Tã trẻ em là mặt hàng có lượng tiêu thụ gần như ổn định bất kể thời tiết hay xu hướng. Thế nhưng, khi doanh nghiệp hàng tiêu dùng P&G của Mỹ xem xét hồ sơ đặt hàng tã Pampers, họ nhận thấy doanh số tại cửa hàng khá ổn định, còn đơn hàng mà các nhà bán buôn gửi đến nhà máy lại biến động mạnh. Hiện tượng những dao động nhỏ từ phía người tiêu dùng ngày càng lớn khi lan ngược lên chuỗi cung ứng chính là “hiệu ứng roi da (Bullwhip Effect)”.
Nói một cách đơn giản, hiệu ứng roi da là “hiện tượng biến động nhu cầu của người tiêu dùng cuối cùng ngày càng bị khuếch đại khi truyền đến nhà bán lẻ, nhà bán buôn, nhà sản xuất và nhà cung cấp nguyên liệu”. Tên gọi này xuất phát từ hình ảnh chỉ cần lắc nhẹ cán roi thì đầu roi cũng uốn vút rất mạnh. Hiện tượng này được biết đến rộng rãi khi nhóm nghiên cứu của giáo sư Hau L. Lee tại Đại học Stanford hệ thống hóa các nguyên nhân vào năm 1997.
Tài liệu này lần lượt trình bày cơ chế hình thành hiệu ứng roi da, bốn nguyên nhân chính, ví dụ dễ hiểu qua trò chơi bia, cùng các phương pháp quản lý chuỗi cung ứng giúp giảm dao động.
Cơ chế của hiệu ứng roi da và chiến lược ứng phó
Chuỗi cung ứng khuếch đại những dao động nhỏ
Chuỗi cung ứng là một chuỗi gồm nhiều khâu nối tiếp nhau. Mỗi khâu chỉ dựa vào đơn hàng nhận được từ khâu ngay trước để đặt hàng cho khâu tiếp theo. Có thể hiểu rằng nhà bán lẻ coi việc mua hàng của người tiêu dùng là nhu cầu, nhà bán buôn coi đơn hàng của nhà bán lẻ là nhu cầu, còn nhà sản xuất coi đơn hàng của nhà bán buôn là nhu cầu.
Vấn đề là mỗi khâu đều cộng thêm một ít lượng dự phòng và phát sinh độ trễ. Khi nhu cầu của người tiêu dùng tăng 10%, nhà bán lẻ đặt thêm 15% để đề phòng hết hàng, còn nhà bán buôn nhìn vào đơn hàng đó rồi đặt thêm 20%. Cứ mỗi lần tín hiệu được truyền đi như vậy, sự sai lệch lại tích tụ, khiến nhà cung cấp nguyên liệu ở cuối chuỗi phải đối mặt với biến động nhu cầu lớn hơn thực tế rất nhiều. Jay Forrester, người sáng lập ngành động lực học hệ thống, đã giải thích hiện tượng khuếch đại này từ đầu thập niên 1960, nên nó còn được gọi là “hiệu ứng Forrester”.
Những đơn hàng bị thổi phồng như vậy đều chuyển thành chi phí. Khi nhu cầu tăng, nhà máy phải làm thêm giờ và gấp rút mua nguyên liệu, nhưng khi đơn hàng giảm trở lại, hàng tồn trong kho và thiết bị nhàn rỗi lại trở thành gánh nặng. Đôi khi tình trạng dư thừa tồn kho ở khâu này và hết hàng ở khâu khác còn xảy ra đồng thời. Cuối cùng, lượng hàng người tiêu dùng mua vẫn như cũ, nhưng chi phí của toàn bộ chuỗi cung ứng lại tăng lên.
Bốn nguyên nhân làm roi vung mạnh
Nhóm nghiên cứu của giáo sư Hau L. Lee đã tổng hợp các nguyên nhân gây ra hiệu ứng roi da thành bốn nhóm.
(1) Cập nhật dự báo nhu cầu (Demand Signal Processing)
Mỗi khâu tự dự báo nhu cầu dựa trên lượng đặt hàng của khâu trước, rồi cộng thêm tồn kho an toàn khi đặt hàng. Khi các lớp dự báo chồng lên nhau, một thay đổi nhỏ bị khuếch đại như thể đó là một xu hướng.
(2) Đặt hàng theo lô (Order Batching)
Khi các đơn hàng được gom lại để đặt cùng một lúc nhằm tiết kiệm chi phí vận chuyển và đặt hàng, nhà cung cấp sẽ trải qua một thời gian yên ắng rồi đột ngột nhận được đơn hàng lớn.
