Lần này, chúng tôi muốn biên soạn tài liệu về chu trình PDCA nhằm đạt mục tiêu và cải tiến tổ chức. PDCA (plan–do–check–act) là phương pháp quản lý sản xuất, chất lượng và các khía cạnh khác trong hoạt động kinh doanh và tổ chức, đồng thời là phương pháp quản lý gồm 4 bước được sử dụng để liên tục cải tiến sản phẩm.
Khái niệm chu trình PDCA
Sơ đồ khái niệm chu trình PDCA
Đây là kỹ thuật được sử dụng để đạt mục tiêu đã đặt ra bằng cách lặp lại 4 bước [Lập kế hoạch → Thực hiện → Đánh giá → Cải tiến], đồng thời là một trong những mô hình chủ yếu được nhiều tổ chức sử dụng để sản xuất sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ.
Chu trình PDCA được sử dụng hữu ích trong quản lý chất lượng, cải tiến quy trình và các hoạt động khác tại những tổ chức hướng tới cải tiến liên tục. Chu trình này có tính lặp lại, và việc liên tục vận hành chu trình giúp tổ chức không ngừng cải tiến và phát triển.
Ngoài ra còn có phiên bản 5 bước gọi là OPDCA, bổ sung 'O' = Observe (Quan sát) để quan sát hiện trạng trước khi tiến hành 4 bước vốn có.
Các bước của PDCA
1. Bước lập kế hoạch
Bước lập kế hoạch
Diễn ra đầu tiên, bước lập kế hoạch là bước đánh giá quy trình xử lý công việc hiện tại hoặc quy trình xử lý mới và xác định cách cải tiến quy trình đó. Bước này bao gồm đặt mục tiêu, nhận diện và phân tích vấn đề, xây dựng phương pháp và chiến lược cải tiến.
Thông qua phân tích SWOT, các hạng mục chi tiết như xây dựng kế hoạch, ngân sách, bố trí nhân lực và huy động tổ chức được đo lường để lập kế hoạch; việc không quá tham vọng mà bắt đầu lập kế hoạch từ những thay đổi nhỏ không chỉ giúp dễ theo dõi mà còn giúp dự đoán kết quả thuận lợi hơn.
Về nội dung phân tích SWOT được đề cập ở đây, vui lòng tham khảo tài liệu bên dưới.
Chiến lược marketing trong quản trị kinh doanh
2. Bước thực hiện
Bước thực hiện
Bước thực hiện là bước thử nghiệm kế hoạch thay đổi đã xây dựng ở bước trước và thu thập dữ liệu để tìm hiểu mức độ hiệu quả của thay đổi đó.
Bước này bao gồm các hoạt động quản trị đa dạng, phát triển chất lượng, cung cấp dịch vụ tối ưu, quản lý và phân tích thông tin một cách có hệ thống.
3. Bước đánh giá
Bước đánh giá
Bước đánh giá là bước đánh giá dữ liệu và kết quả đã thu thập ở bước trước, đồng thời so sánh với kết quả dự kiến để xác định những điểm tương đồng và khác biệt.
Khi chu trình PDCA được thực hiện nhiều lần, các xu hướng sẽ dễ nhận thấy hơn; thông qua quá trình này, có thể xác định thay đổi nào hiệu quả hơn và tiến hành cải tiến.
Bước đánh giá bao gồm việc xem xét kết quả thực hiện và mức độ đạt mục tiêu, công việc có được thực hiện hiệu quả hay không, mức độ hoàn thành chính sách và các nội dung khác.
4. Bước cải tiến
Bước cải tiến
Bước cải tiến đòi hỏi phải đặt ra tiêu chuẩn mới và tiếp tục tiến lên nếu bước lập kế hoạch đã triển khai cho thấy sự cải thiện so với trước đây. Tuy nhiên, nếu bước lập kế hoạch được triển khai ở bước trước không mang lại sự cải thiện phù hợp, tốt hơn là giữ nguyên tiêu chuẩn (tiêu chí) hiện có.
Và trong cả hai trường hợp, nếu kết quả cho thấy điều gì đó khác với dự kiến (dù tốt hơn hay xấu đi), sẽ có nhiều điều cần học hỏi hơn. Bước này bao gồm cải tiến hoạt động quản trị, xem xét lại công việc và xác định thứ tự ưu tiên, cải cách, cải tiến, đưa các nội dung vào kế hoạch quản trị mới và các hoạt động khác.
Trên đây, chúng ta đã tìm hiểu về chu trình PDCA nhằm đạt mục tiêu và cải tiến liên tục. Càng lặp lại chu trình PDCA gồm 4 bước, người sử dụng càng có thể tiến gần hơn tới mục tiêu đã đặt ra, qua đó đạt được sự vận hành hoàn hảo.
Dựa trên nguyên lý này, có thể giúp tổ chức liên tục phát triển, nhận diện và cải thiện các vấn đề để theo thời gian, tổ chức trở nên có giá trị hơn.
