Bạn đã bao giờ gặp tình huống một bản báo cáo còn một tuần mới đến hạn thì mất cả tuần để làm, nhưng cũng bản báo cáo ấy, nếu chỉ còn ba ngày đến hạn, bạn lại bằng cách nào đó hoàn thành trong ba ngày chưa? Càng dư dả thời gian, công việc chẳng những không ít đi mà còn tăng lên, lấp đầy khoảng thời gian đó — hiện tượng này không xa lạ với cả người đi làm lẫn học sinh, sinh viên. Chính “định luật Parkinson (Parkinson's Law)” đã đúc kết trải nghiệm quen thuộc ấy bằng một câu sắc sảo.
Nói một cách đơn giản, định luật Parkinson là nhận định rằng “công việc giãn ra tương ứng với thời gian được dành để hoàn thành nó”. Nhà sử học người Anh Cyril Northcote Parkinson lần đầu đưa ra nhận định này trong một bài tiểu luận châm biếm đăng trên tuần báo thời sự Anh The Economist vào năm 1955. Đến năm 1957, bài viết được tập hợp thành sách cùng tên và trở nên nổi tiếng khắp thế giới.
Tài liệu này trình bày một cách dễ hiểu từ ý nghĩa và bối cảnh ra đời của định luật Parkinson, nguyên lý khiến bộ máy quan liêu phình to, định luật về sự tầm thường và định luật thứ 2 thường được nhắc đến cùng với nó, cho đến cách vận dụng ngược định luật này trong cuộc sống hằng ngày.
Nguyên lý và cách vận dụng định luật Parkinson
Định luật Parkinson là gì?
Ngay đầu bài tiểu luận, Parkinson đưa ra một ví dụ. Đó là câu chuyện về một bà cụ gần như không có việc gì làm nhưng dành cả ngày để gửi một tấm bưu thiếp cho người cháu. Bà mất một giờ chọn bưu thiếp, một giờ tìm kính, nửa giờ tìm địa chỉ và hơn một giờ trau chuốt câu chữ. Một việc mà người bận rộn chỉ cần vài phút để hoàn thành lại trở thành công việc kéo dài cả ngày đối với người dư dả thời gian.
Câu nói cốt lõi rút ra từ nhận định này là: “Công việc giãn ra cho đến khi lấp đầy thời gian có thể dùng để hoàn thành nó (Work expands so as to fill the time available for its completion)”. Điều đó có nghĩa là khối lượng công việc không cố định ngay từ đầu mà co giãn như dây cao su tùy theo thời gian được dành cho nó và mức độ dư dả về thời gian.
- Sự giãn nở thời gian (Time Expansion): Khi còn lâu mới đến hạn, những công việc phụ như chuẩn bị, kiểm tra và chỉnh sửa cứ tăng lên không ngừng.
- Sự nâng cao tiêu chuẩn (Rising Standards): Khi dư dả thời gian, tiêu chuẩn về mức “thế này là đủ” ngày càng cao hơn.
- Trì hoãn và làm dồn (Procrastination): Khi cảm thấy còn nhiều thời gian, người ta trì hoãn việc bắt đầu rồi dồn sức xử lý ngay trước hạn chót.
Điểm quan trọng là định luật này không phải lời trách móc sự lười biếng, mà là một nhận định chỉ ra xu hướng con người và tổ chức làm công việc phình to theo nguồn lực được cung cấp.
Vì sao bộ máy quan liêu cứ tiếp tục phình to?
Thực ra, đối tượng Parkinson chủ yếu nhắm đến trong bài tiểu luận là bộ máy quan liêu hơn là cách quản lý thời gian của cá nhân. Ông cho rằng số lượng công chức tăng đều mỗi năm bất kể khối lượng công việc, và giải thích điều đó bằng hai nguyên lý.
(1) Nguyên lý gia tăng cấp dưới
Một người quản lý cảm thấy có quá nhiều việc thường muốn có hai cấp dưới thay vì tuyển thêm một đồng nghiệp có thể trở thành đối thủ cạnh tranh. Bởi nếu chỉ có một cấp dưới, người đó có thể nhòm ngó vị trí của họ; còn nếu có hai người, hai cấp dưới sẽ kiềm chế lẫn nhau và vị thế của người quản lý sẽ cao hơn.
(2) Nguyên lý tạo việc cho nhau
Khi số người tăng lên, họ sẽ tạo ra công việc cho nhau. Việc phê duyệt, báo cáo, họp hành và điều phối ý kiến gia tăng khiến ai cũng bận rộn, nhưng phần lớn trong số đó là công việc nội bộ không liên quan đến kết quả tạo ra bên ngoài tổ chức.
