकती है।

लेकिन इसकी कमी यह है कि मूल्यांकन समिति गठित करना कठिन होता है। पुस्तकालय की आवश्यक शर्तें पूरी कर सकने वाले आपूर्तिकर्ताओं की संख्या कम होने के कारण निविदा रद्द भी हो सकती है। इसके अलावा, तकनीकी क्षमता वाले कुछ चुनिंदा आपूर्तिकर्ताओं के पास ही अनुबंध केंद्रित होने की आशंका रहती है। ऐसी स्थिति में उपठेके को फिर किसी अन्य को उपठेके पर देने जैसी दूसरी समस्याएँ उत्पन्न हो सकती हैं और गुणवत्ता घट सकती है।

अन्य अनुबंध

इसके अलावा, पात्रता मूल्यांकन के आधार पर निविदा-विजेता चयन की व्यवस्था है, जिसमें न्यूनतम मूल्य की बोली देने वाले आपूर्तिकर्ताओं में से अनुबंध पूरा करने से संबंधित पात्रता मूल्यांकन में सफल आपूर्तिकर्ता चुना जाता है। समग्र मूल्यांकन के आधार पर निविदा-विजेता चयन में बोली की कीमत और गुणवत्ता का संयुक्त आकलन करके आपूर्तिकर्ता चुना जाता है। वांछित मात्रा के आधार पर निविदा व्यवस्था में ऐसा आपूर्तिकर्ता चुना जाता है जो माँगी गई मात्रा उपलब्ध करा सके।

इस प्रकार हमने पुस्तकालयों में सामग्री खरीदते समय मुख्य रूप से उपयोग किए जाने वाले अनुबंधों के प्रकारों और उनके लाभ व कमियों को जाना। विचार करने योग्य बातें हैं कि अनुबंध आवश्यकतानुसार बार-बार किया जाए या हर 1 वर्ष में एक बार, भाग लेने वाले आपूर्तिकर्ताओं के बीच प्रतिस्पर्धा हो या नहीं, और अंतिम निर्णय किस आधार पर लिया जाए।

अनुबंधों के प्रकार बहुत अधिक हैं और यह विषय सावधानी से समझने योग्य है, इसलिए शुरुआत में यह जटिल लग सकता है। लेकिन प्रायः उपयोग किए जाने वाले अनुबंधों की विशेषताएँ पहले समझ लेने से इन्हें एक-एक करके आसानी से समझा जा सकता है।