Người chủ vừa mở cửa hàng trực tuyến chẳng bao lâu sẽ thấy phòng khách ngập đầy thùng hàng. Đơn hàng càng tăng, cả ngày càng trôi qua với việc đóng gói, dán vận đơn và gọi chuyển phát. Lúc này, nhiều công ty chọn giao toàn bộ công việc từ lưu kho đến xuất hàng cho một công ty chuyên nghiệp. Đó chính là “logistics bên thứ ba (Third-Party Logistics)”.
Nói đơn giản, logistics bên thứ ba là “cách giao một phần hoặc toàn bộ công việc logistics, trong thời gian dài, cho một doanh nghiệp chuyên về logistics bên ngoài không có quan hệ đặc biệt với công ty mình”. Thường được gọi tắt theo tiếng Anh là 3PL, cái tên này hàm ý một công ty đứng ở vị trí thứ ba giữa bên bán và bên mua.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ lần lượt tìm hiểu ý nghĩa của 3PL, cách phân biệt từ 1PL đến 4PL, những việc 3PL đảm nhận, lợi ích và rủi ro khi thuê ngoài, cũng như cách chọn một đối tác tốt.
Nghệ thuật thuê ngoài logistics: Cấu trúc và thực tế của logistics bên thứ ba
Logistics bên thứ ba là gì?
Trong logistics, công ty sản xuất hoặc bán hàng được gọi là “chủ hàng”. Logistics bên thứ ba là khi chủ hàng không tự làm logistics mà ký hợp đồng dài hạn với một doanh nghiệp chuyên nghiệp không có quan hệ liên kết, giao cho họ các công việc như vận chuyển, lưu kho và bốc xếp. Khác với giao dịch đơn thuần gửi một thùng hàng, điểm cốt lõi là bên cung cấp chịu trách nhiệm về logistics của chủ hàng và cùng vận hành trong suốt thời hạn hợp đồng.
Để dễ hiểu hơn, hãy nghĩ đến việc chuyển nhà. Nếu gọi bạn bè đến tự khuân đồ là logistics tự làm, thì giao toàn bộ từ đóng gói, vận chuyển đến sắp xếp cho một công ty chuyển nhà trọn gói gần giống với logistics bên thứ ba. Chỉ có điều, 3PL không phải giao dịch một lần rồi thôi mà là quan hệ đối tác kéo dài nhiều năm.
Phương thức này thực sự đứng vững tại Mỹ vào những năm 1980 khi các quy định về vận tải hàng hóa được nới lỏng, và phát triển nhanh chóng vào những năm 1990 cùng với sự tiến bộ của công nghệ thông tin. Khi chủ hàng và công ty logistics có thể chia sẻ thông tin tồn kho và đơn hàng theo thời gian thực, người ta có thể biết hàng của mình đang ở đâu ngay cả khi giao cho người khác.
Từ 1PL đến 4PL: Phân loại theo mức độ thuê ngoài
Bộ Đất đai, Hạ tầng và Giao thông Hàn Quốc chia logistics thành bốn loại theo mối quan hệ giữa chủ hàng và doanh nghiệp logistics. Có thể hiểu đơn giản: con số càng lớn thì phạm vi và mức độ giao ra bên ngoài càng rộng.
- Logistics bên thứ nhất (First-Party Logistics): Chủ hàng tự làm logistics bằng nhân lực, phương tiện và kho bãi của mình.
- Logistics bên thứ hai (Second-Party Logistics): Chủ hàng giao logistics cho công ty con hoặc công ty liên kết.
- Logistics bên thứ ba (Third-Party Logistics): Giao một phần hoặc toàn bộ cho doanh nghiệp logistics bên ngoài không có quan hệ đặc biệt.
- Logistics bên thứ tư (Fourth-Party Logistics): Hình thức phát triển từ logistics bên thứ ba, bổ sung công nghệ thông tin và tư vấn để đưa ra giải pháp tích hợp cho toàn bộ chuỗi cung ứng.
Một số giáo trình nước ngoài mô tả 2PL là những công ty bán dịch vụ cố định theo từng lần, như hãng vận tải hay công ty chuyển phát. Ngay cả trong trường hợp này, sự khác biệt với 3PL vẫn như vậy. 3PL được kết nối với hệ thống của khách hàng, biết trước khối lượng hàng sắp đến và cung cấp dịch vụ phù hợp với khách hàng theo hợp đồng dài hạn.