Để minh chứng, Parkinson dẫn số liệu thống kê của Bộ Hải quân Anh. Theo đó, từ năm 1914 đến năm 1928, số chiến hạm chủ lực giảm khoảng 67% và quân số hải quân cũng giảm khoảng 31%, nhưng nhân sự hành chính tại trụ sở Bộ Hải quân lại tăng khoảng 78%. Ông cũng chỉ ra rằng số nhân viên của Bộ Thuộc địa Anh vẫn tăng trong khi số thuộc địa cần quản lý giảm đi.
Định luật về sự tầm thường và định luật Parkinson thứ 2
Cuốn sách của Parkinson còn chứa một nhận định khác vẫn thường được trích dẫn cho đến ngày nay. Đó là “định luật về sự tầm thường (Law of Triviality)”. Theo định luật này, thời gian dành cho một nội dung trong cuộc họp có xu hướng tỉ lệ nghịch với giá trị tiền bạc hoặc mức độ quan trọng của nội dung đó.
Ví dụ Parkinson đưa ra như sau. Một ủy ban thông qua đề án xây dựng lò phản ứng hạt nhân trị giá 1,000 vạn bảng Anh chỉ trong vài phút vì phần lớn các thành viên không hiểu rõ nội dung. Nhưng khi bàn đến việc xây nhà để xe đạp cho nhân viên, ai cũng có thể nêu ý kiến nên cuộc tranh luận về vật liệu lợp mái và chi phí kéo dài rất lâu. Từ câu chuyện này xuất hiện cách nói “tranh luận về nhà để xe đạp (Bikeshedding)” để chỉ những cuộc tranh luận vô ích, và ngày nay cách nói ấy cũng được sử dụng rộng rãi trong giới phát triển phần mềm.
Trong cuốn sách Quy luật và lợi nhuận (The Law and the Profits) xuất bản năm 1960, Parkinson còn đưa ra điều được gọi là định luật thứ 2: “Chi tiêu tăng theo thu nhập”. Trải nghiệm khi lương tăng, mức chi tiêu tăng lên trước thay vì tiền tiết kiệm tăng tương ứng cho thấy không chỉ thời gian mà cả tiền bạc cũng được sử dụng hết theo mức sẵn có.
Phê bình, giới hạn và cách vận dụng ngược trong cuộc sống hằng ngày
Định luật Parkinson gần với sự châm biếm và nhận định sắc sảo hơn là một định luật khoa học chặt chẽ. Có ý kiến cho rằng số liệu của Bộ Hải quân còn chịu tác động của những yếu tố khác như các hiệp ước cắt giảm quân bị thời đó, thay đổi công nghệ và công việc quản lý tàu chiến trở nên phức tạp hơn, nên khó có thể giải thích toàn bộ sự gia tăng nhân sự chỉ bằng tham vọng của giới quan chức. Ngoài ra, rõ ràng cũng có những trường hợp chất lượng công việc thực sự được cải thiện khi có nhiều thời gian.
Dù vậy, định luật này vẫn là một lời cảnh báo hữu ích trong việc quản lý thời gian và nguồn lực. Trong cuộc sống hằng ngày, bạn có thể vận dụng ngược như sau.
(1) Tự đặt hạn chót sớm hơn
Đặt hạn chót cá nhân sớm hơn hạn thực tế sẽ giúp giảm khả năng công việc phình to một cách không cần thiết.
(2) Ấn định khung thời gian
Ấn định khung thời gian (Timeboxing), tức đặt giới hạn thời gian cho từng công việc, chẳng hạn “chỉ dành 30 phút cho việc này”, là một cách tiêu biểu để vận dụng ngược định luật Parkinson.
(3) Xếp mức độ quan trọng cho các nội dung họp
Xử lý nội dung quan trọng trước và đặt giới hạn thời gian cho những nội dung nhỏ nhặt có thể giúp giảm các cuộc tranh luận về nhà để xe đạp.
Định luật Parkinson chỉ ra một cách hóm hỉnh rằng công việc và tổ chức tự phình to cho đến khi lấp đầy thời gian và nguồn lực được cung cấp. Dư dả thời gian là một điều may mắn, nhưng nếu không đặt giới hạn, khoảng thời gian ấy sẽ nhanh chóng bị lấp đầy bởi những việc không cần thiết.
Thói quen đặt giới hạn dựa trên công việc cần làm thay vì thời gian sẵn có chính là bước đầu tiên trong quản lý thời gian.
