Khi chúng ta đặt mua hàng trên các trang mua sắm trực tuyến, hàng sẽ được dán phiếu gửi và giao đến tận nhà. Phiếu này chứa mọi thông tin cần thiết cho việc giao hàng như người gửi, người nhận và loại hàng hóa. Vậy còn hàng hóa hàng không vượt biên giới, bay xa hàng nghìn kilômét thì sao? Vô số kiện hàng được xếp trong những chiếc máy bay khổng lồ cũng cần có “thẻ tên” riêng. Trong thế giới logistics trên không, AWB (Air Waybill, vận đơn hàng không) chính là chứng từ đóng vai trò tương tự phiếu gửi hàng chuyển phát.
AWB không đơn thuần là một tờ nhãn dán lên hàng hóa. Đây vừa là thẻ thông hành cần thiết để hàng hóa được lên máy bay, vừa là hợp đồng vận chuyển, đồng thời là chứng từ quan trọng nhất xác nhận tình trạng hiện tại của hàng hóa. Khi hoạt động kinh doanh toàn cầu ngày càng sôi động, vận tải hàng không ngày càng trở nên quan trọng, và AWB luôn nằm ở trung tâm của hoạt động này. Tài liệu này sẽ giúp cả người mới bắt đầu cũng dễ dàng hiểu AWB, một yếu tố thiết yếu của ngành logistics, là gì, có vai trò như thế nào và được cấu thành ra sao.
AWB, thực chất bạn là gì?
Định nghĩa và chức năng cốt lõi của AWB
AWB (Air Waybill), được dịch là vận đơn hàng không, là chứng từ không có khả năng chuyển nhượng, xác nhận hãng hàng không đã nhận hàng và thể hiện rằng hợp đồng vận chuyển hàng hóa đã được ký kết giữa người gửi hàng và người vận chuyển (hãng hàng không). Nói đơn giản, đây là chứng từ cho thấy hãng hàng không cam kết: “Chúng tôi đã nhận hàng này và đồng ý vận chuyển hàng an toàn đến nơi đến”.
Đặc điểm nổi bật nhất là tính không chuyển nhượng (Non-negotiable), khác với B/L (vận đơn đường biển) được sử dụng trong vận tải biển. Nghĩa là AWB không phải chứng từ có giá đại diện cho quyền đối với hàng hóa, nên việc nắm giữ AWB không có nghĩa là có thể tùy ý bán hoặc chuyển nhượng hàng. Thay vào đó, người được chỉ định là người nhận hàng sẽ xác minh danh tính để nhận hàng.
AWB thực hiện 5 chức năng cốt lõi sau đây.
- Biên nhận hàng hóa (Receipt of Goods): Chứng minh hãng hàng không đã nhận hàng trong tình trạng không có bất thường.
- Bằng chứng về hợp đồng vận chuyển (Evidence of Contract of Carriage): Đóng vai trò là hợp đồng ghi rõ điều kiện vận chuyển, cước phí, phạm vi trách nhiệm và các nội dung liên quan.
- Bảng kê cước phí và hóa đơn (Invoice): Là căn cứ để tính tổng cước vận chuyển hàng hóa và các chi phí liên quan.
- Tài liệu khai báo hải quan (Customs Declaration Document): Được sử dụng làm tài liệu cơ sở chứng minh thông tin hàng hóa khi làm thủ tục thông quan xuất nhập khẩu.
- Chỉ dẫn giao hàng (Delivery Instruction): Có vai trò chỉ rõ phải giao hàng cho ai khi hàng đến nơi đến.
Các loại AWB: Master và House
AWB được chia thành hai loại chính tùy theo bên phát hành và cách tổ chức lô hàng.
Master AWB (MAWB)
Đây là vận đơn do hãng hàng không phát hành cho công ty giao nhận (đơn vị thu xếp vận chuyển). Khi hàng của nhiều người gửi được gom thành một lô hàng lớn để vận chuyển, hãng hàng không xem công ty giao nhận là người gửi hàng và phát hành MAWB này. Nghĩa là chủ hàng thực tế không xuất hiện trên MAWB này.
House AWB (HAWB)
Đây là vận đơn do công ty giao nhận phát hành cho người gửi hàng thực tế (doanh nghiệp xuất khẩu). Khi gộp hàng nhận từ nhiều người gửi vào một MAWB, công ty giao nhận đồng thời phát hành một HAWB riêng cho từng người gửi hàng thực tế. Người nhận hàng dùng HAWB này để nhận hàng từ công ty giao nhận tại nơi đến.
