今回は、図書館業務で業者から本を購入する際に知っておくべき契約の種類について、資料をまとめたいと思います。この内容は図書館以外にも自治体の契約に関わるものであり、物品取引における契約の種類や特徴を知りたい方にも、簡単ながら役立つでしょう。
契約には工事契約、物品製造・購入契約、役務契約など、さまざまな対象があり、その下位に分類される契約も数多くあります。今回は、その中から物品製造・購入契約の一部を紹介します。
図書館・自治体における契約の種類
図書館・自治体における物品製造・購入契約の種類
物品製造・購入契約と、それに関連する契約の種類をまとめたものが、上の画像です。特に契約の締結形態は非常に多いため、その中から図書館でよく採用されている代表的な契約を2種類だけ選んで整理しました。
競争形態は大きく競争入札契約と随意契約に分かれ、さらにその下位にさまざまな契約形態があります。これから、それぞれの内容を順に整理していきます。
1. 契約の締結形態
年間総額単価契約
その都度契約するか、1年に一度契約するか？
年間総額単価契約は、購入額全体を基準として年度ごとに単価を決め、契約する方法です。図書館側が購入する図書のリストを納入業者に随時発注すると、業者は該当する図書を納入し、年末に総額をまとめて精算します。
この契約のメリットは、本を購入するための契約が1年に一度で済むため、人員の無駄を減らせることです。また、同じ業者との取引を継続して信頼関係を築くことができ、新着資料を購入する際に効果が最大限に発揮されます。
デメリットは、選定した業者の経営状態や対応に問題がある場合、図書の納入が遅れたり問題が生じたりして、図書館利用者の不満につながるおそれがあることです。また、年間総額単価が低いと、注文図書の納入実績が低調になることがあります。
案件別単価契約
手間はかかるが競争力を強化
案件別単価契約は、本を購入するたびに図書を納入する業者を選定し、その都度入札を行う方法です。購入部門は、入札書の提出締切日の前日を基準として、7日前に入札を公告しなければなりません。
案件別単価契約のメリットは、図書を購入するたびに業者を選定することで、多くの業者に入札の機会が開かれ、さまざまな業者の参加を促し、透明性のある競争を実現できることです。
デメリットは、その都度契約する手間によって行政事務の負担が増し、納入に要する時間も長くなるため、結果として図書の入手が遅れることです。また、業者が頻繁に変わると、MARC作成作業などにおける目録の一貫性が低下します。
2. 競争形態
随意契約
図書館が任意に納入業者を選ぶ
まず、多くの図書館が採用している随意契約とは、競争や入札を行わず、納入業者を任意に選定する契約を指します。随意契約の可否や金額の基準は、契約主体、対象、理由、業者の資格などによって異なるため、該当する法令と基準を確認する必要があります。例えば、大韓民国の地方契約法が適用される物品製造・購入契約の随意契約要件は、同法施行令第25条などに定められており、第30条により、推定価格が2千万ウォン以下の場合は、1者から見積もりを取ることができます。そのほか、1者からの見積もりが認められる理由や詳細な手続きについても、該当する規定に従います。
随意契約のメリットは、図書の購入手続きが簡素で、迅速に契約を締結できることです。また、任意に選定するため、不適切な業者を事前に除外し、図書館側に有利な形で契約を進めることができます。
しかし、デメリットとして、競争を行わずに契約するため、いわゆる「優越的な立場を利用した横暴な行為」などに悪用されるおそれがあり、外部からの圧力が働くと、望まない業者と契約を進めることになりかねません。
競争入札契約
業者間の激しい競争
競争入札契約は、随意契約よりもさらに多くの図書館が採用している契約形態です。複数の業者が入札に参加し、適用される落札者決定基準に従って契約相手を選定する方式です。大韓民国の地方契約法が適用される入札では、同法施行令第42条などに基づき、価格以外に契約履行能力などを審査する方式もあります。通常、一般競争、制限競争、指名競争に分けられ、自治体では一般に一般競争を基本原則としています。
競争入札契約のメリットは、入札過程の公正性を確保でき、業者間の価格競争を通じて予算の節約が期待できることです。また、多くの業者が納入契約の機会を得られます。
一方、デメリットは、公告から契約までの期間が長くなり、新刊を入手して書架に配架するまでに時間がかかることです。また、適用される審査手続きで納入能力と品質を十分に検討しないと、納入図書の質が低下するおそれがあります。業者が頻繁に変わる場合は、業務の手順や方法も変わるため、不便が生じます。
3. 落札者の決定方法（物品）
最低価格落札制
徹底して単価の低さを重視して判断
まず、最低価格落札制とは、入札に参加した複数の業者のうち、最も低い単価を提示した業者を契約相手として選定する方式です。ただし、図書定価制があるため、図書よりも物品やプログラムの購入などに適した方式です。
この契約のメリットは、業者間の価格競争によって図書や物品の購入予算を削減でき、図書館側の購買力が高まることです。その結果、低い単価で資料を追加購入する余力が増します。
しかし、デメリットを挙げると、単に低い価格を提示した業者が有利になるため、納入の質が低下するおそれがあります。また、業者が倒産した場合や零細業者である場合は、納入期間が長くなったり、未納が発生したりすることがあります。
交渉契約
業者の能力を重視して評価
交渉契約とは、参加した複数の業者と交渉を行い、技術力や納入価格などの面で図書館に有利な条件で進められる可能性が高い業者と契約する方法です。
この契約方法のメリットは、参加業者の技術力を重視することで、迅速な納入と正確な書誌情報が期待できることです。
しかし、デメリットとして、評価委員会の設置が難しく、図書館の要求条件を満たせる業者が少ないため、入札が取り消されることがあります。また、技術力を持つ特定の少数業者に契約が集中するおそれがあり、その場合、下請けからの再下請けなど、別の問題を引き起こし、質の低下につながることがあります。
その他の契約
このほか、最低価格で入札した業者のうち、契約履行に関する適格審査に合格した業者を選定する適格審査落札制、入札価格と品質を総合的に判断して業者を選定する総合落札制、需要数量に対応できる業者を選定する希望数量入札制などがあります。
以上、図書館で資料を購入する際に主に用いられる契約の種類と、そのメリット・デメリットについて見てきました。検討すべき点は、その都度契約するか、1年に一度契約するかを決めること、参加業者間で競争を行うかどうか、そして最終決定に何を基準とするかです。
契約の種類は非常に多く、慎重に扱うべき重要な問題でもあるため、最初は複雑に感じるかもしれません。しかし、よく利用される契約の特徴を先に把握しておけば、一つずつ容易に理解していけるでしょう。
