Hãy hình dung có mười nhà cung cấp linh kiện cho một nhà máy. Nếu mỗi nhà cung cấp cử một xe tải riêng, trên đường sẽ có mười xe tải chạy với thùng xe trống gần một nửa, còn trước cổng nhà máy, các xe sẽ phải xếp hàng chờ đợi. Vậy nếu một xe tải lần lượt ghé nhiều nhà cung cấp để gom linh kiện thì sao?
Trong logistics, cách thức đi theo tuyến đường định sẵn, lần lượt ghé nhiều nơi để gom hoặc phân phối hàng như vậy được gọi là “Milk Run”. Phương thức này được sử dụng rộng rãi tại những nơi cần vận chuyển thường xuyên với số lượng nhỏ, giúp đồng thời nâng cao hiệu quả vận tải và quản lý hàng tồn kho.
Tài liệu này trình bày một cách dễ hiểu về nguồn gốc và ý nghĩa của tên gọi Milk Run, cách thức vận hành, ứng dụng trong sản xuất, cùng những điểm cần lưu ý khi triển khai phương thức này.
Tìm hiểu và ứng dụng Milk Run
Nguồn gốc tên gọi Milk Run
Tên gọi Milk Run bắt nguồn từ cách thu gom sữa ở các vùng chăn nuôi bò sữa trước đây. Xe thu gom sữa đi theo tuyến đường cố định vào giờ định sẵn, lần lượt ghé nhiều trang trại để gom sữa và trả lại những bình rỗng đã dùng hết sữa từ lần trước. Hình ảnh người giao sữa mỗi sáng đi theo cùng một tuyến đường, đặt sữa trước từng nhà cũng dựa trên nguyên lý tương tự.
Toyota của Nhật Bản thường được nhắc đến là doanh nghiệp đã đưa cách làm quen thuộc trong đời sống này vào ứng dụng rộng rãi trong logistics công nghiệp. Phương thức sản xuất Toyota dựa trên sản xuất đúng lúc (Just-in-Time), tức chỉ sản xuất những gì cần thiết, vào đúng lúc cần thiết và với đúng số lượng cần thiết. Vì phải nhận linh kiện thường xuyên với số lượng nhỏ, việc thu gom theo vòng, ghé nhiều nhà cung cấp trong một chuyến, rất phù hợp với phương thức này.
Từ thập niên 1980 trở đi, khi xây dựng các nhà máy ở Bắc Mỹ và châu Âu, Toyota đã chọn Milk Run làm phương thức tiêu chuẩn để cung ứng linh kiện: xe ghé các nhà cung cấp địa phương theo lịch cố định và chở chung nhiều loại linh kiện. Sau đó, phương thức này lan rộng từ ngành ô tô sang nhiều ngành khác như điện tử và phân phối.
Cách thức vận hành của Milk Run
Cốt lõi của Milk Run nằm ở việc xác định trước tuyến đường và thời gian. Xe tải không di chuyển theo từng đơn hàng phát sinh mà chạy theo trình tự và lịch trình cố định, giống như một tuyến xe buýt.
(1) Tuyến đường cố định
Các nhà cung cấp mà xe tải sẽ ghé và thứ tự ghé được xác định trước. Những nhà cung cấp ở gần nhau được nhóm lại để thiết kế tuyến đường có thể đi hết trong một vòng.
(2) Lịch trình cố định
Số lượt ghé mỗi ngày và giờ xe đến từng nhà cung cấp được xác định trước. Các nhà cung cấp chuẩn bị sẵn linh kiện cần gửi để kịp thời điểm đó.
(3) Xếp hàng hỗn hợp và thu hồi vật chứa rỗng
Xe tải chở chung linh kiện của nhiều nhà cung cấp trong cùng một thùng xe, và trên đường quay về sẽ trả cho từng nhà cung cấp những thùng linh kiện rỗng đã sử dụng từ lần trước.
Khi lập tuyến đường, ngoài vị trí của các nhà cung cấp, còn phải cân nhắc lượng hàng mỗi nơi gửi đi, kích thước thùng linh kiện và thời gian bốc dỡ. Lý do là cần nhóm hàng sao cho lượng hàng trong một vòng vừa đủ cho một xe tải, đồng thời vẫn bảo đảm xe đến nhà máy đúng giờ sau khi ghé nhà cung cấp cuối cùng. Tần suất ghé cũng có thể khác nhau, chẳng hạn ghé nhiều lần mỗi ngày đối với nhà cung cấp có lượng hàng lớn, còn nơi có lượng hàng ít thì hai ngày ghé một lần.