(3) Biến động giá (Price Fluctuation)
Khi có chương trình giảm giá hoặc thông báo sắp tăng giá, bên mua sẽ mua trước nhiều hơn lượng cần thiết. Mức tiêu dùng thực tế vẫn như cũ, nhưng đơn hàng được đẩy lên sớm hơn, khiến dao động tăng lên.
(4) Phân phối theo hạn mức và hành vi đặt hàng đối phó với thiếu hụt (Rationing and Shortage Gaming)
Khi hàng hóa khan hiếm và nhà cung cấp phân chia theo tỷ lệ lượng đặt hàng, bên mua sẽ đặt khống số lượng cao hơn để nhận thêm được phần nào hay phần đó. Khi tình trạng thiếu hụt được giải quyết, những đơn hàng ảo này bị hủy đồng loạt.
Điểm chung của bốn nguyên nhân là mỗi khâu đều hành động hợp lý dựa trên thông tin ngay trước mắt mình. Những quyết định đúng đắn đối với từng bên khi cộng lại lại tạo ra dao động lớn cho toàn hệ thống.
Ví dụ dễ hiểu qua trò chơi bia
Có một mô phỏng giáo dục tiêu biểu giúp người tham gia trực tiếp cảm nhận hiệu ứng roi da. Đó là “trò chơi bia (Beer Game)”, được xây dựng tại Trường Quản lý Sloan thuộc MIT của Mỹ vào thập niên 1960.
Luật chơi
- Nhà bán lẻ (Retailer): Nhận đơn đặt bia của khách hàng và đặt hàng với nhà bán buôn.
- Nhà bán buôn (Wholesaler): Nhận đơn hàng của nhà bán lẻ và đặt hàng với nhà phân phối.
- Nhà phân phối (Distributor): Nhận đơn hàng của nhà bán buôn và đặt hàng với nhà máy.
- Nhà máy (Factory): Sản xuất bia theo đơn hàng.
Những người tham gia không được trao đổi với nhau, và bia đã đặt phải vài tuần sau mới đến nơi. Tồn kho dư cũng phát sinh chi phí, mà thiếu hàng cũng phát sinh chi phí.
Kết quả trò chơi
Đơn hàng của khách chỉ tăng nhẹ một lần vào giữa trò chơi, nhưng ở phần lớn các đội, lượng đặt hàng phía nhà máy lại tăng vọt rồi rơi xuống đáy. Cuối cùng, bia không bán được chất thành núi trong kho. Điều này cho thấy không ai cố tình đưa ra quyết định sai, mà chính cơ chế thông tin được truyền chậm và chỉ truyền từng phần đã tạo ra sự hỗn loạn.
Quản lý chuỗi cung ứng để giảm dao động
Không thể loại bỏ hoàn toàn hiệu ứng roi da, nhưng có thể giảm đáng kể nếu xử lý từng nguyên nhân.
- Chia sẻ thông tin (Information Sharing): Khi toàn bộ chuỗi cung ứng cùng theo dõi dữ liệu tại điểm bán (POS) của cửa hàng, mỗi khâu có thể lập kế hoạch dựa trên nhu cầu thực tế thay vì những đơn hàng bị thổi phồng.
- Quản lý tồn kho bởi nhà cung cấp (VMI): Nhà cung cấp trực tiếp theo dõi tồn kho của doanh nghiệp khách hàng và chủ động bổ sung hàng, qua đó giảm bớt một khâu đặt hàng.
- Đặt hàng lượng nhỏ với tần suất cao (Small Lot): Khi đặt các đơn hàng nhỏ thường xuyên và gom các chuyến vận chuyển để xử lý, những làn sóng lớn do đặt hàng theo lô sẽ dịu xuống.
- Chính sách giá thấp hằng ngày (EDLP): Duy trì mức giá tương đối ổn định thay cho việc thường xuyên giảm giá để giảm nhu cầu mua tích trữ trước.
- Phân bổ theo kết quả bán hàng (Allocation): Khi hàng hóa thiếu hụt, phân chia theo kết quả bán hàng trong quá khứ thay vì lượng đặt hàng sẽ giúp giảm đơn hàng ảo.
Rút ngắn thời gian đáp ứng đơn hàng, tức khoảng thời gian từ khi đặt hàng đến khi hàng đến nơi, cũng rất quan trọng. Thời gian chờ càng ngắn thì khoảng thời gian cần dự báo càng giảm, và lượng tồn kho an toàn cần dự trữ cũng giảm theo.
Để mọi khâu trong chuỗi cung ứng cùng nhìn vào một nhu cầu chung chính là bước đầu tiên để tạo nên hoạt động logistics ổn định.
