इस बार हम लक्ष्य प्राप्त करने और संगठन में सुधार लाने के लिए PDCA चक्र पर सामग्री तैयार करना चाहते हैं। PDCA (plan–do–check–act) व्यावसायिक और संगठनात्मक गतिविधियों में उत्पादन, गुणवत्ता आदि का प्रबंधन करने की विधि है। यह उत्पादों में निरंतर सुधार के लिए उपयोग की जाने वाली 4 चरणों की प्रबंधन विधि है।
PDCA चक्र की अवधारणा
PDCA चक्र का अवधारणा आरेख
यह निर्धारित लक्ष्य प्राप्त करने के लिए [योजना → क्रियान्वयन → मूल्यांकन → सुधार] के 4 चरणों को बार-बार दोहराने की तकनीक है। यह उत्पादों के उत्पादन या सेवाएँ प्रदान करने के लिए अनेक संगठनों द्वारा उपयोग किए जाने वाले प्रमुख मॉडलों में से एक है।
निरंतर सुधार का लक्ष्य रखने वाले संगठनों में PDCA चक्र गुणवत्ता प्रबंधन और प्रक्रियाओं में सुधार जैसे कार्यों में उपयोगी होता है। यह चक्र दोहराया जाता है, और इसके लगातार चलते रहने से संगठन निरंतर सुधार और विकास कर सकता है।
इसका 5 चरणों वाला एक संस्करण भी है, जिसे OPDCA कहा जाता है। इसमें मौजूदा 4 चरणों से पहले वर्तमान स्थिति का अवलोकन करने के लिए 'O' = Observe (अवलोकन) जोड़ा गया है।
PDCA के विभिन्न चरण
1. योजना चरण
योजना चरण
सबसे पहले आने वाले योजना चरण में वर्तमान कार्य प्रक्रिया या नई प्रक्रिया का मूल्यांकन किया जाता है और यह समझा जाता है कि उसमें कैसे सुधार किया जाए। इसमें लक्ष्य निर्धारण, समस्याओं की पहचान और विश्लेषण तथा सुधार की विधियाँ और रणनीतियाँ तैयार करना शामिल है।
SWOT विश्लेषण के माध्यम से योजना निर्माण, बजट, मानव संसाधन और संगठनात्मक संसाधनों की तैनाती जैसे विस्तृत पहलुओं का आकलन करके योजना बनाई जाती है। बहुत अधिक महत्वाकांक्षा रखने के बजाय छोटे बदलावों से शुरुआत करने की योजना बनाना निगरानी को आसान बनाने के साथ-साथ परिणामों का अनुमान लगाना भी सरल बनाता है।
SWOT विश्लेषण के बारे में जानकारी के लिए नीचे दी गई सामग्री देखें।
व्यवसाय प्रबंधन में विपणन रणनीति
2. क्रियान्वयन चरण
क्रियान्वयन चरण
क्रियान्वयन चरण में पिछले चरण में बदलाव के लिए बनाई गई योजना का परीक्षण किया जाता है और यह जानने के लिए डेटा एकत्र किया जाता है कि वह बदलाव कितना प्रभावी है।
इसमें विभिन्न प्रबंधन गतिविधियाँ, गुणवत्ता का विकास, सर्वोत्तम सेवा प्रदान करना तथा जानकारी का व्यवस्थित प्रबंधन और विश्लेषण आदि शामिल हैं।
3. मूल्यांकन चरण
मूल्यांकन चरण
मूल्यांकन चरण में पिछले चरण में एकत्र किए गए डेटा और परिणामों का मूल्यांकन किया जाता है तथा अपेक्षित परिणामों से तुलना करके समानताओं और अंतरों की पहचान की जाती है।
PDCA चक्र को कई बार दोहराने पर रुझानों की पहचान करना अधिक आसान हो जाता है। इस प्रक्रिया से यह समझा जा सकता है कि कौन-से बदलाव अधिक प्रभावी हैं और सुधार किया जा सकता है।
प्रदर्शन और लक्ष्य प्राप्त हुए या नहीं, कार्य कुशलता से किए गए या नहीं तथा नीतिगत लक्ष्यों की प्राप्ति का स्तर आदि मूल्यांकन चरण के अंतर्गत आते हैं।
4. सुधार चरण
सुधार चरण
सुधार चरण में, यदि लागू की गई योजना का चरण पहले की तुलना में सुधार दर्शाता है, तो नए मानक निर्धारित करके आगे बढ़ना चाहिए। हालाँकि, यदि पिछले चरण में लागू की गई योजना के चरण से उचित सुधार नहीं होता है, तो मौजूदा मानकों को बनाए रखना बेहतर होगा।
और दोनों ही स्थितियों में, यदि परिणाम अपेक्षा से अलग रहे हों (चाहे बेहतर हों या बदतर), तो और अधिक सीखने की आवश्यकता होगी। इस चरण में प्रबंधन गतिविधियों में सुधार, कार्यों की समीक्षा और प्राथमिकता निर्धारण, आमूल परिवर्तन, सुधार तथा नई प्रबंधन योजना को शामिल करना आदि आते हैं।
इस प्रकार हमने लक्ष्य प्राप्ति और निरंतर सुधार के लिए PDCA चक्र के बारे में जाना। 4 चरणों वाले PDCA चक्र को जितना अधिक दोहराया जाएगा, उपयोगकर्ता अपने निर्धारित लक्ष्य के उतना ही करीब पहुँच सकेगा और संचालन पूर्णता से हो सकेगा।
इन सिद्धांतों के आधार पर संगठन को निरंतर विकसित किया जा सकता है और समस्याओं की पहचान करके उनमें सुधार लाया जा सकता है, जिससे समय के साथ वह अधिक मूल्यवान संगठन बन सकेगा।