Có thể ví cấu trúc này với “chuyển phát” và “dịch vụ giao hàng thuê”. MAWB là chứng từ mà trụ sở công ty chuyển phát (hãng hàng không) sử dụng để bàn giao toàn bộ hàng cùng lúc cho một đơn vị giao hàng lớn (công ty giao nhận), còn HAWB giống như phiếu giao hàng mà đơn vị giao hàng phát hành cho khách hàng thực sự đặt mua hàng (người gửi hàng/người nhận hàng thực tế).
AWB chứa những nội dung gì? (Các thông tin chính cần ghi)
AWB có mẫu tiêu chuẩn được sử dụng trên toàn thế giới. Tuy trông có vẻ phức tạp, bạn chỉ cần nắm được những thông tin cốt lõi. Dưới đây là các thông tin quan trọng nhất được ghi trên AWB.
Hãy dừng lại một chút! Phần khó hiểu nhất là Chargeable Weight (trọng lượng tính cước). Vì không gian vận chuyển bằng đường hàng không có hạn nên không chỉ trọng lượng mà cả “thể tích” cũng quan trọng. Chẳng hạn, cùng là 1 tấn nhưng bông có thể chiếm nhiều không gian hơn thép, nên cước phí có thể khác nhau. Vì vậy, hãng hàng không xem xét cả trọng lượng lẫn thể tích và tính cước theo giá trị lớn hơn. Trọng lượng tính cước này được ghi rõ trên AWB.
Quy trình phát hành AWB: Hành trình của hàng hóa
AWB được phát hành trong quá trình từ khi hàng hóa rời tay nhà xuất khẩu cho đến trước khi được xếp lên máy bay.
- Đặt chỗ (Booking): Nhà xuất khẩu yêu cầu công ty giao nhận thu xếp vận chuyển hàng hóa.
- Tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa: Hàng đến kho hoặc nhà ga hàng hóa gần sân bay. Công ty giao nhận kiểm tra trọng lượng, thể tích và tình trạng hàng hóa.
- Phát hành HAWB: Dựa trên thông tin đã kiểm tra, công ty giao nhận phát hành HAWB cho người gửi hàng thực tế.
- Gom hàng (Consolidation): Công ty giao nhận tập hợp nhiều lô hàng HAWB thành một đơn vị hàng hóa lớn.
- Phát hành MAWB: Công ty giao nhận yêu cầu hãng hàng không phát hành MAWB cho toàn bộ lô hàng, và hãng hàng không phát hành MAWB với công ty giao nhận là người gửi hàng.
- Khai báo hải quan và xếp hàng lên máy bay: Dựa trên thông tin AWB, thủ tục khai báo xuất khẩu với hải quan được hoàn tất và hàng được xếp lên máy bay.
AWB mở ra tương lai của logistics trên không
Đến đây, chúng ta đã tìm hiểu tổng quan về AWB, từ định nghĩa, chức năng, các loại, các thành phần cho đến quy trình phát hành. AWB không chỉ là một tờ giấy mà còn là chứng từ pháp lý và hành chính cốt lõi, bảo đảm hàng hóa được vận chuyển an toàn và nhanh chóng trong chuỗi cung ứng toàn cầu. Nếu không có AWB, hoạt động vận chuyển hàng hóa hàng không sẽ rơi vào tình trạng hỗn loạn nghiêm trọng.
Tuy nhiên, ngành logistics không ngừng phát triển. Một trong những chủ đề lớn nhất của ngành logistics thời gian gần đây là “chuyển đổi số (Digital Transformation)”. AWB cũng nằm ở trung tâm của sự thay đổi này. AWB giấy truyền thống có những nhược điểm như nguy cơ thất lạc, hư hỏng và việc sửa đổi hay chia sẻ khá bất tiện. Để giải quyết những vấn đề này, Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế (IATA) đang thúc đẩy mạnh mẽ việc áp dụng e-AWB (Electronic Air Waybill, vận đơn hàng không điện tử).
e-AWB là hệ thống thay thế hoàn toàn AWB giấy, số hóa toàn bộ dữ liệu để truyền tải và quản lý theo thời gian thực. Qua đó, hệ thống có thể loại bỏ nguy cơ thất lạc, nâng cao độ chính xác và giảm lượng giấy sử dụng, góp phần bảo vệ môi trường. Trên hết, việc theo dõi vị trí và tình trạng hiện tại của hàng hóa theo thời gian thực trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
AWB giờ đây đang vượt ra khỏi vai trò một tấm thẻ thông hành đơn thuần để trở thành điểm khởi đầu của logistics thông minh, nơi dữ liệu được luân chuyển. Hiểu về AWB là bước đầu tiên để hiểu logistics trên không, đồng thời sẽ tạo nền tảng vững chắc giúp chúng ta đón nhận kỷ nguyên logistics toàn cầu nhanh chóng và minh bạch hơn trong tương lai.
