Khi viết bài báo khoa học hay chuẩn bị bài tập, chúng ta thường bắt đầu tìm từ tạp chí học thuật và sách. Thế nhưng còn vô số tài liệu hiếm khi xuất hiện trong hiệu sách hay danh mục tạp chí, chẳng hạn báo cáo nghiên cứu của các bộ ngành, tài liệu kỹ thuật do doanh nghiệp công bố, luận văn của học viên sau đại học hay tài liệu trình bày tại hội thảo khoa học. Tên gọi chung cho tất cả những tài liệu này chính là “tài liệu xám (Grey Literature)”.
Nói đơn giản, tài liệu xám là những tài liệu do các cơ quan như chính phủ, trường đại học, doanh nghiệp và tổ chức xã hội dân sự trực tiếp tạo ra và công bố, không đi qua nhà xuất bản thương mại hay kênh phát hành của xuất bản học thuật chính thức. Nội dung thường phong phú nhưng khó tìm và chất lượng không đồng đều, nên luôn là bài toán hóc búa với thư viện và giới nghiên cứu.
Bài viết này sẽ lần lượt tìm hiểu bối cảnh ra đời và định nghĩa của thuật ngữ tài liệu xám, các loại tài liệu tiêu biểu, lý do nhất thiết phải quan tâm đến nó trong nghiên cứu, cũng như những khó khăn trong việc tìm kiếm, lưu giữ và các nỗ lực khắc phục.
Tri thức nằm ngoài ranh giới xuất bản
Cái tên “xám” ra đời như thế nào
Thuật ngữ tài liệu xám bắt đầu được dùng rộng rãi vào thập niên 1970. Đằng sau đó là khối lượng báo cáo khổng lồ ra đời trong Chiến tranh thế giới thứ hai.
(1) Auger và tài liệu báo cáo
Năm 1975, nhà nghiên cứu Charles P. Auger xuất bản cuốn Use of Reports Literature (Sử dụng tài liệu báo cáo), đề cập đến các báo cáo tình báo do phe Đồng minh soạn trong chiến tranh và hồ sơ nghiên cứu năng lượng nguyên tử. Người ta cho rằng ông lần đầu dùng thuật ngữ “tài liệu xám” tại một hội nghị do Bộ phận Cho mượn của Thư viện Anh (British Library Lending Division) tổ chức năm 1978.
(2) Tài liệu bán xuất bản
Auger thừa nhận báo cáo có ưu điểm là nhanh và linh hoạt hơn tạp chí học thuật, và khi cần có thể chứa nội dung rất chi tiết. Tuy vậy, ông cũng chỉ ra rằng vì ở trạng thái “bán xuất bản”, không hẳn đã xuất bản cũng không hẳn chưa xuất bản, nên thủ thư rất khó thu thập và sắp xếp.
(3) Định nghĩa Luxembourg
Hội nghị quốc tế lần thứ ba về tài liệu xám năm 1997 xác định tài liệu xám là tài liệu được tạo ra ở mọi cấp của chính phủ, giới học thuật, kinh doanh và công nghiệp dưới dạng in hoặc điện tử, nhưng không do nhà xuất bản thương mại kiểm soát. Năm 2004, định nghĩa được bổ sung rằng đó là tài liệu do các tổ chức không lấy xuất bản làm hoạt động chính tạo ra.
Những tài liệu nào là tài liệu xám?
Tài liệu xám không phải là một hình thức duy nhất mà là tên gọi chung cho rất nhiều loại tài liệu khác nhau. Các loại tiêu biểu gồm:
- Báo cáo nghiên cứu (Research Report): báo cáo kết quả do viện nghiên cứu hoặc cơ quan được nhà nước tài trợ công bố sau khi hoàn thành đề tài.
- Luận văn, luận án (Thesis and Dissertation): công trình viết trong chương trình thạc sĩ và tiến sĩ, chứa nhiều nội dung chưa từng đăng trên tạp chí.
- Kỷ yếu hội thảo (Conference Proceedings): tập hợp các bài báo và tài liệu trình bày tại hội thảo khoa học.
- Bài nghiên cứu sơ bộ (Working Paper): bản thảo nghiên cứu được công bố trước khi xuất bản chính thức để lấy ý kiến.
