Lần này, chúng ta sẽ tìm hiểu khái niệm về tài liệu cấp 1 và tài liệu cấp 2, vốn thường được đề cập trong ngành khoa học thư viện và thông tin. Đây là những khái niệm cơ bản nhất trong việc tìm kiếm tài liệu; dựa trên đặc điểm và mục đích, tài liệu thường được phân thành tài liệu cấp 1 và tài liệu cấp 2.
Khái niệm về tài liệu cấp 1 và tài liệu cấp 2
Hệ thống hóa và phân biệt khái niệm tài liệu cấp 1, tài liệu cấp 2
Trước khi đề cập đến khái niệm của từng loại tài liệu, hình ảnh trên đưa ra những ví dụ tiêu biểu được phân thành tài liệu cấp 1 và tài liệu cấp 2 để bạn dễ hình dung.
Xin lưu ý, tạp chí dạng thư thông báo thuộc tài liệu cấp 1 là hình thức công bố trước nội dung khái quát qua các phương tiện truyền thông nhằm xác lập quyền ưu tiên đối với nghiên cứu; bài viết phát hành cho báo chí cũng là tài liệu được soạn và phân phối nhằm bảo đảm quyền ưu tiên, đồng thời phổ biến kết quả nghiên cứu một cách nhanh chóng và rộng rãi.
Tài liệu cấp 1 là gì?
Tài liệu giữ nguyên nội dung gốc
Trong khoa học thông tin, tài liệu cấp 1 là tài liệu gốc ghi lại những thành quả nhất định, chẳng hạn như luận văn, báo cáo, tạp chí học thuật và bằng sáng chế. Đây là những tài liệu ở dạng hoàn chỉnh mà người dùng thường gặp khi tìm kiếm thông tin, bao gồm cả tài liệu hình ảnh động và âm thanh bên cạnh tài liệu văn bản.
Ngoài ra, loại này còn bao gồm những thông tin mới chưa từng có trước đây, được tạo ra thông qua các nỗ lực như nghiên cứu, những tác phẩm mới do tác giả sáng tác và các tài liệu ghi lại thành quả nghiên cứu đã có.
Tài liệu cấp 2 là gì?
Dữ liệu để tìm tài liệu cấp 1
Tài liệu cấp 2 là tài liệu được nhập và sắp xếp một cách có hệ thống bằng cách sử dụng các từ khóa như tên tác giả, nhan đề và chủ đề của tài liệu cấp 1 ở dạng nguyên bản, giúp dễ dàng tìm thấy tài liệu thông qua những điểm truy cập này.
Nói cách khác, mục đích của loại tài liệu này là giúp tìm kiếm tài liệu cấp 1 một cách hiệu quả; những ví dụ tiêu biểu gồm ấn phẩm chỉ mục, thư mục và mục lục. Mở rộng thêm một bước từ đây, còn có một khái niệm tương tự là tài liệu cấp 3, được nhập vào để tìm kiếm tài liệu cấp 2.
Tài liệu cấp 2 còn có thể được phân chia thêm đôi chút tùy theo mục đích. Có thể chia thành nhóm chỉ mục, thư mục và mục lục giúp tìm kiếm hiệu quả tài liệu cấp 1, cùng nhóm từ điển, sổ tay, cẩm nang và tuyển tập thống kê cô đọng, hệ thống hóa lượng dữ liệu đồ sộ. Bên cạnh đó, còn có bản tóm tắt và bài báo tổng quan kết hợp cả hai chức năng này.
Trên đây, chúng ta đã tìm hiểu khái niệm về tài liệu cấp 1 và tài liệu cấp 2 trong khoa học thông tin. Nói một cách đơn giản, tài liệu cấp 1 là tài liệu giữ nguyên bản gốc do tác giả viết, còn tài liệu cấp 2 là tài liệu được nhập và sắp xếp để dễ dàng tìm thấy tài liệu cấp 1.
Vì các khái niệm này được phân biệt theo mục đích sử dụng tài liệu, nên đôi khi ngay cả tài liệu cấp 1 cũng có thể trở thành tài liệu cấp 2 nếu được dùng làm tài liệu để tra cứu một tài liệu nào đó khác.
Hy vọng nội dung này sẽ cung cấp nền tảng giúp bạn phân biệt các loại tài liệu trong môi trường hiện nay, khi chúng ta đang sống giữa dòng thác thông tin khổng lồ.
