¿Alguna vez has tardado una semana en preparar un informe porque te quedaba una semana para entregarlo, pero has conseguido terminar ese mismo informe en tres días cuando ese era el plazo? Tanto a quienes trabajan como a quienes estudian les resulta familiar que, cuanto más tiempo tienen, más se amplía el trabajo hasta ocuparlo por completo. La «ley de Parkinson» (Parkinson's Law) condensa esa experiencia cotidiana en una frase incisiva.
Dicho de manera sencilla, la ley de Parkinson recoge la observación de que «el trabajo se expande hasta ocupar todo el tiempo que se le concede para terminarlo». El historiador británico Cyril Northcote Parkinson la formuló por primera vez en un ensayo satírico publicado en 1955 en el semanario británico de actualidad The Economist. En 1957, el ensayo se recogió en un libro del mismo título y la ley se dio a conocer en todo el mundo.
Este artículo explica de forma accesible qué significa la ley de Parkinson, en qué contexto surgió, qué principios explican el crecimiento de las organizaciones burocráticas, en qué consisten la ley de la trivialidad y la ley número 2, y cómo aprovechar esta ley a la inversa en la vida cotidiana.
Principios y aplicaciones de la ley de Parkinson
¿Qué es la ley de Parkinson?
Parkinson abre su ensayo con un ejemplo. Una anciana que apenas tiene nada que hacer dedica todo el día a enviarle una postal a su sobrino. Tarda una hora en elegir la postal, otra en encontrar las gafas, media hora en buscar la dirección y alrededor de una hora en pulir la redacción. Así, lo que una persona ocupada resolvería en unos minutos puede ocuparle el día entero a alguien que dispone de tiempo de sobra.
De esta observación surge la frase central «El trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para completarlo» (Work expands so as to fill the time available for its completion). Esto significa que la cantidad de trabajo es flexible y se estira o se encoge como una goma elástica según el tiempo asignado y el margen disponible.
- Expansión temporal (Time Expansion). Cuando el plazo queda lejos, las tareas accesorias de preparación, comprobación y revisión se multiplican sin fin.
- Aumento del nivel de exigencia (Rising Standards). Cuando hay margen, el listón de lo que se considera suficiente va subiendo.
- Procrastinación y trabajo de última hora (Procrastination). Cuando sentimos que queda mucho tiempo, aplazamos el inicio y hacemos todo de golpe justo antes de que venza el plazo.
Esta ley señala con ironía la tendencia de las personas y las organizaciones a inflar el trabajo en función de los recursos disponibles, con independencia de la pereza.
¿Por qué siguen creciendo las organizaciones burocráticas?
En su ensayo, Parkinson centró la sátira sobre todo en las organizaciones burocráticas y prestó menos atención a la gestión individual del tiempo. Sostuvo que el número de funcionarios aumenta a un ritmo constante cada año, con independencia del volumen de trabajo, y explicó ese crecimiento mediante dos principios.
(1) Principio de multiplicación de los subordinados
Un directivo que se siente sobrecargado procura incorporar a dos subordinados bajo su mando y evita contratar a un colega que pueda convertirse en su rival. Si incorpora a uno solo, este podría aspirar a ocupar su puesto. Si incorpora a dos, ambos se vigilan mutuamente y la posición del directivo se eleva.
(2) Principio de generación mutua de trabajo
Al aumentar el personal, unos les generan trabajo a otros. Se multiplican las autorizaciones, los informes, las reuniones y la coordinación de opiniones, de modo que todo el mundo está ocupado. Gran parte de ese trabajo consiste en tareas internas que carecen de relación con los resultados fuera de la organización.
Como ejemplo para respaldar su argumento, Parkinson citó las estadísticas del Almirantazgo británico. Entre 1914 y 1928, el número de buques principales de la flota disminuyó aproximadamente un 67 % y el número de efectivos de la Armada se redujo cerca de un 31 %, mientras que el personal administrativo de la sede del Almirantazgo aumentó alrededor de un 78 %. También señaló que la Oficina Colonial británica aumentó su plantilla mientras disminuía el número de colonias que debía administrar.
La ley de la trivialidad y la ley número 2 de Parkinson
El libro de Parkinson recoge otra observación que sigue citándose con frecuencia, la «ley de la trivialidad» (Law of Triviality). Según esta ley, en una reunión, el tiempo que se dedica a un asunto tiende a ser inversamente proporcional a su importe económico o a su importancia.
El ejemplo de Parkinson es el siguiente. Un comité aprueba en unos minutos el proyecto de construir un reactor nuclear de 1,000 decenas de miles de libras, porque la mayoría de sus miembros apenas entiende el proyecto. Cuando toca decidir sobre la construcción de un cobertizo para las bicicletas del personal, cualquiera puede opinar y el debate sobre el material del tejado y el coste se prolonga durante un buen rato. De esta historia surgió la expresión «debate sobre el cobertizo para bicicletas» (Bikeshedding), que designa una discusión innecesaria y hoy se usa ampliamente también entre desarrolladores de software.
En 1960, Parkinson formuló también la llamada ley número 2 en su libro La ley y los beneficios (The Law and the Profits). Según esta ley, «los gastos aumentan al ritmo de los ingresos». Cuando sube el sueldo, lo primero que suele aumentar es el gasto, antes de que el ahorro crezca en la misma medida. Esa experiencia muestra que tendemos a agotar tanto el tiempo como el dinero que tenemos a nuestra disposición.
Críticas, límites y formas de aprovechar la ley a la inversa en la vida cotidiana
La ley de Parkinson se acerca más a la sátira y a la observación incisiva que a una ley científica rigurosa. Se ha señalado que en las estadísticas del Almirantazgo también influyeron otros factores, como los tratados de reducción de armamentos de la época, los cambios tecnológicos y la creciente complejidad de las tareas de gestión de los buques. Por eso resulta difícil atribuir todo el aumento de personal únicamente a la ambición de los burócratas. También hay casos en los que disponer de más tiempo mejora efectivamente la calidad del trabajo.
Aun así, la ley sirve de advertencia a la hora de gestionar el tiempo y los recursos. En la vida cotidiana, puedes aprovecharla a la inversa de las siguientes maneras.
(1) Adelantar tu propio plazo
Fijar un plazo personal anterior a la fecha de entrega real reduce el margen para que el trabajo crezca innecesariamente.
(2) Fijar bloques de tiempo
Fijar un límite de tiempo para cada tarea, como cuando decides «solo dedicaré 30 minutos a esta tarea», es la técnica conocida como Timeboxing y una de las formas más habituales de aplicar la ley de Parkinson a la inversa.
(3) Dar prioridad a los asuntos de la reunión según su importancia
Si se tratan primero los asuntos importantes y se limita el tiempo dedicado a los triviales, se pueden reducir los debates sobre el cobertizo para bicicletas.
La ley de Parkinson señala con humor que el trabajo y las organizaciones se expanden por sí solos hasta agotar el tiempo y los recursos disponibles. Tener tiempo de sobra es una suerte, pero, si no se fijan límites, ese tiempo acaba llenándose de trabajo innecesario casi sin que nos demos cuenta.
El primer paso para gestionar el tiempo es adquirir el hábito de fijar límites en función de lo que hay que hacer, aunque quede tiempo de sobra.