- Ấn phẩm của chính phủ (Government Publication): sách trắng, số liệu thống kê, báo cáo đánh giá chính sách và các văn bản khác do cơ quan công quyền phát hành.
Ngoài ra, tiêu chuẩn kỹ thuật, bằng sáng chế, báo cáo thường niên, bản tin và tài liệu bài giảng cũng thuộc tài liệu xám. Ngược lại, các tư liệu như bản thảo viết tay hay thư từ cá nhân thường được phân loại riêng.
Vì sao tài liệu xám quan trọng trong nghiên cứu
Có thể bạn nghĩ chỉ xem tạp chí học thuật là đủ, nhưng ở nhiều lĩnh vực, tài liệu xám là nguồn chứng cứ không thể thiếu.
(1) Thông tin nhanh hơn và chi tiết hơn
Kết quả nghiên cứu thường xuất hiện trước tiên dưới dạng báo cáo, luận văn hay tài liệu hội thảo, và có khi phải mất 12 đến 18 tháng mới được công bố chính thức ở nơi khác. Do ít bị giới hạn về độ dài, quy trình thí nghiệm và dữ liệu cũng thường được ghi chép chi tiết hơn so với trên tạp chí.
(2) Giảm thiên lệch xuất bản
Kết quả cho thấy có hiệu quả dễ được đăng trên tạp chí, còn kết quả cho thấy không có hiệu quả thì dễ bị chìm lấp. Vì thế, các tổng quan hệ thống trong lĩnh vực y tế và y học tìm kiếm và phân tích cả tài liệu xám để tránh thiên lệch xuất bản này.
(3) Tỷ trọng khác nhau theo lĩnh vực
Ở những lĩnh vực có nhiều báo cáo thực địa như nông nghiệp, hàng không và kỹ thuật, tài liệu xám thậm chí có thể là nguồn tư liệu chính. Trong khảo cổ học, các báo cáo điều tra di chỉ và khai quật cũng thường lưu hành dưới dạng tài liệu xám.
Khó tìm và dễ biến mất
Điểm yếu lớn nhất của tài liệu xám là kiểm soát thư mục kém. Không ít trường hợp thiếu cả những thông tin cơ bản như tác giả, ngày phát hành hay cơ quan phát hành.
(1) Thay đổi do internet mang lại
Từ cuối thập niên 1990, khi chính phủ, trường đại học và doanh nghiệp đưa báo cáo lên mạng, việc tiếp cận tài liệu xám trở nên dễ dàng hơn nhiều. Nhưng khi lượng tài liệu tăng vọt, việc chọn ra những gì đáng tin cậy lại càng khó hơn.
(2) Những địa chỉ biến mất
Nhiều tài liệu không có địa chỉ cố định hay mã định danh đối tượng số (DOI), nên theo thời gian liên kết bị hỏng và tài liệu từng được trích dẫn không thể tìm lại được nữa.
(3) Nỗ lực thu thập và gìn giữ
Từ năm 1993, GreyNet đã tổ chức Hội nghị quốc tế về tài liệu xám, và năm 2014 Tuyên bố Pisa (Pisa Declaration) về chính sách tài liệu xám được công bố. arXiv, nơi tập hợp các bản tiền ấn phẩm về vật lý và nhiều ngành khác, cùng RePEc, nơi tập hợp các bài nghiên cứu sơ bộ về kinh tế học, là những kho lưu trữ tiêu biểu gom giữ tài liệu xám.
Tài liệu xám dễ bị bỏ qua vì nằm ngoài ranh giới xuất bản chính thức, nhưng bên trong lại đầy những kết quả nghiên cứu không được đăng trên tạp chí và những ghi chép sống động từ thực địa. Chính vì khó tìm và chất lượng không đồng đều, năng lực phán đoán nên tìm ở đâu, tìm như thế nào và tin cậy đến mức nào càng trở nên quan trọng.
Thu thập những báo cáo và bài viết rải rác, sắp xếp chúng và lưu giữ lâu dài, đó chính là bước đầu tiên của khoa học thư viện và thông tin để kết nối chúng ta với những tri thức ẩn giấu.
