Lần này, chúng tôi muốn biên soạn tài liệu về ngân sách được sử dụng tại các thư viện công cộng. Lập dự toán ngân sách thư viện công cộng là quá trình xây dựng, phân tích và phê duyệt kế hoạch hoạt động sẽ thực hiện trong năm tài chính tiếp theo, đồng thời thể hiện kế hoạch đó bằng các thuật ngữ tài chính và số tiền để lập dự toán thu và dự toán chi.
Lập dự toán ngân sách thư viện công cộng
Cuộc giằng co căng thẳng quanh nguồn ngân sách hạn hẹp
Việc lập dự toán ngân sách thường bắt đầu từ 6 tháng trước khi năm tài chính tiếp theo bắt đầu, bao gồm các bước đề xuất, điều chỉnh và phê duyệt ngân sách. Ở đây, năm tài chính là thời hạn có hiệu lực của ngân sách được xác định nhằm quản lý rõ ràng các khoản thu và chi theo thời gian.
Có thể nói quá trình này thuộc phạm vi chính trị, bởi các bộ phận chủ quản, người phụ trách thư viện cùng những bên liên quan đều tham gia và huy động tối đa các mối quan hệ cũng như quyền lực.
Một thuật ngữ phù hợp trong trường hợp này là “chính trị ngân sách”. Theo định nghĩa trong từ điển hành chính học, chính trị ngân sách (budget politics) là hành vi huy động ảnh hưởng của những người tham gia quá trình quyết định ngân sách nhằm đưa các ưu tiên và giá trị của mình vào ngân sách.
Do ngân sách là quá trình phân bổ nguồn lực có hạn, những người tham gia cạnh tranh và huy động ảnh hưởng để giành được nhiều lợi ích về ngân sách hơn; thuật ngữ này chỉ cuộc đấu tranh diễn ra trong quá trình đó.
Các loại nguồn tài chính của thư viện công cộng
- Nguồn tài chính tự có: thuế địa phương theo Luật Thuế địa phương, các khoản thu ngoài thuế và trái phiếu địa phương.
- Nguồn tài chính phụ thuộc: khoản thuế phân bổ cho địa phương do Nhà nước bổ sung, các khoản trợ cấp do Nhà nước hoặc chính quyền thành phố, tỉnh hỗ trợ nhằm bù đắp nguồn tài chính thiếu hụt của chính quyền cấp cơ sở hoặc nâng cao tính công bằng, v.v.
- Khoản tài trợ: Điều 9 Luật Thư viện (Tài trợ bằng tiền và các hình thức khác).
Nguyên tắc nghiệp vụ ngân sách thư viện công cộng
Quản lý ngân sách minh bạch
Vì ngân sách thư viện được duy trì bằng tiền thuế nên phải được quản lý minh bạch và tuân thủ nguyên tắc. Dưới đây là một số nguyên tắc nghiệp vụ ngân sách được Nhà nước hoặc chính quyền địa phương quy định trong các chính sách.
- Nguyên tắc ngân sách toàn bộ: Thư viện ghi nhận mọi khoản thu trong năm hiện hành là thu ngân sách và mọi khoản chi là chi ngân sách, đồng thời đưa đầy đủ dự toán thu, chi vào ngân sách để không bỏ sót khoản nào. Đây là nguyên tắc cơ bản nhất trong các nguyên tắc ngân sách.
- Nguyên tắc cấm sử dụng trực tiếp các khoản thu: Thư viện phải nộp mọi khoản thu cho cơ quan thu được chỉ định và không được trực tiếp sử dụng, trừ trường hợp pháp luật có liên quan quy định khác.
- Nguyên tắc độc lập giữa các năm tài chính: Các khoản kinh phí thư viện chi trong mỗi năm tài chính phải được bảo đảm bằng nguồn thu của chính năm đó.
- Nguyên tắc tài chính lành mạnh: Thư viện phải quản lý tài chính lành mạnh và không được trái với chính sách của Nhà nước và chính quyền địa phương.
- Nguyên tắc quyết nghị trước và công khai: Giám đốc thư viện phải trình báo cáo tài chính cho người đứng đầu chính quyền địa phương và công khai cho cư dân địa phương theo quy định của nghị định của Tổng thống.
- Nguyên tắc thống nhất ngân sách: Trong quản lý ngân sách, phải thống nhất về nội dung, hệ thống và hình thức để duy trì một trật tự nhất quán.
Tiêu chí phân bổ ngân sách thư viện công cộng
Phân bổ ngân sách thư viện công cộng
Các khoản mục ngân sách thư viện công cộng gồm chi phí nhân sự, chi phí mua tài liệu và các chi phí hoạt động khác. Hiệp hội Thư viện Hàn Quốc (KLA) khuyến nghị tỷ lệ phân bổ ngân sách thư viện như sau: các chi phí hoạt động khác 25–30%, chi phí mua tài liệu 20–25%, chi phí nhân sự 45–55%.
Tuy nhiên, trên thực tế, tỷ lệ chi phí mua tài liệu thấp hơn nhiều so với tiêu chuẩn, vì vậy cần giảm tỷ lệ phân bổ cho các chi phí hoạt động khác và tăng kinh phí mua tài liệu.
Trên đây, chúng ta đã tìm hiểu về việc phân bổ ngân sách và các tiêu chí của thư viện công cộng, cùng những nguyên tắc cần tuân thủ trong nghiệp vụ. Vì nguồn tài chính phục vụ hoạt động thư viện đến từ tiền thuế do người dân đóng góp, cần bảo đảm nguồn tiền này được sử dụng trọn vẹn để mang lại lợi ích cho người sử dụng.
Để làm được điều đó, thay vì giằng co về tiền bạc nhằm bảo vệ lợi ích của bộ phận mình trong công tác hành chính, cần phân bổ và sử dụng ngân sách cho việc mua tài liệu, tổ chức các sự kiện, chương trình phục vụ người sử dụng nhiều hơn hiện nay.