Những việc 3PL đảm nhận và lợi ích khi thuê ngoài
Doanh nghiệp 3PL lấy lưu kho và vận chuyển làm nền tảng, đồng thời đảm nhận rộng rãi các việc như lấy hàng theo đơn (picking), đóng gói, xuất hàng, quản lý tồn kho và xử lý hàng trả lại. Họ còn có thể bổ sung các dịch vụ giá trị gia tăng như dán nhãn, lắp ráp đơn giản và theo dõi hàng hóa.
(1) Biến chi phí cố định thành chi phí biến đổi
Vì không cần tự mua kho và xe tải, doanh nghiệp có thể bắt đầu kinh doanh mà không cần đầu tư lớn và chỉ trả tiền cho phần đã dùng. Công ty có chênh lệch khối lượng hàng giữa mùa cao điểm và thấp điểm càng lớn thì lợi ích này càng lớn.
(2) Tập trung vào hoạt động cốt lõi
Giao logistics cho chuyên gia, công ty có thể dồn nhân lực và tiền bạc vào việc mình làm giỏi nhất, như phát triển sản phẩm và bán hàng.
(3) Chuyên môn và mạng lưới
Vì 3PL gom khối lượng hàng của nhiều khách hàng để xử lý nên tạo ra lợi thế theo quy mô, và chủ hàng có được hiệu quả như thuê dùng mạng lưới vận tải trải khắp cả nước và nước ngoài cùng thiết bị hiện đại nhất. Xuất hàng từ kho gần khách hàng để rút ngắn quãng đường giao hàng là một ví dụ.
(4) Mở rộng linh hoạt
Ngay cả khi tiến vào khu vực mới hay đơn hàng bất ngờ dồn dập, doanh nghiệp không cần tự xây kho mới mà có thể ứng phó bằng cách mở rộng không gian và nhân lực mà 3PL đã có sẵn.
Những rủi ro cần cân nhắc khi thuê ngoài
Không phải chỉ có lợi ích. Khi giao logistics cho người khác, mọi thứ cho đến khoảnh khắc cuối cùng tiếp xúc với khách hàng đều nằm trong tay bên khác, khiến công ty khó tự kiểm soát chất lượng giao hàng. Cũng cần nhớ rằng nếu phía 3PL gặp sự cố, điều đó sẽ trực tiếp trở thành sự chậm trễ và phàn nàn đối với công ty mình. Bí quyết logistics cũng không được tích lũy trong nội bộ, nên sau này muốn tự làm lại có thể gặp khó khăn.
Những điểm cần kiểm tra trước khi ký hợp đồng
- Chi phí ẩn (Hidden Costs): Ghi rõ trước trong hợp đồng các khoản phí phát sinh khi khối lượng hàng thay đổi hoặc khi có yêu cầu đặc biệt.
- Kết nối thông tin (Electronic Data Interchange): Kiểm tra xem thông tin đơn hàng và tồn kho có được trao đổi thông suốt giữa hệ thống của hai công ty hay không.
- Chỉ số hiệu suất (Key Performance Indicator): Cùng thống nhất các tiêu chí đo lường mức độ làm tốt, như độ chính xác khi xuất hàng và thời gian giao hàng.
Hàn Quốc bắt đầu chế độ chứng nhận doanh nghiệp logistics tổng hợp vào năm 2006, chứng nhận các doanh nghiệp cung cấp đồng thời vận tải, vận hành cơ sở và dịch vụ logistics, đồng thời đáp ứng các điều kiện như tỷ trọng doanh thu từ logistics bên thứ ba. Mục đích là chuyển thị trường vốn thiên về logistics tự làm và logistics công ty con sang lấy logistics bên thứ ba làm trung tâm, và ngay năm đó, đợt đầu tiên có 10 doanh nghiệp được chứng nhận.
Logistics bên thứ ba không phải là từ bỏ logistics, mà là cùng làm với người làm giỏi hơn. Chỉ khi xác định rõ phạm vi và trách nhiệm được giao, chia sẻ thông tin minh bạch và thường xuyên kiểm tra hiệu suất, doanh nghiệp mới có thể nắm được cả chi phí lẫn chất lượng.
Phân định chính xác việc gì tự làm và việc gì giao cho người khác, đó là bước đầu tiên của một chiến lược logistics thông minh.