Nhờ vậy, nhiều xe tải trống gần nửa thùng, mỗi nhà cung cấp cử một xe, được thay bằng một xe chở đầy hàng của nhiều nhà cung cấp. Hệ số sử dụng tải trọng, thể hiện mức độ lấp đầy thùng xe, tăng lên, còn tổng quãng đường vận hành và số lượng xe tải đều giảm. Trên thực tế, Toyota cho biết họ đã cùng các nhà cung cấp mở rộng Milk Run, qua đó nâng cao hiệu quả xếp hàng và giảm tổng quãng đường vận hành.
Ứng dụng trong sản xuất và phân phối
Milk Run có thể được dùng cả để thu gom lẫn phân phối hàng. Tùy nơi áp dụng, phương thức này có thể được chia thành một số dạng.
- Milk Run thu gom đầu vào (Inbound Milk Run): Một xe tải ghé nhiều nhà cung cấp để gom linh kiện, rồi đưa về nhà máy hoặc điểm trung chuyển cross-docking.
- Milk Run giao hàng đầu ra (Outbound Milk Run): Xe tải xuất phát từ trung tâm logistics, lần lượt ghé nhiều cửa hàng hoặc khách hàng để phân phối hàng hóa.
- Milk Run nội bộ nhà máy (In-plant Milk Run): Trong nhà máy, xe kéo nhỏ di chuyển theo tuyến đường cố định giữa kho và các dây chuyền sản xuất để bổ sung linh kiện.
Milk Run trong nhà máy còn được gọi là “Mizusumashi”, nghĩa là bọ xoáy nước trong tiếng Nhật. Đó là vì nhân viên phụ trách liên tục di chuyển giữa các dây chuyền để bổ sung đúng loại linh kiện cần thiết với đúng số lượng cần dùng, giống như bọ xoáy nước thoăn thoắt qua lại trên mặt nước.
Trong cuộc sống hằng ngày, chúng ta cũng dễ bắt gặp những hình thức tương tự. Xe giao hàng đi quanh khu phố vào giờ cố định để bổ sung bánh mì và sữa cho nhiều cửa hàng, hay xe đưa đón học sinh lần lượt ghé nhiều điểm dừng, đều vận hành theo nguyên lý giống Milk Run.
Khi sử dụng Milk Run, linh kiện được đưa đến thường xuyên với số lượng nhỏ, nhờ đó giảm lượng hàng tồn kho tích trữ trong nhà máy. Giờ đến cố định giúp khu vực dỡ hàng tránh ùn tắc, đồng thời các nhà cung cấp có thể chủ động lập kế hoạch chuẩn bị xuất hàng. Số chuyến vận hành giảm cũng giúp giảm nhiên liệu tiêu thụ và phát thải carbon, nên phương thức này còn được chú ý như một giải pháp logistics thân thiện với môi trường.
Những điểm cần lưu ý khi triển khai Milk Run
Milk Run có hiệu quả cao nhưng không phải là phương thức phù hợp với mọi nơi. Nếu các nhà cung cấp nằm cách xa nhau, hoặc lượng hàng của riêng một nhà cung cấp đã đủ chất đầy một xe tải, vận chuyển trực tiếp từ nhà cung cấp đến nhà máy có thể là lựa chọn tốt hơn.
Ngoài ra, vì một vòng xe ghé nhiều nơi, nên nếu một nhà cung cấp chậm xuất hàng, toàn bộ lịch trình phía sau cũng sẽ bị chậm theo. Vì vậy, để vận hành Milk Run tốt, cần trao đổi thông tin chặt chẽ với các nhà cung cấp và cam kết tuân thủ nghiêm ngặt thời gian chuẩn bị xuất hàng.
Ở những nơi lượng hàng biến động mạnh từng ngày, tuyến đường và lịch trình cố định ngược lại có thể trở thành gánh nặng. Khi đó, nên thường xuyên theo dõi luồng hàng để điều chỉnh tuyến đường và số chuyến vận hành, đồng thời chuẩn bị sẵn phương tiện vận chuyển dự phòng cho nhu cầu đột xuất.
Milk Run khởi nguồn từ ý tưởng đơn giản về xe thu gom sữa đi quanh các trang trại, nhưng ngày nay đã trở thành một phương thức quan trọng hỗ trợ sản xuất đúng lúc và logistics thân thiện với môi trường. Hiểu được nguyên lý này giúp chúng ta suy xét và thiết kế kỹ hơn cả công việc vận chuyển hàng hóa.
Kết nối những tuyến đường vốn vận hành riêng lẻ thành một tuyến chung chính là bước đầu tiên để thiết kế logistics hiệu quả.
